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    会社のマニュアル、誰が作るものですか?

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    😣
    じむじむ
    仕事
    工場の事務のパートを始めて4ヶ月です。
    タイトルにあるように、会社のマニュアルとはどんな方がどのように作成するのかお聞きしたくトピ立てました。
    というのも、いきなり今日、社員の方に「マニュアルを作ってほしい」と言われました。
    いきなりの事で、どこのどのようなものなのを作るのか分からず困っていたら軽く説明してくれましたが、簡単に言うと「工場や事務、会社の全ての仕事に関するマニュアルをこれから作っていく」「これというものはないので、ネットなとで検索したり自分で考えて」「適当でいい」と言われました。

    そもそも事務の仕事ですら私がしているのは雑用だけで、重要な仕事は社長、本社、取引先などすべて社員さんとの個人的なやりとりですすめていて私はその全部を理解できてはいないです。それを適当にマニュアル化する、のいうのは難しく、ましてや工場内の手順などは実際関わりない部分はわかりません。
    それをただのパートが、ネット検索と想像で適当にマニュアル作るというのは…ちょっとおかしくないですか?
    今は特にコロナの影響で注文が減り早上がりが増えているため、やれと言われたことはなるべく何とかやりたいとは思うのですが…大事なマニュアルを適当に作るというのにどうももやもやしてしまいます。
    もやもやするのはきっと今回のことの他にも、採用され仕事をしてみたら面接の時に提示された条件と実際の労働条件が違ったり、未だに契約書すら届いていなかったり、そういったこともあるんですが…なんだか緩い会社なんですよねきっと。
    もやもやする私が心狭いのでしょうか。

    皆様からみて、マニュアルを白紙の状態から何もわからないパートに作らせる事は普通にあることですか?(作ったことある方いますか?)

    トピ内ID:d70429ba136e8f0f

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    自分の為に

    しおりをつける
    🙂
    ロッ君ママ
    私はパート先で 自発的に作ってます。自分の為です。
    会社の組織~社長名とか 社員の部署とかからはじめて……ホームページみたいに作って。
    仕事の手順も勿論です。

    パソコンの有り難さは 「何度でも修正、加筆」できる所。
    1年かけて 完成!くらいの気持ちです。 半年足らずで 事情があって辞めた勤務先では後任に渡しまして 感謝されました。

    頭の中を整理するように 簡単にラフ図書いて…… そこからでもよいのでは?
    業務として こなさないとクビになるわけでもないでしょうしね。

    トピ内ID:be843b7764da6e2d

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    普通はないと思います

    しおりをつける
    🐱
    うさぎ猫
    マニュアルは何度も作成しました。
    ただし、自分が担当する業務に関するマニュアルで、私は社員です。
    私の会社では、人の入れ替わりが頻繁なので、業務マニュアルを作成することが奨励されています。

    入社して4ヶ月のパートさんにすべての業務マニュアルを作成させるというのは明らかにおかしいです。
    トピ主様に指示した社員が、自分が命じられたことをトピ主様に丸投げしているか、
    実際に使うマニュアルではなく、何らかの理由で「マニュアルを作成した」という事実だけが欲しいのではないでしょうか?
    更に上の役職の方にマニュアル作成の趣旨を確認することをお勧めいたします。

    トピ内ID:a4ea35775675f258

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    道筋を作って欲しいのでは?

    しおりをつける
    🙂
    稲穂
    アリかナシかと言われれば、あっても良いかな。
    全部作らなくて良いんですよ。当然やったことのない工場の仕事なんて、マニュアル化出来ないから。

    ネットにテンプレがありますから、例として自分の仕事をそのテンプレに入れ込んで作成。そのサンプルと空のテンプレを添付して、その道のスペシャリストに投げれば良い。回収したものを1箇所にまとめてフォルダに入れ、マニュアルのリストをExcel等で作成し、リストからその各マニュアルにリンクを貼る。もしくは会社のポータルサイトに載せる。

    あなたに全て作って欲しいのではなく、道筋を作って取りまとめて欲しいと言う事だと思いますよ。

    トピ内ID:70ffdfb68646e8bf

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    だからこそ

    しおりをつける
    🙂
    うにゃこ
    私も今やっています。事務員です。指示のされ方も全く同じで思わず笑ってしまいました。
    なんで私が、って思いますよね。

    でも、何も分からない人が作り上げてこそ、読み手に寄り添ったものになり、後世に残る財産ができると思います。全てを把握している人が作るとその人にとって知ってて当たり前の部分がどうしても説明不足になります。

    本当に大変です。必要なのは主体性。
    パートだから事務員だから、という考えは置いておかないと、誰か代わりを見つけない限り苦しむのは自分です。

    まず説明されることが分からない、文章にしてもらっても主語がない、
    何をどれくらいどっち方向に回すのか、最初からそこまで教えてくれる人はいない。だってマニュアルがないから。その質問をまた聞きに行く。
    幸い作業の方が聞けば、私が理解するまで懇切丁寧に教えてくださるので助かっています。


    家にある家電の取説も色々読み漁りました。
    あとISOの書類などが参考になるのではないでしょうか。
    少しやってみて無理だったら相談して進め方のアドバイスを受けていく、そんなスタイルが良いのではないでしょうか。


    悪いことばかりではないですよ。色々聞きに行ったお陰で関係性が向上したり成果物を評価してもらえたり。
    契約云々はまた別の話だと思います。
    職場に不信感があるなら転職したほうがいいんじゃないですか?

    トピ内ID:691a70a7acf15f86

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    そんな大仰に構えなくても

    しおりをつける
    🙂
    ゆかたん
    たしかに指示出しの仕方が曖昧かもしれません。
    ですが、トピ主もまずはどの作業のマニュアル化から始めるべきか、自分から確認するべきです。

    マニュアルの作成方法については、上長の言うようにインターネットで確認すれば十分ですし、そんなカッチリしたものを期待しているわけではなく、まずは叩き台を作成してほしいのだと思います。
    その叩き台をもとに複数の人間で確認し合って、ポリッシュアップしていきます。

    そのためにまずは、できるところから始めてみてほしいということですよ。
    この作業に、正社員もパートも関係ありません。
    トピ主なりにどのパートから始めるべきか考えて上長に相談し、順序よく進めてください。

    トピ内ID:3b1672d0c636845b

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    トピ主さんの仕事限定では?

    しおりをつける
    🙂
    CC
    パート事務で引き継ぐマニュアルなのではないですか?

    出勤後の仕事の流れや細かい雑務、社員の序列、お客様の好み等ゆるーくでよいのでは?

    引き継ぎが上手くいってない新しいパート事務に、社員が一から教えるのが面倒なんだと思いましたが…。

    トピ内ID:05fe0a50526800d8

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    最初はただのたたき台でいい

    しおりをつける
    blank
    VIRGO
    アラカン男です。
    以前、作業マニュアルをいくつか作りました。
    (今は若い社員に任せてます 笑)

    マニュアルは作業をする為の手順書ですから、正直作業の内容、順序を熟知してないと作れません。と言うか、そうでないと作る意味がありません。
    しかし、トピ主の会社で今回初の手順書作成を頼まれたとの事なので、先ずはフロー作成。次に各フローの細かい手順と言う所でしょうか。
    工場との事なので例えば、
    ・図面確認
    →必要な部品の準備
    →部門に応じた適切な工具の準備
    ・作業
    →(1)の部品と(2)の部品を組み立てて(5)の部品を作る
    →同様に(3)と(4)で(6)を作る
    →(5)と(6)で(7)を作る
    ・検査
    →完成品の完成基準
    →注意点

    こんな感じで繋げます。

    (トピ主は実作業者ではないので、不明な内容は実際に作業をしている作業者さんにしつこくリサーチするしかありません。)

    これに「あった方が分かりやすい」と思う写真を適宜挿入すればOKです。
    不備な点はその都度修正すれば良いので、先ずは「たたき台」の意識で作りましょう。
    最近はPCのファイルで記録管理してますから、不備内容の修正も簡単です。

    トピ内ID:b55d08775f87a4c7

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    トピ主さん担当業務分のたたき台なのでは

    しおりをつける
    🙂
    わらび餅
    マニュアルってピンからキリまでだと思います。
    ちゃんとしたプロが作ることもあるし、日常業務レベルなら担当者が備忘録&引継ぎのために作っていることもあるでしょう。

    今回の場合、全社すべてマニュアルを作るということはかなり大がかりな話です。
    パートであろうが、正社員であろうが、一人の人に全社のマニュアル作成を担当させることはまずありません。
    しかも「適当でいい」と言っているので、恐らくいろんな業務の人に、たたき台として自分の業務手順を作らせているのではないでしょうか。

    マニュアルと一言で言っても、まずはそもそも会社にどんな業務があるかの洗い出しが必要ですよね。
    そしてその業務個々の具体的にどんな作業が、どんな手順でされているのか、マニュアルを作る人には分かりません。

    だからトピ主さんを含め、いろんな人がそれぞれの部署で上司から自分の業務の整理と軽いマニュアル(というか手順書)を書かされていて、それを集めてプロか、しかるべき担当者がマニュアルに仕上げていくということだと思いますよ。

    まずは自分が担当している業務だけでいいのかの確認。その後は本格的に作りこみ始める前に都度都度確認した方がよいと思います。

    例えば業務の整理(箇条書き)で「この分だけで良いか」
    ざっくりした流れを書いてみて「この範囲で良いか」
    後はどの程度細かく、例えば画面のスクリーンショットもつけたような本格的なものを求めてるのか、流れだけで良いのかの確認
    他の部署に移管した後はそちらに任せていいのか
    などなど。

    あまり難しく考えなくて良いと思いますよ。
    トピ主さんが全体を良く知ってるから頼まれたのだと思います。

    トピ内ID:2fc6639514f5f2ae

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    「ハリボテを作れ」と言われている

    しおりをつける
    🙂
    音の絵
    数十行から数百ページのものまで、多数のマニュアルを作成してきました。

    基本的には「作業内容を熟知している人」が作成するものです。
    それ以外は「社員教育のため」です。
    例えば、新人さんにマニュアル書かせて先輩や上司がチェックし、できるまで何回も書き直しさせることがあります。
    新人さんに
    ・作業内容を理解させる
    ・マニュアルの書き方を勉強させる
    のが目的です。
    この場合でも「想像で適当に」はありえません。最低限の基礎が理解できていなければ、叩き台になるものも書けません。
    あなたのもやもやは正しいです。

    上司が求めているのは「実際の業務で使うためのマニュアル」ではなく、「誰かに見せるためのハリボテ」だと思います。
    極端に言えば、表紙に〇〇マニュアルと書いてあってそれなりのページ数があればよい、くらいにしか考えていないように感じます。

    以下、私の推測です。

    誰か偉い人(社長? 取引先? 親会社?)
    「今の仕事のしかたは古い。効率も悪く間違いも多い。標準化して業務改善しなさい」
     ↓
    社員の誰か「業務改善なんて面倒だし必要ない。上の人に見せるためにマニュアル作ればいいだろう。中身までチェックしないからハリボテでいい」
     ↓
    「パートのじむじむさんに丸投げしよう」

    社員全員がハリボテだと認識しているのなら、問題ないかもしれません。
    本物のマニュアルだと思っている人が見て「何これ?」となったら、揉めるかも。
    パート社員が責任問われることはないでしょうが、ゴタゴタに巻き込まれてしまうかもしれませんね。

    そこまでずさんな会社では、コロナ関係なく業績落ちているのではないでしょうか。

    トピ内ID:dd34aa0107606ec6

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    とりあえずスコープと用途の確認

    しおりをつける
    🙂
    らー
    よくマニュアル、ガイドライン作ります。大体は事務が作るものですよ。

    とりあえず、依頼した人(スポンサー)とスコープ(会社全体の業務に関するのか、それとも一部署の業務についてか)と、そのマニュアルを読むのは誰か、用途は何か話し合い確認するのが良いと思います。それがはっきりすれば、全体的な骨組みが決まります。もし主さんが分からない業務の場合は、その業務担当の人にインタビューをして説明してもらう必要があります。協力してもらうには、スポンサーから会社全体に、貴方がマニュアル作りをするので、もし協力を求められたら協力してとお願いを出すと、主さんはやりやすくなります。組織全体の仕組みが勉強できて私は楽しかったですよ。

    でもスポンサーが適当に、と言っているのが気になります。マニュアルなんて適当に作れるものではないです。スポンサーに上記を確認して、そこまでやらなくて良いと言われたら、何が求められれているのかはっきりさせてもらいましょう。

    トピ内ID:df3e6185cc145c20

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