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    他部署の恒常的な仕事を受ける事について

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    🙂
    マロコ係長一年生
    仕事
    他部署(A)が行なっている、顧客への定期メール配信業務を私の所属する広報部(20名構成)で引き継いでくれないかと相談がありました。
    このメール配信は、最近他部署(B)から広報部に移管になった「顧客管理ツール」から配信するもので、移管になったのだからメール配信もやってよ、という感じです。
    相談はA部署課長からB部署部長を経由して、広報部係長である私に来ました。私がツールの担当者だからです。
    私はそういう相談があったことを課長に伝えました。
    同時にA部署課長から課長へ携帯メッセージでも軽い感じでお願いが入りました(仲が良い)。
    課長はその仕事を受けないスタンスで軽く断ってました。
    その後もA部署課長からは電話や口頭で何度かプッシュがありました。上からも言われている、と。
    私はことの顛末を部長にも伝える必要があると考え、部内会議でそういう依頼があったと部長に話したところ、課長がすかさず「そんな依頼は来ていない、でも相談ベースではあった」と訂正しました(そんなこと部長に言うなという雰囲気でした)。
    会議の後、課長は私に「A部署に業務フローや手順書を出すように言って!」とA部署に対して怒っている様子でした(たぶん私にも)。
    課長はおそらく相談ベースのままうまくかわして部長の耳には入れず揉み消そうとしたのかなと思います。
    それって組織として正しいのでしょうか?
    顧客へのメール配信は広報的業務と思いますしメール文面には広報から昔依頼した広告宣伝の文言も入っています。
    内容が古いまま更新されておらず間違ってるなど課題もあり、広報がやった方が効果的・効率的に運用できると考えます。
    ただし確かに部の負担は増えます。
    主に担当するのは私になると思いますが。

    どう立ち回るのが良かったと思いますか?
    私が部長に伝えたのは間違いだったでしょうか。
    お知恵を拝借できるとありがたいです。

    トピ内ID:b2c1dd181c85d8a4

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    課長が対応してるなら

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    🐱
    カリフラワー
    現時点で課長が対応しているのなら、課長に任せておいた方が良かったですね。
    部長へ報告するにしても、課長と相談してからすべきでした。

    組織って、そういうものだと思いますが。

    トピ内ID:9d565a3776e2b669

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    1番やってはいけないこと

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    🙂
    ただの課長
    トピ主が課長同席の会議で部長に話すのはだめですよ。
    トピ主は部長と課長の両方の顔を潰してしまった。

    部長は「A部署課長の上から言われている」といっているけど、上のA部署部長から聞いていない…
    課長は「いま現在は部長に相談するほどのことではない」のに部下から「目の前」で言われてしまった…

    部長に伝えるにしても、一言課長に打診してから。
    いきなり課長同席の部内会議で言うなんて、度胸がいいというか、立場を弁えない図々しさがあると言うか。
    組織として正しくないのはトピ主の行動です。

    トピ内ID:7941940bdb36f3f0

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    ご法度です

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    🙂
    もこ
    組織なので課長を飛び越えて意見しない方がいいです。課長のメンツ丸潰れです。

    常識ない人(これはトピ主さんの事ではない)が正論を言っても誰も聞いてくれません。

    ただ、どう課長に言っても握りつぶされて困っているならその時はやぶさかではないかもしれません。

    トピ内ID:fc941a011e9196a5

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    トピ主さん一人の判断でどうこうできる話ではない

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    🙂
    雪童子
    言い換えれば、引き継ぐ引き継がないの判断は、広報部のトップ(部長だと思いますが)の判断が必要な話だということです。

    ですので、例え相談であったとしても、トピ主さんが上司をすっ飛ばして相手をするべきではありません(上司から、直接やり取りして可、との指示があれば別ですが)。従いまして、A部署課長に対しては「上長経由でお願いします。」で突っぱね、自身の上司へは、相談があったことを報告する。

    トピ主さんがやることはここまでで、あとは上司の指示に従うのみです。

    >その後もA部署課長からは電話や口頭で何度かプッシュがありました。上からも言われている、と。

    何度言われても、トピ主さんとしては「上長経由でお願いします」以上のことは言えません。A部署課長が上に何を言われようが、それはトピ主さんの知ったこっちゃない話です。

    >課長はおそらく相談ベースのままうまくかわして部長の耳には入れず揉み消そうとしたのかなと思います。

    いや、その課長は、トピ主さんもトピ本文で書いている通り、A部署課長からは「相談」されただけの認識なので、部長に報告するまでもないと考えていたのだと思います。そもそも、本当に引き継いで欲しいのであれば、A部署課長の上の人が、広報部部長に打診すべきだろう話だろうと思いますし。

    トピ主さんとしては、何があろうと勝手な判断で引き受けてはいけません。A部署以外にも顧客への定期的なメール配信を行っている部署があれば、A部署分のメール配信業務を引き受けた以上、他の部署の同業務も断れなくなりますし、負担が増えることが残業という形に表れれば、その分原価(人件費ね)が増えることになるので「何故原価が増えているのか」と社内で問題になる可能性もあります。

    今の時点では、この件に関しては、上司の指示に従う以外、やることはありません。

    トピ内ID:0006fa43f2763502

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    まぁ、そうですね。全部課長に振るべきでした

    しおりをつける
    🙂
    予算の振分問題とかね
    他部署から来たメールも電話も、全て課長に振るべきでしたね。

    業務は内容や末端の担当が誰であるかだけではなく、費用の問題もあります。
    売価と原価で予算の割振りと、それによりどこが何案件で赤黒や予算達成・未達成になっているかなど。
    その辺は、管理責任の担当は課長です。

    今後は他人の責任を横取りせず、どれだけどこからプッシュされても、適切な人に振りましょう。

    トピ内ID:bc6ffd6b781a06ff

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    まず最初からおかしいので

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    🙂
    ビール党
    A部、B部、広報部に、微妙な人間関係と力関係がありそうですね。

    A部の言い分なら、メール配信業務はまずB部に移管しているはずだったと考えられます。
    だけど何かあったのでしょう。
    その業務が出来た経緯、分担した経緯に。
    その分担には意味があったはずです。

    しかもですよ、A部から広報部に移管するなら、A部長から広報部長へ、が正しいルートですよね。
    なぜかB部長から、なぜか広報部係長(トピ主)という、目下なので断れないしそもそも判断する立場ではない相手に話を振るのはおかしいと思います。

    トピ主さんは黙って課長にお任せするのが正解だったと思います。
    正しいルートで動く、そうでなければ口を出さない、それが組織だと思います。

    トピ内ID:86dedc195122209c

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    🙂
    ss
    >どう立ち回るのが良かったと思いますか?
    トピ主さんはどうしたいの?そこが一番重要な点でしょ。

    トピ主(係)が担当したいという考えなら(そうでもないみたいだけど)
    課長にそう話をして、課長が賛成でないなら、部長に話をする、でしょ。
    話した後必要ならその部長課長の会議で出すのも一案だけどね。

    >「そんな依頼は来ていない、でも相談ベースではあった」
    これが事実でしょ、基本的に部長課長を通さない話は相談であって依頼じゃないからね。

    トピ主さんは課長の考えを知らずに部長に飛び越えて話を持ってってるよね。
    トピ主さんの会社は業務の他部署への持っていき方が変だよね、トピ主さんを含めてね。
    なんでそうなってるのかはトピ文を見てもわからないけど。

    元々そういう一般的ではない業務のやり方をしてるんだったらここで聞いても無駄よ。

    トピ内ID:cae93dd4db4dc6d2

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    ありがとうございます

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    🙂
    マロコ係長一年生
    トピ主です。7つめまで拝読させていただきました。ありがとうございます。勉強になります。
    ご指摘いただいたように、A部署課長からB部署部長経由で係長である私に振ってくるのがそもそもおかしいと私も思ってます。部から部への仕事の移管なら部長クラスで話すべきと私も思いました。
    いずれにせよ受ける受けないを判断するのは私ではないと思ったため、まず課長に伝えました。
    そしてA部署課長が「上からも言われている」と言っていたので部長クラスからの“要望”だと思い、であれば部長の耳にも入れておかねばと会議で伝えた次第です。会議では担当の仕事(=顧客管理ツール)の進捗やトピックを報告する義務があるためでもあります。
    でも課長に一言先に言っておかなかったのは確かに失敗でした。

    「いや部を超えた仕事の移管は部長同士で話し合いを〜」というのは私クラスが進言していいものなのでしょうか。
    課長は私が伝えた時から会議までずっと「私は何も聞いていない」体でいようとしていました。おそらく然るべきルートで仕事移管の相談をしていなから無視しようとしたのかもですね。課長のように応対するのが正しかったのでしょうか。
    A部署が(おそらく)困って相談してきたのを、私は無視できませんでした。

    トピ内ID:b2c1dd181c85d8a4

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    社会人歴何年ですか? 見通しが甘い、無責任です

    しおりをつける
    🙂
    わかってない
    メール配信て、結構、繊細なものですよ。
    書き間違い、情報不足、送り間違いがあれば、即時に信用問題になりリカバーにとんでもない時間と人員とつまりは費用もかかる場合があります。
    併せて責任問題も。

    メールサーバーを所有する会社も珍しくないと思いますが、メールサーバー管理部署が社内各部のあらゆる発信メールを作成して客先へ送信するわけではありません。

    ツール管理部門があるということは、社内でツールを使う部門は管理部門とイコールで1部署だけであるという意味になり得ないと思います。

    社内のネットワークや端末へのインストールで社内のどこからでも使用可能なソフトやツールなんてどこにでもありますからね。

    メール配信を行う工数は把握できていますか?
    送信ボタンを押すだけの時間ではありませんよ。
    また、宛先の人員が変われば、その都度に設定を正しく更新しないと迷惑メールになったり情報漏洩になったりもします、見方次第で。

    工数、人員、費用、スケジュール、それらを部署予算と見比べて把握して赤字や予算未達にしない完璧な計画と調整が出来ているのですか?トピ主の個人の力で?

    社会人は、単なる感情だけの可哀想だとか面倒だとかだけでなんでも勝手に話をすすめて良いものではありません。


    自分で全責任を負えるわけでもないことを、人前で他人の顔と名前に泥を塗るように独善で進めるな。


    本来のルートは、A課長→A部長→B部長→B課長、です。

    最低限、A課長→B課長、です。

    トピ主が課長や部長より上ならともかく、1担当が勝手に他部署の業務を引き受けたり差し出口をすることではないです。
    しかも、社内だけで終わる話ではなく、作業結果がお客様へ即時に直接関わる事柄で。

    課長や部長以上だけが集まる幹部会議があったり、A部署が正規のルートを取れる方法なんて幾らでもやりようがあるんだから。

    トピ内ID:bc6ffd6b781a06ff

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    私が以前に同じ状況だった時には、キッパリと断りました。

    しおりをつける
    🙂
    ダメでしょ
    以前に経験のあった業務ですが、異動で担当から外れました。

    その後、その業務を担当することになった部署の課長から依頼され、今の担当が急用だか急病で納期までに職務遂行できなかった時、まだ私が担当していた時と内容も手順も全く変わりなかったので、1回だけ、自分の上司には事後報告で他部署の業務を代行しました。
    報告書の作成と発送です。

    でも、その後に、これからもずっと担当してほしいと言われましたが、それは断りましたよ。

    今の部署では今の課長が全体の業務内容とボリュームとスケジュールと費用を全て管理調整してくださっているので、恒久業務にするなら上を通してください、予算の振分け直しにも関わりますよね、と。

    それから業務割振りがどうなったかは、もうかなり数年以上前のことで忘れましたが。
    この後、この件で私の上司課長が機嫌が良かったことは覚えています。

    新人の時もです。
    別グループの先輩から急に開発依頼を受けましたが、半日や1日で終わることではなかったので、
    「私個人は構いませんが、スケジュール管理してくれている私の直属上司と、今請け負ってる業務の管理者さんに話を通していただけますか?」
    と、特別考えるでもなく反射的に答えたら、周囲が笑いながら褒めてくれました。

    仕事って、こういうものではないですか?

    トピ内ID:bc6ffd6b781a06ff

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    ありがとうございます

    しおりをつける
    🙂
    マロコ係長一年生
    いろいろご意見頂き、今回のケースの最適解はA部課長&B部部長に
    「上を通してください」と一言いうだけで良かったと納得しました。ありがとうございます。
    A部課長&B部部長は、担当者に言ってなし崩し的にやってもらおうという安易な考えがあったのだと思います。私がツールの管理者権限を持っていることやメール配信業務を過去にやったことがあることもあり。

    なお私はその仕事を勝手に受けても進めてもいません。「私では判断できないので上司に確認する」と返答しました。その仕事に対する私見を書いたのは余計だったかもですがそれは上司には言っていません。

    今回聞きたかったのは、そういう他部署からの相談があったという「事実」を上司にどう報告すべきだったか、というところでした。まず課長、そして部長と順をふんだつもりでしたが。
    然るべきルートで話が来ていないなら「報告不要」「無視する」が正解だったのでしょうか。

    トピ内ID:b82f5d378655d117

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    自分の考えで動きすぎ

    しおりをつける
    😅
    ふう
    そんなの話がきた時にトピ主さんの上司である課長に相談すればいいだけでは?「こういう話がきています、私は◯◯だと思いますが、どうしましょうか?」と。なぜ上司と初歩的なコミュニケーションもとれないのか疑問です。トピ主さんのやり方は軋轢を生むだけかと。課長には課長の考えがあるのだから、まずはその直属の上司の意見を聞く、その意見に納得できなかったら、部長に相談するなどやりようはありますよ。自分が正しいと思った事が正解といかないのが組織です。

    トピ内ID:c50532bb8efb128b

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    トピ主には難しいのでしょう

    しおりをつける
    😢
    ただの課長
    最新レスを読みましたが、トピ主の考えは極端ですね。

    >然るべきルートで話が来ていないなら「報告不要」「無視する」が正解だったのでしょうか

    トピ主に直接要望が入っていることは「自分では判断できない」と上を通すよう伝える。
    課長へは報告し、直接の要望がトピ主の業務に支障を与える場合、対応を課長に相談する。

    これだけではありませんか?
    大方の方が同様にアドバイスしています。
    それでも「報告不要」「無視」って中間がない。

    トピ主には難しいのであれば、そのまま課長に尋ねれば?
    「トピ主は何もしなくていい」と言われたら、その通りにして
    「課長に相談したところ私は何もしなくて良いと言われた」と。
    子供のお使いのようですが、その方が一番正解に近いと思います。

    トピ内ID:7941940bdb36f3f0

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    ありがとうございます

    しおりをつける
    🙂
    マロコ係長一年生
    ご意見ありがとうございます。

    繰り返し申しますが、話が来たときに真っ先に課長に報告相談しておりますし、勝手に受けても進めてもおりません。最初に書いた通りでございます。

    私の書いた文章が分かりにくく勘違いさせてしまっていたら申し訳ございません。
    貴重なお時間頂戴しありがとうございました。

    トピ内ID:b82f5d378655d117

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    不要な揉め事になる

    しおりをつける
    🙂
    おじょじょ
    >然るべきルートで話が来ていないなら「報告不要」「無視する」が正解だったのでしょうか

    相談ベースで始まった話です。決定しろともいわれていない。
    然るべきルートで話が来ていないなら、然るべきルートへ導けばいい。

    無視するって話も聞かない、聞いても握りつぶすって意味です。相手に
    ケンカをするスタイルだとおわかりですか?

    同じような対応を自身にされてもOKだというのならかまいませんけど。

    トピ内ID:7142c5e055bd18d7

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      トピも職場もトピ主がややこしくしている

      しおりをつける
      🙂
      ただの課長
      トピ主の書いていることは分かりにくくないですよ。

      >話が来たときに真っ先に課長に報告相談しておりますし、勝手に受けても進めてもおりません

      だから、それを続ければ良いと皆さんレスしてますよね。

      それなのに、
      「然るべきルートで話が来ていないなら「報告不要」「無視する」が正解だったのでしょうか」
      と極端な話になる。
      もっと上手く立ち回り、必要なコミュニケーションは継続しましょう。

      無理なら、ひとまず正解を求めるのはやめて、全てに課長の指示を仰いだら?
      ただし、係長として問題視はされると思いますが…

      トピ内ID:7941940bdb36f3f0

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      私のレスは読んでくれていないみたいですね。

      しおりをつける
      🙂
      ダメでしょ
      公衆面前での暴露と、安直な同情と正義感がNGです。

      >まず課長、そして部長と順をふんだつもりでしたが。

      トピ主が課長と部長に報告相談するのではなく、トピ主が報告相談する相手は課長のみ。

      部長への報告相談は、課長の仕事です。

      それを、他の人達もいる前でトピ主が暴露して課長の顔にドロを塗ったワケです。
      アポ無し突撃で暴露するとか、たった今すぐ緊急でやらなきゃならない状況でもなく、デリカシーに欠けますね。

      無視とか報告不要とかではなく、トピ主からはひたすらに正規ルートを通してくれるように言うだけです。

      トピ内ID:bc6ffd6b781a06ff

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      トピ主です

      しおりをつける
      🙂
      マロコ係長一年生
      >然るべきルートで話が来ていないなら「報告不要」「無視する」が正解だったのでしょうか

      と書いたのは、私の考えではなく、
      “課長の対応がそうだった”という意味で書きました。課長がA部署課長に対し相談を無視し、上へ報告もせず、どなたか仰られるように「ケンカ腰」だったので私はもやっとしているのです。
      みなさん課長に従えと申しますが、私もA部署を無視してケンカ腰で接すればいいのでしょうか、ということです。
      「上を通してください」と言うのはむしろ親切ですよね。無視するより。課長に従うよりも妥当だと思いました。

      テキストコミュニュケーション難しいですね。

      トピ内ID:b2c1dd181c85d8a4

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      トピ主のコメント(5件)全て見る

      トピ主です

      しおりをつける
      🙂
      マロコ係長一年生
      皆様のご意見を拝読して自分が何に引っかかっているか後から分かってきました。
      私は、課長の対応がいかがなものかと思っている、という事。
      課長がもし「泥を塗られた」と思ったのならそれもやむなしです。(でも思っていないと思います。そういう人です)。
      部長への情報共有がないままもしA部署部長から部長に「係長さんには話したけど〜」と相談が突然来たら、部長が困ります。
      また世の中一般では、係長から部長へ直接報告するのはNGなのでしょうけれど、私の所属する組織ではNGではありません。私以外の係長も直接部長に報告することは日常的です。広報部が例外なのかもですが部長をトップにしたフラットな組織で課長には部下の査定権限とかもありません。

      なお、私と課長は仲がいいです。同世代女性ということもありチームが異なり担当してる仕事も違い、お互いチームリーダーとして普段は協力し合ってます。プライベートでもよく出かけます。
      いらない情報かもですが私と課長がバチバチしてるイメージを持たれていたらそれはないです。

      トピ内ID:b2c1dd181c85d8a4

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      課長にはお考えがあるのではないかな

      しおりをつける
      🙂
      ビール党
      二度目です。
      まず最初に、私の予想が的外れでしたらすみません。
      最初のレスにも書きましたが、A、B、広報の部間には微妙な人間関係がありそうです。
      また、部間の連携は取れていなさそうです(それは仕事を系統立てて行う上で致し方ないのかも知れません)。
      なのにメール配信は各部が関わり、非常にメンドクサイ仕事である、と推察しました。

      責任者不在になりやすいんですよね。
      どの部も部を超えては強く発言できませんし、遠慮と責任を持ちたくないのとで、「他の部が良ければ良いよ」てなりやすいので。
      問題が起こらなければ良いですが、誰かが面倒な提案をしたり、どこかから文句が出たりすると、誰も何も責任を持たない、困るのは実働部隊です。

      現場が上手いことやる仕事で、それをマニュアルに書けない、だから正式な仕事にならないし部長を通した正規ルートを通せない、だから変なルートで実働の人に来た、ということではないでしょうか。

      本来は正規ルートに乗せるべき、とは、A課長もB部長も広報課長も「んなことは知っとるわい」だと思いますよ。
      なので、課長は何か事情を知っていてお考えがあるのだろう、と私は思います。

      今後、A部は業務フローを書けずに有耶無耶にするかも知れませんが、すごくいい加減なフローを寄越してきたら一番困るのが実働のトピ主さん、その相談先は広報課長、となる予感がします。

      さらに、正規ルートを通ってきたとしても、部長がその仕事の内容と現場を完璧に把握している保証はなく、安請け合いして現場が大混乱ということも有り得るわけで、課長はあえて防波堤になったのではないか、と思います。
      波風立てずに部下を守ることが目的なのではないでしょうか。

      トピ内ID:86dedc195122209c

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