会計について詳しい方教えて下さい。

子供の部活動で会計をしております。 会計事務に詳しいわけでもなくやる人がおらず引き受けたため、分からないことがあり、詳しい方に教えて頂きたいと思いトピを立てさせて頂きました。 正しい用語もわからず、質問が分かりにくい点もあると思いますがご容赦頂ければと思います。 高校生の子供の部費に関しての相談です 子供の部活では、部費と保護者会費がありまとめて集金しています。帳簿（会計）は分かれています。 部費は主に公式試合の参加費用等です。 保護者会費は、特に使途は決まっておらず、合宿の差し入れ等、保護者会で話し合って決めることができます。 今回部費が足りなくなり、顧問の先生と相談し保護者会費から一部転用？することが決まりました。 部費が足りなくなった理由は、強いチームで試合回数が多かったことや、遠征が重なったためです。 一方で保護者会費は、コロナ禍で合宿等も無く、ほどんと手を付けておらず余っています。 今回帳簿を記入するにあたって、どのように書いたらよいのか迷っています。 わかりやすく金額例として具体的な数字を記載させて頂きます。 まず、部費は４０００円、保護者会費２０００円、合わせて６０００円を集金しています。 今回の場合、収入の部に、部費４０００円×人数、部費（保護者会費から転用）１０００円×人数と書いたらよいのか、 それとも、最初から部費が５０００円保護者会費が１０００円だったこととして、 部費５０００円×人数と記載してもよいのでしょうか？ この帳簿を会計監査等に出すわけではないようなので、細かいことを気にする必要がないのかもしれませんが、なるべくきちんと処理したものを残したいと思っています。 つたない説明で申し訳ありませんが、どなたか帳簿に記載の仕方を教えて頂ければ大変助かります。 どうぞよろしくお願い致します。