たまたま他社がいくつか(連番で)番号を持っているのではないですか？

余談ですが、ウチは間違いFAXが毎日のように送られてきて困っています。
在宅時は気がつくと「お間違いですよ」と教えてあげますが
全国各地からなので電話代もかかってしまいます。
また発信元は毎回違うため、防ぎようもなく…。

FAXって怖いですよね。
仕事で使うときは細心の注意を払います。

全く違う番号に転送されているケースもありますよ

私も、え？間違えた？と思って、再送するも、また違う番号（転送先？）が履歴に残ります

そういうこともあるのか、と思っています

不思議ですね。
２桁ずれて（ファックス番号＋他の２つの数字になってるとかで）
読んでいることもないのですよね？
出た用紙が直前直後の別の人の分ということもないのですよね？
実は相手の人がうっかり電話番号を言ってしまって、（トピ主さんは
相手の電話番号にファックスを送信という状態）、その電話を
受けた別の人が、「ピリリリリリ・・・」というファックス信号が
受話器から聞こえるので、最寄のファックスに転送の操作をして
出力してくれたってことはないでしょうか？
そういう時、転送されたファックスの方の番号が印字されるか
まではわかりませんが・・・。
見たことないのですが、使った機種の取説は読んでみましたか？
送信記録が出るという説明のページ。
表記がどういう意味か書いてあるかもしれません。
それでも間違っているはずなら、
販売会社メンテナンスの担当者とかいませんか？そこへ電話するとか
なければメーカーに聞くとか？でしょうかねえ。

１．トピ主さん側で把握していた番号が間違っていた。
　つまり、間違えた番号が正しい番号だった。
２．相手会社には他にも番号を持っており、それがその番号だった。


私はこれしか思いつきませんでした。

同じ会社に送られたってこと？
でかいところなら 100 番号単位とかで契約して、ダイヤルインで電話とか FAX できるでしょ。

ところで、ジャーナルなんて知らない人にはわからんぞ。

　会社の電話番号（ファックスでなく普通の電話）って、よく代表番号制になっていますね。
　たとえば０３－××××－４３２１が代表番号で、実際にはその他に４３２２や４３２３の回線（電話）も持っているが、名刺や会社案内、ウェブサイトで案内されているのは代表番号だけ、というように。
　そして、社外から電話をかける人はそうとはしらずに４３２１に架けるのですが、４３２１が話し中だったら、ＮＴＴの交換機が自動的に４３２２や４３２３に回してくれる、という訳です。
　トピ主さんがファックスした先の会社は業務の必要上ファックスを複数台持っていて、番号も代表制にしていたのではないでしょうか。
　なお、代表制の番号はきっちり連番である必要はまったくありません。ＮＴＴに「どの番号を代表にして、どの番号に回すようにしてくれ」と申しこむ（契約する）だけです。

　私もトピ主さんと全く同じ状況を会社で経験しました。
　このケースであったなら、ファックスの取説書をどれだけ読んでも回答は見つからないと思います。

１.確認電話に出た人が適当な返事をした。

（本当は届いてないのにいい加減に答えてしまった、又は
　似たようなＦＡＸを見て届いたと勘違いした）

２.間違いＦＡＸを同僚の誰かが気づいて送りなおして
くれた。再送は他の部署から送ったのでジャーナル
　 にない

３.間違いＦＡＸを受け取った人が勝手に転送してくれた

私はどのケースも経験がありますよ！

入力した番号＝外線受信可能な内線番号
履歴表示された番号＝相手先の代表外線番号

たしか、全て外線にするより安いからだったような。インフラ管理の業務はあまり解らないので、言葉はうろ覚えです。

こんなケースは考えられないでしょうか？

・トピ主さんが実際にダイヤルした番号は合っていた
・ジャーナルに印字される番号は、実際にダイヤルした番号じゃなく、相手のFAX機に登録されている番号で、その番号の登録が間違っていた

取説を読んでみたらどうでしょうか。