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    取引先の担当者にイライラします・・・

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    冷麺
    仕事
    取引先の担当者の対応の悪さにストレスがたまっています。

    ある書類を作って下さい、という依頼をするのですが、頻度は月に1枚~多い時は30枚くらい同じ取引先に対して依頼をします。
    フォームはこちらで作ってあるものをメールで送って、空欄を埋めていただいたものをこちらに送り返してもらいます。
    伝達は電話・メール・文書を使って、同じ事をくどいくらい連絡しています。
    なぜそこまでするかというと、これだけのことをしても毎回同じミスをする取引先が数社あるのです。

    ある担当者の方は、新幹線で一時間くらい掛けて書類を持ってきてもらったのに、ミスがあってやり直し、ということもあります。
    依頼するのも受け取りの窓口も私なので、もういい加減にして~とイライラが爆発しそうです。
    「いい加減にして下さい。前も間違ってましたよ?ちゃんとして下さいよ!」なんて言えたら・・・。心の中では何度も爆発してるんですけど。

    そんな時は、さらっと指摘している程度ですが、中には指摘された途端、露骨に「え~・・・やり直すの?」という態度を取ったり、私の伝達が悪いふうな言い方をする方もいます。
    それも、一人二人ではないのです。担当する取引先は30ありますが4~5社くらいの担当者がそうです。
    相手のミスなのにこちらのせいにされてしまって、本当に毎回気分が悪くなります。
    本当は、言いたいんです。そちらのミスでしょう!って・・・・でも水掛け論みたいで大人げないかなと思い、毎回こちらが謝って(下手に出て)ストレスが溜まります。
    みなさんなら、どうされますか?よきアドバイス、お願いします。

    トピ内ID:8909208592

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    残念ながらそれが仕事です

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    むるら
    こう考えたらいかがでしょうか。
    30社のうち、4-5社、10%以上の会社の担当者があなたの言っていることを理解していない。
    つまりあなたの説明と依頼の仕方では10人1人は理解出来ていないということです。
    それならその理解出来きていない人に併せて説明方法を変えてみてはどうでしょうか?
    (ただ空欄の空いた書類を送るのではなく、役所とかにあるように記入例の書類付けてみるとか。)

    目の前で起きた事にイライラするのではなくて、なぜこういうミスがあるのだろう、どうすればミスを減らせるのだろうと考え、実行することが仕事というものです。
    (トヨタの「カイゼン」はご存じですね。世界の企業の常識でどこでもそのまま通じる日本語です)

    あとはあなたに取ってはその書類を配って集める事が重要なことなのでしょうけど、何度繰り返される書類作成依頼というのは他人にとっては重要度が低いのが実情です。
    上記の記入しやすくするカイゼン以外にそのような書類作成を減らすカイゼンをご自分の会社にして提案してみてはいかがでしょうか。
    そのように考えられるのがプロの仕事人です。

    トピ内ID:3610843998

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    狡兎死して走狗烹らる

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    生涯PG
    取引先が全くミスをしなくなり、チェックしなくても
    誰でも簡単に発注ができるようになると、バイトに
    置き換えられてトピ主さんがクビになるだけですよ。

    私だったら取引先がミスをし続けるように温存して
    ノウハウをにぎりこんでおきますね。

    トピ内ID:7741287122

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    気持ちはわかる

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    😑
    ぐり茶
    毎年、確定申告の特設テントにいくと、どう見ても毎年やってるだろう、って人が係りの人を呼んで、書き方の説明を受けているのを見て、「タイヘンだよなぁ。毎年のことなんだから覚えろよ」と心の中でつぶやいていますが、それでもアレだけの人数がわからないを叫んでいるのだから、やっぱり書類のつくりが良くないんじゃないかな、とは思います。

    ところで、トピ主さん側は、その4,5社の書類が無いと困るのですか?
    困らないなら、無視しちゃえば?

    ウチの取引先で、毎月のように請求金額が違う会社があって、毎月のように連絡してますが、私が担当を離れたら、次の人はチェックしないで請求金額通りに伝票切って回してるようで、それでそのまま社会は回ってます。

    トピ内ID:5001346175

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    むるらさんのレスに似ますが

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    風のざわめき
    トピ主さんは相手が100%悪い、自分は何も間違っていないと絶大な自信をお持ちのようですが、果たして本当にそうでしょうか。相手が何度も同じミスをするのは何故なのかよく考えてみた事はありますか?言われた通りにやったのに「違います」と言われたら、誰だって「またやり直すの?」と思うのではないでしょうか。

    トピ主さんの説明の仕方が悪い、またはきちんと説明出来ていないという可能性もあるのではないでしょうか。だから相手はそのまま書類を作成してしまう。相手がよく理解出来るように説明するのもトピ主さんの仕事だと思います。相手が同じミスを繰り返すなら「ここは以前から間違いが多いので今後はこれこれこのようにして下さい」ときちんと注意を促し、ご自分も分かりやすく説明する努力をした方がいいと思います。

    取引先の方も「冷麺さんは説明が下手で分かりづらい」と不満を抱いているかもしれません。相手を責める前に、まず自分の行動を省みる事が大切なのではないでしょうか。相手を責めてばかりいては何の解決にもなりませんよ。「万が一ご不明な点があればご連絡下さい」と付け加えて依頼するのも大切だと思います。

    トピ内ID:1487674874

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    そういう仕事をしています。

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    susu
    たくさんの会社を相手にフォーマットを埋めてもらうという
    仕事をしていますが、会社によって対応や仕事が違います。
    丁寧なところはいつも丁寧。
    いい加減なところはいつもいい加減です。

    私も割りと低姿勢にやってますが、
    こちらが低姿勢だと甘く見られて
    なかなかちゃんとしてくれないので、
    強い態度を取る事もあります。
    強く言うと、かなり相手の対応がよくなったりします。
    強く出すぎるのもダメですが、
    たまにはそういう出方もありかなと思っています。

    後は、他の会社の方はちゃんとしてくれていると
    アピールしたり・・・。

    特に女性をなめてる人って一部いますからね。
    (トピ主さんが女性かどうか分かりませんが)

    トピ内ID:7853170773

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    カギはとぴ主さんが握っている

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    リタ
    とぴ主さんの説明で、間違える担当者が4~5社あるのなら
    それは、とぴ主さんの説明にも問題があると考えるのが通常かと思います。
    2割近くが理解していないということですから。

    同じ説明で理解をしないのなら、
    理解できるような説明なり、
    マニュアルなりを提示することが必要だと思いますが、
    いかがでしょうか。

    委託元と委託先という関係なのかなと思いますが
    書類のフォーマットを用意して、
    そこに記入を依頼しているのなら、
    それ用のマニュアルを配布していますよね。
    そちらを見直した方がいいです。

    分かりにくい記載がないか、
    マニュアルが古くなっていないか、
    マニュアル通りのルーチンで動いているか。
    その手の確認もとぴ主さんの仕事だと思います。

    改善のカギはとぴ主さんにありそうですけど。

    トピ内ID:1516884953

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    私なら

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    職人
    30社のうち4~5社がそんな状況なら、自分の依頼の仕方を反省して、より間違いが起こりにくい方法を考え出します。

    どちらが悪いとかいうことではなくて、今のやり方では効率が悪かったり、自分の期待する結果が得られないからです。よく言われることですが、他人は変えられません。操縦法を見つける方がずっと現実的です。

    トピ内ID:6467668634

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    わかりにくいのでは?

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    しまりす
    小学生の子どもらがいるシングルマザーです。
    仕事でも個人でも書類へ記入することが多いのですが、すっごくわかりにくいのって結構あるんですよ。
    電話とかで説明されてもこちらの知りたいこととは微妙にズレてて、結果間違えちゃう、ってことが。
    具体的な見本をつけてはどうでしょうか。

    トピ内ID:5816236244

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    皆様レスありがとうございます

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    冷麺
    たくさんのレスありがとうございます。
    まず補足ですが、マニュアルは配布済みです。書類は公的機関のチェックが入り、保管期限も定められています。
    もし提出していないと公的機関から督促および、取引先を一同に集めた面談(以前ありました)があり、両者にとって必要になるので出さないわけにはいきません。詳細は書けませんが、法律も絡んでいるものです。

    マニュアルも書く文言が決まっています。というのは、選択肢の中から該当するものを書くという感じです。
    間違えるところは毎回同じ間違いなのです。見間違い以外に間違える要素がないのでは?と思われるので・・・

    どなたかがおっしゃっていましたがこちらが100%正しいという態度を見せているわけではありません。
    提出も訂正も、お願いする時は低姿勢ですし、「ご不明な点はご連絡下さい」と記しています。
    以上の点から、1度や2度ならまだしも、5~場合によっては10回以上やっているのに間違えると言うのは対応がいい加減なのでは、と思わざるを得ません。
    このような考え方も、直したほうがいいのでしょうか?

    トピ内ID:8909208592

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    トピ主 続きです

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    冷麺
    字数が足りなかったので続きです。
    面と向かっては言いませんが、お相手には、「こちらこそお手数をお掛けしてすみません」という言葉は掛けています。(当然ですが)

    本当は、私もこんなことは言いたくないのです。でも、ミスがあるたびにやり直しするのは相手です。
    それが逆に申し訳ないとは思いますが、分かっていてもイライラしてしまいます。

    最後に私は女性です。

    トピ内ID:8909208592

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    トピ主のコメント(2件)全て見る

    こんな方法は?

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    みさき
    こんにちは。
    私の上司が、取引業者さんに書類を提出してもらう時に、よく
    一旦書いたものをFAXしてもらって、こちらでチェックしてOKだったら
    「ハンコを押して持ってきて」と言っています。
    冷麺さんも、やり直して持ってくるには遠いところの人(新幹線の人など)や、
    間違う確率が多い人、新規のところなどはまず書類が出来たら連絡してもらい、FAX送ってもらって確認してから本書を持って来てもらってはいかがですか?
    相手先も面倒かもしれないけど、再提出の手間よりはずっといいと思うのではないでしょうか。
    「抜けなどがあったら再提出になってしまうので、念のためFAXしていただいて、大丈夫だったらお持ちいただけますか?」とお願いするとか。
    どうでしょうか…

    トピ内ID:7682010803

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    相手を変えなければ意味がない

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    役所嫌い
    いい大人が現実に間違えるということは何かが適切ではないのですよ。マニュアルがあればいいということではありません。そのマニュアルを見直してみてはいかがですか?

    お願いするだけで改善されないなら、実効性がある指導をしなければなりません。その点トピ主さんのやり方には修正の余地があるのではないでしょうか。
    役所の申請書類なども簡単なようで、役所ならではの言葉遣いなどがあって、意外に分かりにくいものですよ。間違えた相手からなぜそのように間違うのかリサーチしてみてはいかがですか。御自分は分かりやすく解説しているつもりでも、役立っていないというケースは珍しくないものです。利用者側の意見を聞かなければいくらお願いしても変わらないでしょうね。

    所属は役所ではないのかもしれませんが、何となくトピの文章からは間違える方が悪いのだというお役所的な発想が感じられます。

    トピ内ID:1819418518

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    私の職場に問題の方がいます。

    しおりをつける
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    miyu
    私の職場にトピ主さんの言うような問題の女性がいます。
    トピ主さんがお怒りになられている取引先が私の会社なのでは?と思うくらいです。

    その女性はとにかく仕事はいい加減で無責任です。
    その癖、上から口調で、あたかも自分は悪くないフリをするのがお得意です。
    そして、ミスを指摘されても自分が悪いとは一切思っていないようです。
    なので、いつも同じ間違いの繰り返しをしています。

    こちらが管理し、間違いのないように提出すべきものを、相手側が管理すべきもので、相手から指摘があったら対応すればよいもの、と思い込んでいるようです。間違いを取引先に指摘されても、クレームだとは感じていないようです。

    取引先の担当の上司宛に、担当の○○様の提出される内容の不備が多い事をガツンと伝えてみるのはどうでしょうか。

    私の部署の問題女性は、ガツンと言わないと本当に何も感じない人なので、上から注意を受ければ多少、変わるかな・・と思いました。

    トピ内ID:5004697434

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    2-8の理論でご存知ですか?

    しおりをつける
    🐱
    ねこ
    表題のとおりです。たとえば10人相手がいた場合、2割はだまっていてもちゃんとやってくれる。6割は、言えばやってくれる。残りの2割はいくら言ってもやってくれない。これが社会というものです
    やってくれない2割には、言うしかないです。それに怒ったり、見捨てたり
    したらほかの8割がちゃんとやってくれなくなりますよ。ちゃんとやってくれない2割を何とかすのが仕事ですよ

    トピ内ID:8743020195

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    うーん

    しおりをつける
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    sea3
    >私の伝達が悪いふうな言い方をする方もいます

    ってことは、やはり、トピ主さんにとってはわかりやすく教えたり指示したりしているつもりでも、相手には解りづらいのではないのかな?と思ってしまいました。

    そして
    >「ご不明な点はご連絡下さい」と記しています

    とのことですが。質問しづらい雰囲気を知らず知らずのうちに作っていませんか?。

    「ここの欄の記入、みなさん難しい様で、間違われる方が多いのですよ。次回、良ろしければ、記入される前に、わたしに一声かけてもらえますか?」と笑顔でおっしゃってみてはいかがでしょうか?。

    トピ内ID:4984502117

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      マニュアルを見直す必要あり

      しおりをつける
      blank
      うる
      マニュアルがあるとの事ですが、30社のうち4~5社がミスをするというのは、マニュアルに不備があるとしか思えません。
      トピの本文にあるように、相手のミスなのにトピ主側のミスのようにされると言う事は、ミスの原因が一目瞭然、誰にでもわかるものではないからなのではないですか?
      マニュアルに誰にでもわかるようにきちんと記載されていれば、トピ主のいうような水掛け論のようにはならないはずです。
      10回以上やっているのに同じ所を間違えるというのは、担当者の能力もあるでしょうが、何度も同じ箇所を間違えてくるのを、何の対応もせずに放っておく側にも問題があると思います。

      トピ内ID:1485155587

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      なるほど

      しおりをつける
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      ようするに
      毎回同じところを間違える、作り直すのがすごく面倒くさければ、次は気をつけようと思うのが当然かと思いますが、相手に「このくらいの間違い、別にいいじゃん」という気持ちがあると、なかなか改善されないかも。
      それに対して、相手に説明不足を指摘されないような工夫はされているんですよね?
      私は、相手に間違えてもらっては自分が困るという時は、先方が完璧に理解したと思えるまで、しつこいくらい電話とFAXでやりあいます。
      さらに期日まで間があるようなら、間違えてないか途中で確認です。
      何かあった時に責任負うのは嫌なので。

      トピ内ID:8799165368

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      FAXで確認してみては?

      しおりをつける
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      うに
      マニュアルを読みこなす事が出来るのは、優秀な人たちだけですよ。
      マニュアルって文字ですから、読み解いて、理解するのは結構本当は大変なんです
      大抵の物にはぶっといマニュアルがついていますけれど
      あれを端から読んで理解できていたら、それこそいろいろなもののプロフェッショナルになれるかも・・・と思わないでもないです。

      間違えやすい担当さんは、一度その用紙を事前にFAXしてもらい、きちんと出来ているかチェックした方がいいかもしれませんね。
      いちいち来て、またやり直して居るのが面倒だと思わないから
      散漫な方たちだとは思いますが・・・(なんと言っても間違える人たちが限られている辺りでなんとも…)
      事前にチェックを入れて確認してから持ってきてもらった方がいいかもしれないなぁと思いました。
      出来ない人に、やれ!!というのは簡単ですが、もう、本当に出来ないのならば担当も替われともいえない状況として
      自分が相手のレベルを見定めて動いたほうが、仕事はスムーズですよー

      トピ内ID:1542811654

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      ミスの多い人はマニュアルも読まない…

      しおりをつける
      🐱
      nekoneko
      私もミスの異様に多い取引先に
      あたったことがあります。
      あまりに酷いので注意すると、
      ミスをするのが人間です、と激怒されたことも…

      私も素人でも読めばわかるように
      丁寧なマニュアルを作ったことがありますが、
      注意できない人はマニュアルも読まないので困りますね…。

      トピ内ID:8926476491

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