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    伝票や領収書の保管方法を教えて下さい

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    柘ちゃん
    仕事
    社員5人の会社の事務員です。
    営業補佐から経理、その他雑多な用事で毎日追われてる感じで、とりあえずその時にしなくてはならないことはできてますが、処理した書類等の整理まで手がまわりません。
    机の上に山積みで、過去のことを見返したい時にはとても便利なのですが、片付けたいといつも思います。
    特に、経理の書類(振替伝票や領収書・請求書)の整理方法について、手間のかからない方法があればおしえていただけませんか?
    顧問会計士に聞くと「A4コピー用紙に一枚一枚のりで貼り付けファイルする」と教科書的な答えが返って来ます。皆さんの会社ではどのようにしているか、具体的な方法と、それをいつの時点でしているのかお聞かせ下さい。
    また、最近は仕訳をしてくれるパソコンソフトがありますので利用している方も多いと思いますが、実際にお使いの方「領収書などからダイレクトに入力しているのですか?いったん手書きで振替伝票を起こしてから入力してますか?」
    こちらについてもご意見お寄せ下さい。

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    派遣社員ですが

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    彩菜
    経理の経験は長いです。参考になったらよいのですが。
    派遣ですので何社かで働きました。
    経理業務ですとあとから見直したりすることも多いのでファイリングは絶対でした。
    私が一番やりやすかったのは、伝票は専用端末で出力しておりましたので、一ヶ月ごとに見出しをつけ、1日から30日まで順番にファイリングしてました。日付ごとでも、相手先ごと、伝票?ごとと人によってやりやすさは違うと思いますので自分のやりやすいほうでいいと思います。
    会計ソフトですが、弥生会計とPCAを使っておりました。
    両方とも手書きでの伝票をおこすことはしませんでした。
    ペーパーレスの会社であったので。わざわざ伝票を起票しなくてもソフトの中で管理してくれ、勘定科目ごとや現金出納帳など、自分が出したい帳簿はプリントアウトできます。ただ、日次の入力が間違っていてはもともこもありませんのでそこは間違えのないようにしなくてはいけません。

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    私のしていた方法。

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    さみ子
    元経理です。50人位の会社でした。
    >仕訳をしてくれるパソコンソフトが・・・・
    申し訳ありません 存じません。古い機器だった為、参考になるかどうか分かりませんが・・・

    現金勘定の処理についてですと、お金が動いた時に必ず計上します(伝票にする) 領収書などはクリップで止めて置き、一日の処理が終わってからファイルします(その教科書的な様に)
    その伝票を一月に一回にまとめて機械に読ませているのですが そうなるとその間は現金の流れが伝票でしか把握出来ないので(伝票では繰越が出ない) 手書きの現金出納帳をその日の終わりに書いていました。

    お仕事は、経理的なことだけではない御様子ですね。出金日を決めるのはどうですか?(○曜日のみとか)

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    ん~

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    すず
    クリアファイルにその日の分(月~金までのインデックスをつけたもの)をとりあえずぶちこんでおき、ボックスに立てておきます。
    ある程度量がたまった時点でチェックし、ちゃんと分類し、ボックス等にしまったらいかがでしょうか?

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    ソフト導入をお薦めします

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    たけ
    私もA4コピー用紙に一枚一枚のりで貼り付けして月毎にファイルしています。

    ただ、固定費の家賃や通信費などは「家賃」、「通信費」という項目をつくりその場所にファイルしています。
    同じように取引の多い会社なども「○○会社」と項目をつくりその場所ににファイルします。

    月毎にファイルするものとそうでないものとに分けておくと後から調べるときに楽です。

    領収書を糊付けするのはソフトに入力した後です。
    ソフトの伝票番号を転記してから糊付けします。
    振替伝票は書きません。今まで書くように税理士から指示されたことがないので必要ないと思います。

    私もむか~し手書きしていたことがありますけど大変ですよね!
    ソフトを使うと伝票探しや科目ごとと集計なども楽でいいですよ~♪

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    頑張ってください!

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    通行人A
    お仕事、大変だと思いますが頑張ってください!

    私がかつてしていた方法は(小さな会社でしたが)、お菓子の箱でも何でもいいので、「領収書・伝票用」という箱を作り、領収書の類はそこに入れます。余り溜め込み過ぎないように、三日もしくは一週間で一度整理すると決めましょう。領収書にはレジシートをホチキスで止めておく、または「何々を購入」等と書いた付箋を貼っておくと後で便利でしょう。「何買ったっけ?」ということが結構ありますから。

    伝票ですが、手書き伝票はできれば書いたほうがいいです。でも手書き伝票が無理なら、PCに直接入力でも。けれど現金出納帳・支払い・受け取り手形帳は常に残高を知る上でも、PC入力とは別に手書きでつけておきたいですね。

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    私のオススメ

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    がんばれ~
    私も社員数人という会社の事務員です。
    トピ主さんと同じように営業補佐も経理も何もかもやってます。
    伝票の整理については溜めると後が大変なので処理するたびにファイルします。
    見積は見積のファイル、領収書は領収書のファイルと決まったものに処理が終わると綴じていく。
    見積書はプラスチックのA4版のバインダー式ファイルに、領収書類は紙のB5版のファイルを使っています。
    会計士さんが言われるようにコピー紙(私はミスコピーの紙)に段々にノリで貼っています。

    ・現金出納の領収書
    ・現金以外の領収書(手形や小切手など)と銀行引き落としの書類(電話料金など)
    ・支払いの済んだ仕入れの請求書
    ・仕入帳に記帳の済んだ仕入れの納品書
    の4つのファイルを月に1冊作ります。
    現金出納は週に1回まとめて記帳して残高を確認し合っていたら領収書を貼っていきます。

    仕訳については別レスで。

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    私のオススメ・2

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    がんばれ~
    仕訳についてはソフトを使っていますが入力は帳簿からです。
    帳簿は
    ・現金出納帳
    ・手形帳
    ・銀行帳
    の3種類を使用しており、手形を集金したら手形帳に即記入しますし、銀行帳は毎日記帳します。
    現金は先に書いたように週に1回の記帳です。
    売上等を全部締めてから順番に入力していきます。
    振替伝票は起こしません。
    私の使っているソフトは入力後に振替伝票と同じ様式のものがプリントアウトできるので毎月それを出力してファイルしています。
    ただ、帳簿にない処理は振替伝票を書いてファイルしています。
    税務署が入った時に「この仕訳の元の書類を出して」などと言われるので、それに対応できればよい訳です。
    私のやっている方法は先輩から引き継いだものですが年月が明確なので簡単に検索できて重宝です。
    今年の春にも税務監査がありましたが「書類の整理は抜群ですね」と誉めていただきましたよ!
    溜めると大変なので、その都度整理されることをオススメします。

    御自分に合った方法が見つかるといいですね!

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