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    😨
    らら
    仕事
    時計や文房具など取り扱うレジの担当ですが、最近、とても忙しく、朝から帰るまでの間、いっぱいいっぱいな状況です。
    他の同僚は足を悪くしていて動けないとか、お喋りに忙しくて仕事をこなさない人などで、どうしても私に仕事が回ってきます。
    先日、時計の修理をお預かりした際、メーカーに送って、見積もりや日数を後日ご連絡差し上げる事をお伝えしました。
    時計はその日にメーカーに送りました。が、連休や出勤していてもミーティングに出たり、なかなかじっくり考える時間が持てないまま数日がたち、昨日も休みで、今日出勤しましたら、時計の修理のお客様が連絡がないとカンカンに怒っておられました。慌ててメーカーに電話しましたら昨日こちらにFAX済みとの事。誰もFAXには反応なし。
    私もうっかりしていました。お客に電話をしたのですが、「もういい」と怒って時計を「修理しなくていいから返して下さい。」と言われました。
    私が悪いのですが、この様なミスはどうしたら防げますか。
    とてもへこんでます。

    トピ内ID:8191398938

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    ほう れん そう

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    😠
    腰痛もち
    FAXが届いていたけれど、誰も気がつかずFAX機の受信トレーに置きっぱなしだったということでしょうか?
    届いていたのは気がついたけれど、ららさん宛てだからその内に
    自分で取り出すだろうと渡されず、結果置きっぱなしにしていた?

    私が文具店で働いていた頃は、FAXの確認は全員がちょこちょこしていました。
    自分宛のFAXが来ている場合もあるし、同僚宛なら緊急の場合は手渡しますが、そうでない場合は個人に割り当てられた壁掛けポケットに入れて各々の責任において処理していました。

    受注表(受付表)は一つのファイルで管理して、約束の納期を毎朝必ずチェックします。
    完了したら別のファイルに保管します。
    こうすれば万が一メーカーから連絡が来ていなくても催促することが出来ます。
    職場は整理整頓されていますか?

    「皆で注意しましょう」だけだと責任の所在がぼやけます。
    だから「誰もFAX見てくれなかった。」→「おかげで自分がミスした」と感じやすくなってしまうと思います

    これは一つの例ですが、ミスの無い人間は居ませんのでシステム化して防ぐほか無いと思います

    トピ内ID:1450697379

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    いろんな人がいるので

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    blank
    べこ
    そのお客さんは常連さんですか?たびたび会うお客さんなら、その人の癖(時間にうるさい、言い回しに人一倍気を付ける等)をノートにまとめて次回の対応で気を付けては?不特定多数の客の一人なら、難しいですが「運が悪かった」と割り切って次回似たようなケースで注意するしかないでしょう。(修理業者から連絡が無く、こっちも催促してたとうまく言い訳するのも有りかもね…そういう要領の良い子も見たことあります)

    トピ内ID:5999565157

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    とぴ主です。

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    😨
    らら
    無責任で、きちんと対応しなかった私が悪い事、とても反省しています。
    上司からも叱咤されるでしょうし、もっと上層部の方からも呼び出しがあるかもしれません。申し訳ありませんがここでは、お叱りのお言葉はご容赦下さい。反省していますので。。。忙しい職場で、ミス無くきちんとすらすらと仕事をこなすのは、どうしたら良いのか、アドバイスをお願いします。

    トピ内ID:8191398938

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    トピ主のコメント(6件)全て見る

    ToDoリストを

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    🐤
    kotoriya
    トピ文を拝見する限り、チームワークが機能していなくて、何人分もの
    仕事を孤軍奮闘でされている感じですよね。

    ご自分でキャパシティいっぱいまでお仕事を抱え込む前に、上司などに
    「今これこれの仕事をしていますが、手一杯なのでこれはどなたか
    別の方にお願いできませんか」と一言相談できると一番よいですね。

    それが難しい職場で、今の孤軍奮闘を続けるしかないのであれば
    私は「ToDoリスト」(やることリスト)をつけることをお勧めします。
    小さいノートなどをいつも持ち歩き、そこに自分が抱えている案件で
    やらねばならないことの状況と期限をいつもメモしておくことです。
    そして毎朝仕事を始める前に、「今日は何が未解決案件で残ってるんだっけ」
    と見れば、遅れている案件、放置されている案件を忘れずに済みます。
    例えばお客様から預かった時計の修理、という項目を預かった時に
    書き加えていれば、毎朝ノートを見たときに「これ状況どうなったかしら」
    とメーカーに聞いたり、FAX機を確認するきっかけになるでしょう。

    トピ内ID:1120870877

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    お気持ち、お察し致します。

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    blank
    ぷりん
    ららさんへ
    私も、職種は違いますが、状況が似ておりますので、お気持ち分かります。
    忙しい職場なんですが、助けてくれる同僚がいるどころか、その同僚のサポートまで、しなければならない為、オーバーワーク気味です。

    とにかく、メモをしておくのが、大切だと思います。とても、小さなアドバイスで申し訳ないのですが。

    私は、メモを、自分の目のつく所に、張っています。
    それを、朝と、帰りには、必ず、チェックしています。
    終わった事は、はがしていくので、何が、残っているのか、自分でも、分かりやすいです。

    メモが、たくさんで大変な事になるなら、スケジュール帳でもいいので、とにかく、書く事(残す事)を、お勧めします。
    そして、それを、必ず、見返す事。


    私も、失敗をしてから、メモの重要性を再確認した次第です。

    お互いに、頑張りましょうね。

    トピ内ID:2293653379

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    ToDoメモ法(1)

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    blank
    江分利万作
    うっかりミスを防ぐために大変たくさんの人達がやっている方法なので,もうすでに知っているのでしたらごめんなさい.

    (1) システム手帳を使う人が多いが,勤務が内勤だけであれば,A4くらいのプラスティック板(下敷き等)と,大きめのポストイットを用意する.

    (2) 朝出社すると,やらなきゃいけない色々な仕事が発生しますね.すぐその場でやらなければいけない仕事はすぐやるとして,そのあとでいいものは,とにかくポストイットにメモをとり,プラ板にどんどん貼り付けて行きます.

    (3) 仕事が一つ終わったら,プラ板に貼ってあるメモを見て,次に何をしなければいけないか判断し,取りかかります.終わった仕事のメモは捨てずに,A4判ノート等に移動して整理しておく.

    (4) こういうことをやりながらも,次から次に電話で伝言を頼まれたりしたら,すぐにメモをとって貼るのをわすれないこと.

    トピ内ID:2469352410

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    ToDoメモ法(2)

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    blank
    江分利万作
    (5) 終業時刻になったら,やり残した仕事のメモを読み返す.
    (6) 翌朝の始業時,前日にやり残した仕事のメモを読み返す.

    概略はこんなところですが「とにかくメモをとる」以外のこと(三色ボールペンで緊急性を色分けする等)は自分で工夫してください.かなりうっかりミスを減らすことができます.
    言わずもがなですが,ポストイット代は自分への投資ですから,自分の財布から出すのを忘れずに.

    受信したFAXの配布については,「みんなでやりましょう」ではうまくいきません.自分の仕事だと割り切って率先垂範すれば,ついてきてくれる人がでてくるものです.

    トピ内ID:2469352410

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    とぴ主です。

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    😨
    らら
    腰痛もち様。。ありがとうございます。FAX機が売り場と店舗バック事務所の2ヶ所にあり今回はバック事務所の方に届いていてそこに頻繁に出入りする直属上司も気が付かず。。という状況です。腰痛もち様も仰られてますが、前もって私から皆さんに説明していなかったのが、悪かったと反省しています。出勤したら、毎日受注表のチェックをする習慣をはじめて、日々の業務に流されないで、自分が受けた仕事にもっと、時間をかけて対応していきたいと心改めます。
    とても参考になりました。明日から仕事のやり方を見直してみます。
    具体的なアドバイス、どうもありがとうございました。
    明日出勤したら怒られるかもしれませんが、頑張ってみます。

    トピ内ID:8191398938

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    とぴ主です。

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    😨
    らら
    べこ様。。アドバイスありがとうございます。
    時計はうちの店舗でご購入頂いたもので、今回事故に遭われて時計に傷が入ったのでメーカーに見積もりを出してもらい修理をしたいというもので、お客様も不機嫌な感じだったので、きちんと対応したかったのですが、メーカーの見積もりを待っていて遅くなったという状況です。
    見積もりが上がってきて、修理の日数をお伝えしましたが、「そんなに日数がかかるのか」と言われ、私の対応も遅いと言われ断わられた次第です。
    最近、高齢の方で この様な「 待てない」方が多く今後、気を付けて対応していかなくてはと思います。ありがとうございました。

    トピ内ID:8191398938

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    トピ主のコメント(6件)全て見る

    忙しいからは言い訳

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    blank
    らら
    忙しければ慌てますし、ミスにつながります。
    だからこそ、落ち着いて確認は怠らない。

    しかしFAXをチェックしなかったのはまずかったですね。
    せっかくミーティングがあるのだから、そこで問題提起されてはいかがでしょう?
    この場合、自分を責めるでもなく、誰が悪いとかでもなく、問題を改善するという意識で。

    トピ内ID:3020235985

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    これを機に

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    🐱
    紗希
    報告・連絡・相談の体制を上司の方に整えてもらってはいかがでしょうか?
    主様に仕事が集中するのは良くないことですし、それによってミスしてしまったのですから、そのことは叱責をうけてでも相談する価値はあると思います。

    それと、主様がお休みを取られる間の仕事を引き継いでくれる方を上司の方に選任していただいてはいかがでしょうか?

    そうすれば、このようなミスは防げると思います。

    周りの方が仕事をしないのは、確かにその人達の仕事に対する認識が甘いからだとは思いますが、主様も仕事をさせないことも原因なのではないかと思います。
    あまり仕事を抱えこまない方がいいですよ。

    トピ内ID:5601307381

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    連絡する日にちを決める

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    🐱
    子猫のしっぽ
    こんにちは、ららさん。

    メモをすること、『報告・連絡・相談』が大切、これは他の皆さんが書いておられるので私は別の視点からです。

    >見積もりや日数を後日ご連絡差し上げる事をお伝えしました。

    これはこの言葉の通り、「後日」と言ったのでしょうか?
    この後日という言葉はとても曖昧で、人によって待てる日数がまちまちです。

    「○日までに」とか、「1週間ほどで」とか、具体的な言葉で示すほうが間違いは少ないですよ。お客様に連絡をする日にちを意識することで、ららさんの記憶にも残りやすいです。

    もちろんメーカーに送る際には、商品に「見積もり日数・金額をお客様にお知らせするため○日までにご連絡ください」と一筆書くのを忘れずに。

    もし、ららさんが見積もった連絡の日数では(メーカーの都合として)見積もれない場合は、もう一度その旨をお客様に連絡して「あと○日ほどお待ちください」と連絡をすればいいのではないですか?

    お客様の立場に立ってみれば、「後日連絡って、いつまで待てばいいのか?」と不安になり、その苛立ちが怒りになるのだと思いますよ。

    トピ内ID:7992914590

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    とぴ主です

    しおりをつける
    😨
    らら
    こんばんは kotoriya様
    御指摘通り仕事に対しての意欲が無い方、仕事は真面目にやるけれど、私とはまた別の種類の事をやるため、忙しいと言ってる人。。とバラバラな感じで、チームワークは旨く機能してない状況です。ただ「連絡ノート」があり、そこに連絡事項や新規のお客様の事を記入し朝昼担当、夜担当が→(全員)が見る事にしています。チーフとは良好な関係なので不安な事があれば直ぐ相談しています。
    ToDo リスト 。。全く仕事には活用していませんでした。お恥ずかしい話、休日にやることリストを付けて一日の用事を素早く終わらせていました。
    これからは、仕事に活用し効率よくこなしていきたいと思います。アドバイスありがとうございました。

    トピ内ID:8191398938

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    とぴ主です。

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    らら
    ぷりん様
    お客様もいろんな方がおられますが、同僚もいろんな方がいますから、時どき、泣きそうになる事もあります。実際バックのエレベーターの中で泣いた事もありますが、要領が悪いので適当に手を抜けないタイプです。不景気なご時世、人員削減の噂もあります。
    でも、今の仕事が好きなので頑張りたいと思います。ぷりん様 も素敵に頑張って下さい。ホッとする文章ありがとうございました。

    トピ内ID:8191398938

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    とぴ主です。

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    らら
    江分利万作様
    とても具体的なミスの防ぎ方、ご教示頂きありがとうございます。
    ポストイットを利用するとあり、それこそ毎日私が目にしているものだわ。。と自分自身のために駆使すればと考えると楽しくなってきました。高価なシステム手帳も売り場に並んでいますが、ポストイット自分で購入し早速始めてみたいと思います。どうもありがとうございました。
    らら様 沙希様もありがとうございます。
    子猫のしっぽ 様
    私が曖昧な事をお客様に
    申し、それが怒りの原因になっていた事が貴女様の検証によりよく解りました。しかも「待てない」人。。と表現したり。。反省します。貴女様の仰る通りですね。何気無く言っている事がお客様にとってはすべてで、曖昧な発言は難を招く様ですね。
    鋭いご指摘、どうもありがとうございます。
    レス頂きました方々、貴重なお時間、貴重なアドバイスありがとうございました。

    トピ内ID:8191398938

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      状況的に、トピ様だけの、せいではない。

      しおりをつける
      blank
      I.C
      >他の同僚は足を悪くしていて動けない
      これは仕方ない。

      >お喋りに忙しくて仕事をこなさない人
      その人、悪いです。
      足を悪くしている同僚がすぐそばにいるのに、何故その人のフォローをしてあげないのかと思います。

      などで、どうしても私に仕事が回ってきます。

      ・・トピ様1人だけのせいではないです。
      慌てないで下さい。

      メモをして、事実関係を常にはっきりとさせて、落ち着いて対処をすれば、防げます。
      起こってしまった事故はもう覆水盆に還らず。
      仕方ないですが、以後、同じ事を防ぐためには、周囲も頑張らなくてはいけないですし、あと、トピ様は、あまり慌てないで下さい。

      「慌てミス」私もとっても多いです。
      悪い癖で、慌ててる時だけではなく、元気が無かったり、何か気になる事がある時。
      してしまいます。

      トピ内ID:3064047933

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      お仕事表

      しおりをつける
      blank
      パート事務員
      私も職種上、現在とても忙しいので
      やらなければいけない仕事や、連絡しなければいけない仕事を表にしてます。

      カンタンにエクセルかワードで

      受付日・相手先(担当)・仕事内容・終了日・メモ

      が書ける欄を作った表を作って何枚もコピーしておき
      それにメモして業務をチェックしています

      ポストイットは以前使っていたら、剥がれてなくなってしまったことがあり、書類をたくさん扱う事務所でしたらオススメできないかもしれません。

      お互いに、忙しい時期、ミスの無いようお仕事頑張りましょうね!

      トピ内ID:8905822853

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