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    同窓会幹事 アドバイスを下さい

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    YUMI
    話題
    今年の夏、学年で同窓会を行うことになり幹事になりました。
    総勢260人に連絡をとらなくてはいけません。
    それなのに、実は実質幹事は私1人なんです。。。。
    同級生に手伝いをお願いして、協力してくれると言ってくれている人は何人かいるのですが、私は東京、その人たちは地元(開催は地元の群馬です)なので、連絡の取り合い打ち合わせが上手くいかないのでまだ正式なお願いをしていません。(みなさん、お手伝いくらいで主で幹事はしてくれません)

    なので、幹事代行サービスを利用しようと考えてました。
    しかし、やはり少し割高になります。
    みなさんの相場のトピ等を見ていて、どこまで自分でやるか悩んでいます。

    もう少し、友人に声かけをしようとは思っていますが。
    1人で悩んでいてどうしたらいいか整理がつかなくて。。。

    アドバイスをいただければと思います。
    よろしくお願い致します。

    トピ内ID:7489327665

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    幹事やってます

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    ぱんだ
    私も中学の同窓会幹事をやっています。

    高校の同窓会なら在学時に同窓会費が集められている場合があるので学校に問い合わせればお金がもらえる可能性がありますよ。
    中学は同窓会費が集められていないので全額負担になると思いますが。

    私がやっている中学の同窓会(360人規模)ですが3年の各クラスの学級委員(男女1名ずつ)が同窓会幹事をやることになっています。

    場所は結婚式場の披露宴会場を利用しています。

    幹事の仕事となると、出欠の連絡だけでなく受付・司会もいるし、先生も呼ぶなら送迎の手配があったり、3次会の手配もいるかなと思います。

    当日は遅れてくる人もいると思うので同窓会が始まっても受付に残ってくれる人が必要ですから一人で主だった幹事をやるとなると難しいところですね。

    写真屋さんに当日の撮影をお願いするとか、年齢的にどうか分かりませんが育児をしている人が多いならば託児サービスがあったほうがいいとか…。

    次に繋げたい同窓会であれば数名の幹事は必要だと思いますよ。

    トピ内ID:9545208774

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    そういうご事情なら

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    rara
    多少、割高になろうとも代行サービスを利用しても
    いいと思いますよ。
    でも、自分たちで・・というならば

    前準備
    1、出欠確認往復ハガキ印刷用の名簿データ作成。
    2、最大260人規模が集まれる会場探し&予約
    3、会費と内訳(料理・イベント・恩師への花束贈呈等の有無)を決める
    4、当日の司会者、進行係、受付等、各担当者を決める


    会場・会費・同窓会内容が決まれば
    5、案内文と出欠往復はがき発送
    6、返信から出欠人数確認、会場へ決定人数報告

    当日
    7、会場側とのホットラインを一本化して連絡の行き違いを避ける
    8、受付、会費集め(お釣り用の小銭の用意は必須)

    後はぶっつけ本番です
    ※多少の不手際は開き直って「ごめんやっしゃ!」でいきましょう。
    トピ主さん達に余力があれば、2次会用の会場を準備
    (この場合、受付で予め参加意志の有無を聞いて参加費も貰っておく)

    同窓会の後
    9、同窓会参加のお礼と会計報告、記念写真等の発送
    10、次回同窓会の幹事の引き継ぎ

    大雑把にいえばこういう流れですので
    皆さんで分担を決めて下さいね。

    トピ内ID:5416965909

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    学年の?

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    学級のではなく、学年のクラス会を一人で仕切るのは無理があります。断ってください。それが、皆さんにとって、一番良い方法です。中途半端な会をやると、もう二度と開くことが出来なくなります。
    学年のとなると、学校側への報告義務も出てくるのではないですか、教師も何人か呼ばないとなら無いし、学校のOB会へは連絡済ですか?単位をクラスに変えた方が良いです。学年の同窓会というのに、参加者は主様の同級生ばかりと言うのでは、他のクラスの人に失礼ですよ、どうせ、ドラマを観て、『私達も、やりたいね、~さん幹事やって』という流れでしょう。
    私も全く同じ流れでクラス会やりました、私の場合は3人の補助をおき、私は指示を出していただけですが、大変でした、持ち出しも結構ありました、卒業後14年目で45人のクラスで、39人出席で大成功でした

    トピ内ID:3746295320

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    亀さんに一票 → 一人じゃ無理

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    それは無理
    クラス会ならともかく260人対象なら学年の同窓会ですよね。これは母校の公式行事になります。みんなで集まろう、という軽いのりの会ではありません。会場一つ決めるのにもいろんな思惑が絡み、勝手に決められない可能性もあるんです。高校ならまず母校の同窓会事務局に連絡を取りましょう。勝手に開催したら、母校と同窓会の心証を悪くします。

    さらに実際的なことを書くと、少なくとも幹事は各クラスに一人で、それを仕切るリーダー1人という形にしないと、会費すら集められないし、しかも地元開催の同窓会で幹事長たるトピ主が地元在住じゃないというのは、この会自滅必至です。リーダーは絶対地元の人じゃないと勤まりません。たとえ幹事代行サービスを頼んだとしても、です。

    荷が重すぎるので降りたい、とお手伝いメンバーに頼んで降りましょう。失敗したときに責任取れないでしょう。最悪の場合、トピ主は同窓会にもう顔を出せなくなりますよ

    トピ内ID:0971061263

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    一人じゃ無理

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    💤
    ムリムリ
    一票入れます。

    ってか、無謀とも思います。

    手伝ってもいいよ、という人はおそらく当てにならないでしょうし、やはり地元でないのは無茶でしょう。

    トピ内ID:8114345884

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    クラス単位の同窓会は経験アリですか?

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    good luck
    卒業後どれくらい経っておられるのでしょう?
    これまでにクラス単位の同窓会はやってますか?
    他のクラスはどうですか?

    これまでクラス単位でしていないなら、いきなり学年単位はきついだろうなぁ…。
    所在確認だけでも相当な労力です。
    最低限、各クラス男女ひとりずつの幹事が必要。
    しらみつぶしに卒業時の連絡先に電話かけまくり、現住所の確認作業が必要です。
    いきなりお便りで開催告知では、連絡もれが多数発生します。

    各クラスから、この作業を担当してくれる人を探せそうですか?
    夏に開催か…。かなりきついスケジュールになると思いますよ。

    そして、事前の打ち合わせでは、何度も幹事同士が集まる必要が出てきます。
    地元と東京と、何度も往復できますか?

    トピ内ID:0540362588

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