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    Accessを実務でお使いの方に質問です。

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    🐱
    たぬき
    仕事
    私は、40代パート主婦です。今度、新しく勤務する職場でAccessを使うことになりました。(データベースの構築や、フォーム作成はしません。)

    出社日までにテキストで独学していますが、実際にAccessを実務で使われている方は主にどの機能をよく使われるのでしょうか?

    職種によって異なるとは思いますが、参考までに、教えて頂けたらと思っております。ぜひ、よろしくお願いいたします。

    トピ内ID:5367416756

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    何をするのでしょうか?

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    ike
    データベースの構築やフォームを作らないということは、既にデータを入れる場所(テーブル)はあるのでしょうか?そしてトピ主さんは「何をしてほしい」と言われているのでしょうか?

    フォームを作らないということであれば、集計かな?と思うのですが、それでしたらクエリです。ず~っとテーブルに入り続けているデータを指示された内容だけ表示するという作業です。今月の商品Aの売上リストを出すとか、今月の商品毎売上一覧を出すとか。

    その結果をデータで欲しいと言われたらエクセルへのエクスポートですし、体裁整えた出力が欲しいならアクセスのレポート機能を使います。

    問い合わせのパターンが決まっていて毎回クエリつくるの面倒ならフォームに問い合わせの項目(期間指定とか品名指定とか)を配置して問い合わせ画面と作ることになります。ここでそんなに難しく無いレベルですがマクロかVBAを使用することになります。

    >職種によって異なるとは思います

    職種というより仕事内容によると思います。もう少し詳しくAccessを使って何をするのかが書かれていれば具体的な回答つくと思います。

    トピ内ID:8677746198

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    自己流

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    ねも
    Access使ってます。複雑なものではありませんが自己流で一から作ります。

    トピ主さんはデータベース構築はされないとのことですので、完成されたAccessにデータ入力したりレポート作成をすることが主な処理になるのではないかと思われます。そんなに難しくはないですよ。
    入力だけなら問題はないと思いますが、クエリ実行時などにでてくる注意喚起のメッセージには気をつけてくださいね。必要なデータが消えてしまうこともありますから。
    時間のあるときにクエリをのぞいたりすると内容がよくわかります。

    トピ内ID:0256557940

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    クエリ・・・かな?

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    RPG
    データベースの構築やフォームの作成はしない、というのは
    ・すでにテーブルやらフォームやらが出来上がっていて、そこに入力するだけ
    ということでしょうか?
    でしたら特に勉強などせずとも使うことはできますよ。使うだけなら。
    トピ主さんが「せっかくだからアクセスの勉強もしてみようか」ということなら、
    まずデータベースの基本のキ(正規化やRDBの考え方)とSQL(簡単なSELECT文で十分)を知っておくといいと思います。
    そこがわかれば、アクセスの操作は後からついてきますよ。

    あるいは(あまりこういう使い方は想定できないのですが)
    ・フォームやレポートは用意されておらず、登録されたテーブルの内容を直接見る
    という使い方をするのなら、フォームフィルタやクエリで見たいレコードを絞り込む、というのが多いでしょう。
    あとは絞り込んだレコードをエクスポートする、場合によっては簡単なレポートを作って出力する、ということができれば十分ではないでしょうか。

    トピ内ID:1450606913

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    入力だけかな?

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    派遣ちゃん
    想像ですが、アクセスでつくったフォームに
    データ入力するって感じじゃないですか?
    だとしたらとくに改めて勉強しなくても
    単純作業だと思います。

    トピ内ID:5522563496

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    普通(事務など)の職種であれば

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    細毛
    その職場で使っているACCESSの業務アプリでデータの入力や集計を行うということじゃないですか?

    その場合はACCESSの機能を直接使わず、既存のフォームで入力や集計を行うので操作方法は職場にマニュアルがあると思いますよ。

    トピ内ID:6479718733

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    ありがとうございます。

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    🐱
    たぬき
    ikeさん、レスありがとうございます。

    まだ勤務前なので業務内容は詳しくは知らされてないのですが、業務内容のうち、Accessで収集した情報を抽出したり集計したりする業務があるようです。
    ikeさんが書いてくださっているように、データで欲しいと言われたり、印刷して欲しいと言われたりすることがあると思います。

    今は、日経BPのAccess本を1冊買って、2回ほどさらいましたが、ikeさんのレスを読んで、クエリーとレポート機能を重点的に読んでおこうと思いました。ikeさん、ご意見ありがとうございました。

    ほかにも、私がExcelを実務で使っていたとき、ピボットテーブルや関数のVLOOKUPを使うことが多かったので、そんな風に、Accessでもよく使う機能というのがあるのか知りたくてトピをあげました。(そんなの職場によって違う・・かもしれませんが、意見が集まったら傾向が見えてくるかな?と思いました。)

    「私は実務で、これをよく使う」というのがあれば、引き続き教えて頂きたいです。
    よろしくお願いします。

    トピ内ID:5367416756

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    トピ主のコメント(3件)全て見る

    当方Access使いですが

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    あさじい
    Accessを使う、という表現、一番困りますねぇ。

    大抵はある程度の処理環境が作られたモノを使います。
    この時点では「言われた画面を開いて入力したり、言われたレポートを開いて印刷したり」で終わります。

    それ以外の事、つまり「毎月のように違う内容の集計を依頼される」とか「必要な情報を都度引っ張り出す」というのであれば、使う機能は【選択クエリ】になります。
    選択クエリをより良く使いこなすには【リレーションシップ】を理解しておいた方が良いでしょう。

    但し、データ量が3千件程度までなら、ぶっちゃけExcelに貼り付けて集計したりピボットテーブル使ったりした方が、直感的に使えていいですよ。
    ※Excel2003までの行数は65,536行ですが、データ量が5千件くらいから処理負荷が高くなるように思います-意見には個人座があります-。

    やはりikeさんの言うように、「どんな仕事を求められているのか」によります。
    毎月Unionクエリを作りたい、というような職場なら、それは情報システムに相談した方がいいですけどね。(いるんですよね、そういう職場が)

    トピ内ID:4913458547

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    Accessをちょっとだけ使ったことがありますが

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    🐶
    まみ
    DBの構築・フォーム作成は主さんの業務内容に無いんですね。
    パートとのことなので、異動などではなく、新しい就職先でAccessを使うってことでしょうか?募集要領に「Accessを使えること」って記載されてなかったんなら、ただのデータ入力だと思うので、データを正確に(できれば早く)入力できれば大丈夫だと思います。Accessの場合、「あ、間違えた!」って時に「戻る」ボタンがありませんので、ミスったところからやり直しになります。時間や手間の無駄遣いにならないよう、正確さが求められると思いますよ。
    たぶん勤務初日にAccessの使い方は教えてもらえると思います。今、自主勉強しているなら飲み込みも早いでしょうし、データ入力がメインならAccessもExcelも変わりませんよ。Excelと違って入力するのと上書きされるのが同時進行で行われるだけです(だから「戻る」ボタンが無い)。

    トピ内ID:6724489710

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    抽出と集計

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    太陽と南風
    >Accessで収集した情報を抽出したり集計したりする業務があるようです。
    と言うことなので、本を買って抽出や集計のやり方を勉強しておけばとりあえずOKでしょう。

    >私がExcelを実務で使っていたとき、ピボットテーブルや関数のVLOOKUPを使うことが多かったので、、、
    これはあなたの過去の仕事がそうだと言うだけでどこでもそうだというわけではありませんね。こんなところで一般的な傾向を探るより、職場の方に聞かれた方が有意義な答えが得られると思いますが、仕事の詳しい内容などではなくてAccessの何を勉強しておけば良いですか?って感じで。

    トピ内ID:2219267252

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    データ触った方が早いかも

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    ike
    >まだ勤務前なので業務内容は詳しくは知らされてないのですが、業務内容のうち、
    >Accessで収集した情報を抽出したり集計したりする業務があるようです。
    >ikeさんが書いてくださっているように、データで欲しいと言われたり、
    >印刷して欲しいと言われたりすることがあると思います。

    それなら、選択クエリ中心で良いかと思います。
    削除とか更新クエリもありますけど、集計なら使う事殆ど無いので。
    あまりやり方に縛りが無いなら慣れるまで荒っぽく件数絞って(期間とかで)エクセルに吐き出したものをピボット集計してもいいと思いますし、どういう形でも表で結果が欲しいというだけならレポート機能もすぐには使えなくて大丈夫かもしれません。最初に現場で必死でやれば何とかなるかと。

    家にAccessが無いなら本読むだけしか無いですが、
    Excelがあるなら「外部データの取り込み」-「新しいデータベースクエリ」でクエリの編集を選択すれば、選択クエリの操作をざっとですが実体験できます。外部データの取り込み クエリでググれば解説とサンプルデータのあるサイトも見つかります。

    トピ内ID:8677746198

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    引き続き、ありがとうございました

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    🐱
    たぬき
    私のトピのために、貴重なお時間を割いて頂きありがとうございました!

    ○ねもさん
    ありがとうございます。クエリ実行時の注意喚起のMSG、注意します。削除クエリ等、くれぐれも気をつけないといけないなと操作していて思いました。

    ○RPGさん
    ありがとうございます。フォームフィルターやクエリで見たいレコードを絞り込む事はしそうです。ワイルドカードや比較演算子とかの使用方法を見ておきます。レポートも簡単なものは作れるようにしておきます。

    ○派遣ちゃんさん
    ありがとうございます。データ入力するだけではなさそうですが、そんなに難しいこともしない感じです。集計や検索をしてデータ出力するくらいだと思うのですが・・。

    ○細毛さん
    ありがとうございます。Accessの業務アプリがあって、決まったフォームに入力したり集計したりするだけの可能性もありますね。そうであって欲しいです。

    ○あさじいさん
    ありがとうございます。「毎月のように違う内容の集計を依頼される」とか「必要な情報を都度引っ張り出す」のが主体だと思います。
    クエリ、リレーションシップの理解を深めておきます。

    トピ内ID:5367416756

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    ありがとうございました。

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    🐱
    たぬき
    引き続き、ありがとうございました。

    ○まみさん
    レスありがとうございました。募集要項に、「○、○、○、○を使って資料を作れる方」とあり、その中の1つにAccessが入っていました。「資料を作れる・・」なので、DB構築やフォーム作成は求められてないようです。
    「Accessの場合、「あ、間違えた!」って時に「戻る」ボタンがありません・・」は、本当にそうなので、気をつけたいと思います。

    ○太陽と南風さん
    レスありがとうございます。抽出や集計のやり方、勉強しておきます。
    本当に、職場の方に聞くのが一番だと思います。ほかの仕事の話に移ってしまってAccessのことあまり聞けませんでした・・。
    しかし、皆さんのレスでだいぶん方向性が絞れました。

    ○ikeさん
    2回目のレス、本当にありがとうございます。
    選択クエリ中心ですね。抽出や集計が主だと思うので、削除や更新クエリは確かに使わなさそうです。
    レポートになれないうちは、Excelデータとしてエクスポートして、Excelで体裁を整えて出力するというのでも有りかもしれませんね。親切なアドバイスありがとうございます!

    トピ内ID:5367416756

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