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    事務職の凡ミスを減らしたいです

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    ペコちゃん
    仕事
    よろしくお願いします。

    20代後半の派遣社員です。
    事務仕事の多い職場に転職してから7か月が過ぎました。しかし、凡ミスが多くて周囲に迷惑をかけ、情けない毎日を送っています。押印が抜けていたり、FAXの送信もれや書類の渡し忘れなど、自分が凡ミス女王だと自覚しているので、ひとつひとつ慎重に指差し確認、何度も見直したりするようにしているのですが、仕事が重なって余裕がなくなったりすると、どうしても凡ミスを防げません。

    そこで皆さまにお聞きしたいのは、このようなミスはさらなる努力や工夫によって、もっと減らすことができるかどうかということなんです。
    私は、事務ができないなどというのは自分への甘えだと思っていたのですが、事務職歴が長い友達は、「事務にも向き不向きがある。向いている人はそれほど必死にならなくてもほぼ完璧にこなせる。ペコちゃんは必死になっても凡ミスが目立つということは、もともと向いてないのかも」と言います。

    私は今まで、受付や電話オペレーターなど、事務職のウェイトが少ない仕事しかしたことがありませんでした。今回縁あって事務職をすることになったので、私としては続けていきたい気持ちがあります。が、このまま凡ミスがなくならず周囲に迷惑をかけ続けるのも心苦しいです。

    皆さまはどのように思われますか。ご意見をよろしくお願いいたします。

    トピ内ID:9841929675

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    私も鈍くさいですけど

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    ハミルトン
    確かに人には、向き不向きはありますが、この仕事の期限内は責任をもって頑張るべきです。

    自分のミスのツボを把握し、少なくとも同じミスを繰り返さないこと。私も鈍くさいですが、若くもなく、周囲が冷ややかになる一歩手前ギリギリです。仕事のメモを書く。落ち着いてやる。確認する。とにかく誠意をもって仕事をするしかありません。

    トピ内ID:6005762009

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    減らせると思う

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    ありこ
    たしかに向き不向きはあると思います。

    しかし、不向きな人でも、工夫や努力次第で、減らせると思います。

    気づいてらっしゃるかと思いますが、余裕がないときほど、ゆっくり落ち着いて確認したほうがいいです。急いだ結果ミスをすると、結局は非常に時間をロスします。

    あとは、チェックするとき、細かく分けてチェックしたほうがいいです。たとえば「○○を△△する」という作業があったら、それをひとかたまりでチェックするのではなくて、「○○」と「△△」に分けて、一つずつチェックするのです。

    やる気があれば、必ず向上すると思います。

    トピ内ID:7121336926

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    んー

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    🐤
    花音
    パニックになりやすいのかもしれないですね。
    よく間違う箇所をふせんに書いて机に張るとか
    マーカーを活用するとか。
    同時進行はダメです。
    一つ一つ確実に。
    迷惑ならみんなかけてますから。
    三か月もすると回し方に慣れてくると思いますよ。

    トピ内ID:1628806098

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    ふせん

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    元・凡ミス女王
    トピ主さんの気持ち、よ~くわかります。

    私も以前はよく凡ミスしてました。
    ホント情けないやら申し訳ないやらで、気持ちが沈みますよね。

    私がそこで考えたのが、「どんな小さな仕事でも、ふせんに書いて張っておく」です。

    毎日私のパソコンのディスプレイ、ふせんでいっぱいです。
    「○○への押印」「○○へのFAX」など、書いて張っておくだけで、イヤでも目につきます。

    すっかり忘れていた仕事でも、ぱっとふせんが目に入り「そうだった!」と思い出したことが何度あったことか。

    特に忙しい新年度などは、パソコンのディスプレイ一周分、ふせんが張られてました。
    緊急性の高いものからこなし、済んだものはさっさとはがすのです。

    あと、卓上カレンダーを用意して、予定や書類の締切日などを書いておくこと。
    そして毎朝まずカレンダーのチェックをして、今日何をしなければならなかったかを把握しておくことです。

    凡ミスは誰でもします。
    だからどうやって防ぐかを考えればいいんじゃないかな。


    事務は慣れれば楽勝。
    がんばってね!

    トピ内ID:5801568848

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    チェックシートを作ってみる

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    ありえ
    凡ミスをしたら、したことをチェックシートに書き込み、その行為をするときに、チェックシートをみて
    「ああ、そうそう」
    と思い出すようにすると、自然に少なくなってくると思います。
    あとは、付箋活用です。
    ミスしたら、付箋に書き込んでペタ。
    それが貼っていると、意外に気になると思います。

    とりあえず試してみてはどうでしょう?

    トピ内ID:9227161012

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    書き出して貼っておく!!

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    りんご
    経理を担当していました。自分で言うのもなんですがミスはほとんどしたことなかったです。

    たぶんトピ主さまは注意力散漫か記憶力があまりよくないほうではないですか?
    あっちやって、こっちやってとかしてないですか?
    あ!!忘れてた!!とかないですか?

    1度に色々な仕事が来てしまって大変かもしれませんが、自分の中で順番を決めることが大切です。
    まずこれをやってから、こっち。みたいな。

    指さし確認されているとのことですが、それも同じ順番で確認していますか?

    何かをし忘れることが多いなら、その忘れがちな項目を書きだしてデスクの見えるとこに貼って置くといいのでは?

    で、必ずその書き出した項目を確認しながら作業するとか。

    人間ですので完璧は難しいですが、どうしたら防げるかを考えることも仕事の内ですし、それは自分の仕事の仕方、考え方、行動パターンをよく分かっている自分にしかできませんよ~☆

    頑張って!!

    トピ内ID:1763998624

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    コツは自分フローを作ること

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    😢
    アイス
    こんにちは

    > ひとつひとつ慎重に指差し確認、何度も見直したりするようにしているのですが、仕事が重なって余裕がなくなったりすると、どうしても凡ミスを防げません。

    単発なら注意できるけど、複数並行にとなると注意が不足するってことですね。
    人間なんて腕は頭は1つ、腕は2本の身1つで動いているので、複数を完全同時に片付けるなんてまずムリですよね。
    なので、私は↓の3つを意識してます。
    ・重なった仕事の優先付けをする(内容と緊急度・難易度に応じて)
    ・↑の優先付けに応じて段取りを組む(待ち時間の間に他事項の一部ができないかを確認)
    ・あとは一つ一つを丁寧、確実、かつ迅速に片付ける(早くてもミスがあると意味がない)

    急いでいるからといって雑になってミスをすると、その修正により段取りが崩れて余計な時間がかかってしまいますので。
    ミスした場面について、自分の中で再発防止策を講じて脳内シミュレーションは私には結構有効です。

    あと合格点に達しない凡ミスは仕事の結果としては「できなかった」と同じ。
    ミスの内容に重要度を付ける考え方は改めた方が良いかと思います。

    トピ内ID:9220743441

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    仕事はリズムです。

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    😠
    butti
    確かに事務に向き・不向きはあります。

    が、書かれているミスだけをみると、仕事の段取りをまだ自分自身で組めれない。
    トピ主さん一人があたふたしているように取れます。

    当ってないかも知れませんが、、、

    仕事の段取りを考えてますか? デスクは綺麗に片付け・整理されてますか?

    言われたから直ぐしなくちゃと思って、あれもこれも同時にしようとしてませんか?(これが一番注意)

    ただでさえ、事務は自分の仕事の最中でも他の人から用事を頼まれたりして、その作業を中断せざるをえない場合が多いです。
    (これはミスが増える要素)

    先ず、デスクの整理整頓をする!

    そして、三つのスペースを作る。(机でもどこでも、目に見える場所)

    1朝に自分の抱えている作業の段取りをとる。
    (一番先にしなければいけない順から、資料を積んでおく)

    2終了していない作業をおいて置くスペース。

    3完成して資料が渡せる。もしくはファイリングする資料を積んでおくスペース

    続きます。

    トピ内ID:4140087629

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    仕事はリズムです。2

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    😠
    butti
    続きです。

    *人から仕事を振られたら、○時までに(必要)ですか?と聞く。
    それによって自分で段取りを組む。


    *頼まれたFAX送信なら、FAX送信後席に戻ったらタイマー(用意)でもして、後でビジーで戻ってきてないか確認。自分の分なら先方にFAX送信しましたが届いてますでしょうか?と確認の電話を入れる。

    *印の忘れは、デスクの目の付くところに「印」と貼って席を立つ前に見えるようにしておくとか。

    *書類を渡さなければいけない場合は、書類に付箋で「○時に△△さんに渡す!」と赤字で書いて貼っておくとか。


    とにかく段取りが組みやすく、また自分のものになるまで、目のつくところに付箋を貼りまくる「○○忘れるな!」とか。

    席を外す時も、席に戻ってきた自分が困らないようにメモで「○○の途中だよ」と書いておくとか。

    長々とすみません。思いつくまま書いてみました。
    仕事はリズムです。あれもこれもとすると必ず!ミスが増えます。

    これが、体に染み付けば大丈夫。慣れてくれば体が勝手に動き出すようになります。

    トピ内ID:4140087629

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    チェックチェック!

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    🛳
    bluesky
    人間は間違える生き物ですが、仕事のミスは減らしたいですよね。
    主さんは、ミスをする、という自覚があるので、それはとても
    良いですね。
    自分の欠点は何か、気づいているから改善出来るのですよね。

    先ずいつでも、しっかり確認する習慣をつける。
    落ち着いてあわてないこと。
    そして、ミスする理由を探す。
    それをどうしたらなくせるかを考える。
    ミスをチェックする機能を自分で作る。

    私は一人で事務をやっているので、最終の細かい数字合わせも
    自分でチェックしなければならない事もあるので、
    そのためのチェックシートを作りました。
    こことここの数字が合えば、間違いない、とか。

    やる気さえあれば、出来ます。

    何故、間違うのか、間違いを見つけるにはどうしたら良いか、
    それを防ぐ方法を編み出したら、ミスは減るのではないでしょうか。

    そうすることで、仕事もしっかり覚えますし、格段にやりやすくなります。
    諦めないことです。
    頑張って!

    トピ内ID:2479699375

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    初めはみんなそうです

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    パートのおばちゃん
    私もホテルのフロントしか経験が無く、一般事務の派遣を始めた時はぺこちゃん様と同じでした。
    今思うと、自分に自信がなく人の目を気にして仕事をしていたからではないかと思います。
    まずは、ひとつの仕事に集中すること。皆さんの言われるように、仕事の優先順位を決めて、いつまでに完了すればいいのかを確認しましょう。
    それとミスは誰でも起こす可能性があり、それを人に指摘される前に自分で修正できればOKと割り切ることです。
    私は周りを気にして、人に良く見られたいと格好つけているときにミスが起きていた気がします。
    「派遣社員は即戦力だからミスをしたらクビになる」とか考えて緊張するとパニックになりますよね。
    同じ業務を繰り返ししているうちに段取りを覚え、緊張しないでも仕事ができるようになりますから、心配しないでね。

    ぺこちゃん様の前職で得た知識と経験は今の仕事でもきっと役に立っているはずです。
    私も凡ミスをしますが、電話応対はフロント時代の経験が役立ち60歳近くになっても会社で一番と自負していますよ。
    一緒にがんばろうね。

    トピ内ID:0525966431

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    トピ主です。

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    ペコちゃん
    皆さま、アドバイスをありがとうございました。

    「向いていないので辞めるべき」というレスが多くつくだろうと思っていたのですが、具体的な策を伝授して励ましてくださる方ばかりであったこと、大変嬉しいです。

    付箋を貼り付ける作戦はいいですね!
    今まではメモに書いていたのですが、そのメモ自体もどこかに行ってしまったりして結局あたふたする材料が増えるだけでした。でも付箋なら目立つし、貼り付けられるのでなくならない! これからおおいに活用していきたいです。

    同時進行はだめで優先順位をつける……は、わかっているようでできていなかったことです。改めて言われると本当に納得で、常に自分に言い聞かせます。

    ミスの原因を追及して、それを防ぐ方法を考える……生活全般において言えることかもしれないですね。ここ数日間は、ゆっくりでもいいので落ち着いて処理する、処理したものをさらに慎重に再チェックすることを心がけています。慎重になりすぎて顔が怖くなっているかもしれませんが(汗)

    多数の効果的なアドバイスを本当にありがとうございます!

    トピ内ID:9841929675

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