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    初めての受発注業務ですが、メモを取るなと言われます

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    カール
    仕事
    まとまりの無い文章になってしまい、申し訳ございません。
    私は今月から営業アシスタントとして受発注業務に就きましたアラフォー正社員です。実質は勤務4日目です。
    前職はクレジット会社で督促とクレジット会社の関連事務をしていました。
    初めての受発注業務に必死にメモを取っているのですが(前任者が2か月の引き継ぎ予定)「メモは取らなくていいですよー」「メモはいいですから頭の片隅に置いて置いてください」と仰ります。その割にはその内容が受発注業務の中で通常の流れではないイレギュラーな会社の対応についての処理方法が多く、それが2つ3つの行程ならいいのですが「Aという伝票が郵送で届いたらBとCの何か所かをチェックをしてAを見ながら端末のこの部分に5,6個の項目に入力したらあそこの引き出しへ入れて、Bはどこどこにある『○○』という赤のファイルにしまって、Cは『○○』という緑のファイルにしまい、ここまでやったら、あそこにファイリングされてるD伝票は破棄しちゃっていいです」という内容だったりします。
    そして翌日「昨日説明したメーカーのA伝票が来たからやってみて」と言われ焦るという状態です。なので説明を聞きながら前任者の説明を止めないようにささっと走り書きをするようにしているんですが「あ、いいです。メモしなくって」と都度言われると困ってしまいます。とは言え行程の長い処理の方法については「すみません」と謝りながらささっとメモを取っているんですがあまりいい顔をされません。お客様やメーカーなど会社によってのイレギュラー対応が非常に多く、失敗して手配ミスをしては…と考えるとメモを取らずにいることが怖いのですが、話の流れを止めずにでもメモを取ってはいけないでしょうか。どうしたらいいものか考えています。一生懸命に教えてくださるのできちんと引き継ぎたいと思っているのですが。

    トピ内ID:4467443832

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    メモはとりましょう!

    しおりをつける
    syusyu
    引継ぎでメモをとるのは当然です。
    むしろメモしない方がいたら、そちらの方が心配です。
    行程が複雑なら尚更です。
    メモの必要がないと言うならマニュアルがあるんですよね?


    前任者がどんな方なのか(辞める?異動?)不明なので
    あくまでも妄想ですが…わざと意地悪で言っているような。

    メモを取るほどの話しではないですよ~それくらい簡単な事ですけど(笑
    みたいな感じです。

    私なら(私40代前半)
    「年齢と共に記憶に自信がないのでメモを取りますので宜しくお願いします」
    と説明を受ける前に言います。
    毎回言われるのなら、毎回言います。


    だってその後、困るのは自分ですから。

    トピ内ID:6585053537

    ...本文を表示

    それは困りますね

    しおりをつける
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    葛城
    引継ぎ中なのにメモを取るなですか・・・。
    私は書いてそのメモを見ながら頭の中を整理するタイプなので、もしそんなこと言われると困っちゃうな~。

    でも、何でメモしなくても良いって言うんですかね?
    メモなんてしなくても一目で判るようなマニュアルでも存在するのかなぁ。
    単純に自分が簡単に覚えたからそう言ってるとか?
    それとも何か意図的に意地悪してるとか・・・。

    まぁ、考えても判んないですよね。だから私ならその前任者が良い顔をしなくても書いちゃうかな。
    聞いただけで全部間違えずに覚えるなんて絶対無理だし、その後は自分の責任になるんだしね。

    メモ取らなくってもいいですよーって言われたら、忘れちゃう(or間違える)と困るんで、メモさせてくださいーって言ってみては?

    トピ内ID:9829640460

    ...本文を表示

    メモとって当たり前。

    しおりをつける
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    xxx
    メモとって当たり前ですよ。

    だってわかんないのでしょう。

    その人、ひょっとして悪意があるのでは?
    主さんが後で困って自分を頼ることで自分の存在意義を見出そうとしているのでは。

    いやな顔をされようとも『私、頭わるいですから』とでも言ってメモ取るべし。

    最終的にはその人がいなくなっても仕事が遂行できることでしょう。
    そのために必要なことはドンドンやるべきでしょう。
    それがアナタの仕事でしょう。

    トピ内ID:4550549189

    ...本文を表示

    あのですね

    しおりをつける
    blank
    ここ
    メモ必要な仕事内容と要らない内容があります。
    指導してる人が何故
    メモを取るな… と言うですが多分
    メモを取られると耳が疎かになるからです。せっかく行動しながら説明してるのにあなたはメモしてる間、見てます?聞いてます?

    頭にたたきこんで終わってから思い出して整理しながらメモして下さい。

    トピ内ID:9392420163

    ...本文を表示

    臨機応変に

    しおりをつける
    tako
    まあ相手の希望がメモを取るなって事だから
    説明中は止めておいたら?

    説明中にメモが取りたくなったら
    指を折っていって、ポイントが何項目あったか覚えておく

    説明が終わったら、折った指の数だけ思い出して
    メモに書いておく

    どうしても思い出せないものは
    とりあえず諦める

    トピ内ID:7869627342

    ...本文を表示

    それは...

    しおりをつける
    💤
    ひるあんどん
    40代男性です。

    それはこんなところで相談するよりも、上長に相談すべき事です。更に言えば、本来であれば手順書やマニュアル等にて明記すべきことがらです。少なくとも口頭だけでのやりとりは危険です。

    前任者はとにかく『一通り説明はした』と言う実績を作りたいだけではないでしょうか?あなたの理解を求めているわけでもないように感じます。

    前任者以外にその仕事を熟知している方がおられるのであれば良いのですが、前任者に任せっきりな場合等は貴方が困ることになりますよ。

    正直、メモしたいて下さいね~...なら判るのですが、メモは取らなくていいですよ~って、どう思って言っているのでしょうね。不思議です。

    トピ内ID:4034600714

    ...本文を表示

    そうそう!

    しおりをつける
    💤
    ひるあんどん
    私も仕事で会議の議事録を作る時に使いますが、ボイスレコーダーなんかを使う手もありますね。で、後から紙にメモると言う手も。

    トピ内ID:4034600714

    ...本文を表示

    私でしたら・・・

    しおりをつける
    🐶
    茄子の煮物
    私も結婚後再就職し、やはり初めての職種での引き継ぎで
    同じ様な事を言われ、悩んだ事を思い出しました。

    私の場合「メモを取るな」と何度も言われても
    「うまく頭の中でまとめられなくて・・・。申し訳ありませんが
    メモを取らせて頂きますので」と、しっかりメモしていました。

    穿ちすぎかもしれませんが、前任者の方の中には
    自分より仕事が出来ると思われわたくない・・・とか
    前任者は仕事が出来る人だったのに。と代わってしまう事を
    惜しまれたい・・・という様な感情を持っていらっしゃる方もいるので
    (私の場合そうでした)要注意だと思います。

    いくら、メモは必要ありませんよ~と言われても
    翌日にややこしい受注をやってみて。と
    言われてしまうのでしたら、何と言われようが
    メモを出来るだけ取っておいて、時間のあるときや
    家に帰ってからでも、まとめておいた方がいいと思います。

    私はメモを取って、家で復習(笑)をしていたおかげで
    何とか乗り切る事が出来ました。

    トピ主さん、今後の為にもご自分の理解し易い方法で
    引継ぎ、頑張って下さいね。

    トピ内ID:0330488346

    ...本文を表示

    確かに困るけどわかる気もする

    しおりをつける
    blank
    K
    結局のところ前任者さん本人に理由を聞かないとわからないのですが。

    もしかしたら前任者さんは
    「自分が今やっているやり方を標準の手順にしてほしくない」
    と思っているのかもしれません。

    実は私が「標準の手順にしてほしくない」タイプです。
    私は経理で、色々な物事が曖昧な会社に就職しました。
    経理の手順を整えるとそれに絡む業務フローも改善しなければならず、結局営業から受発注までほぼ全ての業務フローを整えるハメになりました。
    ちゃんと担当の事務の人がいる中、やったことのない業務のフローを作り上げるのは結構なプレッシャーです。

    経理の手順でさえ
    「私の世界は狭い。他の会社ではもっと効率のいいやり方をしているのでは」
    と思い続けているわけで、そんな中
    「Kさんがそう決めたから」と言って素直にその通りやってくれる担当事務の人には、ありがたいけれど同時にちょっと怖いわけです。

    ですので、後任には1から10まで手順を引継ぐつもりはありません。
    「最終的に試算表ができればいいので、やり方はどんどん変えて下さい」
    と言うつもりです。

    カールさん
    「どうしても省けない手順」を聞いてみたらどうでしょう?

    トピ内ID:2616923042

    ...本文を表示

    「上司は頭で覚えろ」と言っています

    しおりをつける
    🐶
    レイモンド
    頭で覚えられないのなら、辞表を出しましょうね。

    トピ内ID:7344930449

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