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    秘書の方へ質問。上司のスケジュール管理のやりかたがわからない

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    😑
    マクロファージ
    仕事
    転職で部長づき秘書になりましたが前職では秘書経験がなく部内の雑用係(文房具買って、とか電球取り替えてとか)しか経験がなくて困っています。
    とくに部長のスケジュール管理のコツがわからず困っています。

    うちの会社ではoutlookのカレンダーを利用して部長のスケジュール管理をしてます。そしてそのoutlookは部長も閲覧、確認ができるので秘書検定のテキストにあるような「毎朝、その日のスケジュールをプリントアウトして上司に渡しましょう」という業務はありません。

    この前提で質問します。
    1部長が外出中に他部署の方から電話がかかってきて「部長と会議したいのだがスケジュール今日、いつあいてる?」と聞かれたとき、私はoutlookのカレンダーを見て「午後○~×時まで空いてます」と勝手に答えてしまっていいんでしょうか?
    本来なら部長に確認しないといけないんでしょうけど外出中は確認できないしどうすればいいんでしょうか?
    2すでに予定が入っている時刻に外部から「部長のお時間をもらいたい」と聞かれたとき、すでに予定が入っているのだから問答無用に断っていいんでしょうか?それとも部長としては新しい予定を優先させるかもしれないので、一応部長に確認してからのほうがいいのでしょうか?
    3他部署の部長大勢が参加される会議のスケジュール調整をしていた時先輩秘書に「あなた、全員のスケジュール合わないからって、では来週、そこでも合わなくてその次の週・・ってやっていて、スケジュール管理の意味わかってないね?」と言われたのですが、どういう意味でしょうか?参加者のスケジュールが合わない以上、次の週に移すしかないですよね?(ちなみにface to faceの会議で不参加者にはあとで資料配ればいい、という状況ではないです)。

    トピ内ID:6932924651

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    相談

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    🐤
    ジヘ
    元社長秘書です。

    1)部長の不在時に秘書が予定を入れてしまっていいかどうかは、事前に部長に確認しておき、その指示に従うべきです。

    2)既に予定が入っている場合は原則としてお断りします。
    しかし、相手が大事なお取引先だったり、他の日時にできないような場合、部長に確認し、後から先方に連絡するべきでしょう。

    3)会議はコアメンバーの都合を優先して日程を決めます。
    それ以外のメンバーは出られなかったら、予定を調整してもらうか、欠席となります。
    どうしても全員が出席しないといけない会議の場合は数ヶ月前に予定を組んでしまいます。

    分からないことは独断で進めずに、先輩秘書や前任者に相談して、教えてもらうといいと思います。

    トピ内ID:7095111110

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    やりかたはそれぞれですが。

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    blank
    匿名ちゃん
    元執行役員秘書です。秘書検定はとってません。

    わたしの場合ですが、共通のスケジューラがあっても毎朝ご予定の確認をしていました。
    スケジューラには入れられない秘密の予定があることがありますので。
    ご出張の場合は戻られるのか、戻られる場合には何時頃着の予定かを確認していました。

    トピ主さんとすでに前提条件が違ってしまっているのですが、
    1.ご予定を見て、OKかどうかを判断して答えていました。外から戻られた時点でアポが入っていることをお伝えしていました。
    2.外部というのは社内の他部署?他社?他部署であればほかの時間ではダメかを先方に確認、他社であれば役員に確認して折り返しのお返事を差し上げていました。
    3.2通りあるかなぁ…。定例会議であれば、過去のスケジュールから開催日を予測、仮押さえしておく。
    そうでないのであれば、すでに入っている予定を移動していただけないかをお願いするってところまでやって、スケジュール管理かなと思います。

    トピ内ID:8168250746

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    がんばって!

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    🐤
    りんご
    秘書歴8年です。

    まだなられてから日が浅いんですもの、しょうがないです。

    部長のお仕事の内容への理解が深まれば、うまく調整できるようになります!

    最初は確認を繰り返して慎重に進めるのが一番です。

    理不尽なことが多い仕事ですが、お互い頑張りましょうね!

    トピ内ID:2290684865

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    私の場合は

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    🎶
    vivi
    元役員秘書です。

    私は毎朝、一日の予定をプリントアウトして一緒に確認してもらう
    事から初めていました。
    そこで色々指示を貰ったりもしていましたし。
    会議の多い方についていたのでこちらから他の役員の秘書さんに
    空き時間の確認を取る事も多かったのですが、自分が空き時間の確認を
    された時はざっくりとした時間を相手側に提案していました。
    予定を教える事はいけない事ではないと思いますよ。
    スケジュール調整は大変ですもんね。

    例えば出張やお出かけ前は慌てて出かけて行かないように
    30分前には何の予定も入れないようにする。
    どうしても時間が取れないけど急ぎの用事がある場合は
    早朝・ランチミーティングの提案など。

    あ~秘書かあ・・・懐かしい。
    頑張って下さいね。

    トピ内ID:4551808976

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    ありがとうございます

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    😑
    マクロファージ
    ご回答くださった皆様
    お礼が遅れてしまい申し訳ありません。
    秘書って残業多すぎです。

    部長の不在中に予定を入れてしまってよいか?を、部長にお聞きするのが一番無難そうですね。(「そんな常識的なこと、聞かなくてもわかるだろ!と怒られたらどうしよう)。
    スケジュールには入ってない秘密の予定が確かにあります。
    だからうかつに入れられなくて怖いです。

    先日、部長、予定を入れてはいけない時間帯はありますか?とかお聞きしたことはあるのですが、「空いてれば入れていいよ」というお答えでした。
    でもそれにしては予定表は空白なのに行方不明になったりされるんですけど・・・・。ハァ・・。

    秘書検定テキストには、言葉遣いや来客時の応対のしかたなどが載っていますが、なぜかスケジュール管理については薄いというか、あまり書いてませんよねー。

    じょじょになれていければと思います。
    どうもありがとうございました。

    トピ内ID:6932924651

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