郵便物の仕分け　信頼される確実な仕分け方法

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🙂

mirii

2012年09月05日 10:46

仕事

毎日自分の部署に届いた郵便物を仕分けをしてそれぞれの担当者に渡しています。１日４０通前後です。担当者Ａが、ある書類が届いていないと問合わせたところ、お客様は２週間程前に送ってもうとっくにこちらに着いてる時期だと言われたらしく、担当者Ａが、保管してある開封済み封筒に開封漏れがないかと、他の書類に交じっていないか調べていました。そう言われると、仕分け係の私も不安になり一緒に探しましたが見当たりませんでした。個人情報に関する重要な書類が多いので、仕分けの際は十分に注意しています。デスクは片付けをしてから仕分けを始め、全部開封後にもう一度開封漏れがないか慎重にチェックを行っています。担当者Ａから、いつもどこでどういう方法で仕分けをしてるのか尋ねられたので、開封して担当者ごとにクリアファイルにまとめて、最後に開封漏れがないかチェックしてる旨説明しました。開封後の封筒は１月程保管、一部他の部署も渡すものがあり全ては揃っていません。今後仕分け係として仕分け方法に問題がないかミスがないかを疑われたくはないので、郵便物の担当者への信頼される確実な仕分け方法があればお知恵をお借りしたくトピを立てました。

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面倒かもしれないけど

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piyo

2012年09月05日 16:34

以前の会社では、受け取った手紙を記帳してました。日付郵便の種類（普通・書留・メール便など）相手の会社・個人名あて名おおよその内容（契約書・パンフ・資料など）毎日、面倒だったけど結構役に立ちましたよ。

トピ内ID：0955677275

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配送会社の配達ミスもありますよ。

ゆこ

2012年09月06日 11:49

先日、同様のことがあり、調べた結果、配送会社(郵便局ではない、メール便です)の配達ミスでした。そういうこともありますよ。受け取った日、通常便か速達か？送り主や受取人、可能なら簡単な内容、封筒の色や形状まで、リストにするしかないですね。でもそこまでやれば、｢絶対に受け取ってない！配送会社の配達ミスでは？｣など、自分に自信が持てると思います。

トピ内ID：7615946200

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スキャンする

lotus

2012年09月06日 12:05

一日40通もあれば結構手間になりますが、封筒と書類の一ページ目をスキャン、それを両面印刷して、担当者に渡す時に日時とサインを貰う。封筒を捨てる時は、三辺切り開いて、封筒を裏返しにして捨てる。（これで封筒の中に書類が残したまま捨てるという事は100％防げます。 10年くらい前は、全部ノートに書いてましたね～。

トピ内ID：3034732798

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なぜ開封するの？

まや

2012年09月06日 15:31

封筒のまま本人に配れば、ミスが少ないと思います。または、部署の配達物入れを作って、部署に届けてくれる人に直接そこに入れるようにしてもらい、担当者が各自で定期的にチェックしてもらようにすれば、トピ主さんも痛くもない腹を探られなくていいと思います。自分本来の仕事に集中できますし。郵便物を配るのが本職なら、記録するしかないでしょうね。でも、記録し忘れてないかのチェックもしないといけません。いくつかの職場で働きましたが、個人宛の配達物を開封してから配る職場は初めて知りました。職場の長かトピ主さんが中身を検閲するんですか？それとも私が世間知らずなんでしょうか？

トピ内ID：6227620676

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参考までに

おばさんです

2012年09月06日 16:47

40歳代後半の既婚者でフルタイムで経理事務をしています。郵便物の仕分けも業務の一つです。私の会社の場合を。郵送書類等回覧確認一覧表(仮称)をエクセルで作成。種類(請求書等)・日付・郵送元名称・番号(請求番号等)・書類内容(例・○月分△業務) 処理日時・担当者名・検印者名・書類戻り日時　を入力できるシートを月別で管理してます。最後の戻り日時が空欄なら私の処に書類が戻ってない事になりますから後追いで随時確認します。因みに郵便物等の書類は各人の机の上には一切置きません。何処に書類が紛れ込むか判らないし「間違いなく置きました」「机にはなかった」と言っても埒があかないので。各人別に受け渡しのトレイを1ヶ所に纏め其処に郵便物を入れ朝夕の一日2回は必ず各々のトレイを確認する様指導してます。因みにFAXで遣り取りする書類に関しては専用のフォルダを作りスキャナーして其処に保存しています。ここでも↑と同様に返信の有無等管理してます。参考にして下さい。

トピ内ID：6960882157

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開封しない

金魚

2012年09月07日 17:51

開封して、中身だけを個人に配っていたら、紛失してもわからないでしょう、部署ごとにトレイを置いて、まとめてそこに置いていき、個人がそこのトレイを毎日チェックして、自分あての郵便物を取るようにすれば

トピ内ID：8920564523

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開封？

明日は晴れ

2012年09月07日 19:49

開封して、中身だけを担当者に配り、封筒はトピ主さんが保管しているんですか？なぜそんな手順なんだろう…。無駄が多すぎですね。普通に開封せずに担当者に配るのはダメなんですか？まぁ、面倒ですが一覧表を作っておいて、受付日毎に・発送元・配達会社・発送先(担当者名) を控えておくと良いでしょう。更に念を入れるなら、それぞれ受領印を押してもらう。－－すべての郵便物に受領印は現実的じゃないけどね。例えば、親展とか速達とか請求書とか重要書類のみ、受領印をもらう。何か背景があるのかも知れませんが、開封は止めた方が良いです。どんなに注意していても、紙と言うのは意外な所に落ち込んだり挟み込んだりしちゃうものです。そして、開封してクリアファイルに入れて…ってその作業が無駄。あなたのお仕事、そんなに暇なんですか？

トピ内ID：1663509113

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わかります

ぐりむ

2012年09月08日 11:08

私も同じ仕事の経験があります。開封すると言う事は同じ封筒に違う担当者への書類があるのだと思います。私もイロイロなやり方を考えました。なので、全ての書類を書き出した物に受領印をもらうのが一番責任は問われないと思います。私の場合書類のりょうが多すぎてあきらめましたが。でも、わたしは自分でやってみて、 >デスクは片付けをしてから仕分けを始め、全部開封後にもう一度開封漏れがないか慎重にチェックを行っています。このやり方で十分だと思います。できれば二人体制ならチェックは別の人ができればいいと思いますがだいたいこの仕事は一人ですよね。この仕事をしているとどうしても必ず行方不明になる書類は出てきます。あっては行けない事ですが。できるだけ少なくする為には、常に自信を持って仕分けする事だと思いますよ。書類が無い時は仕分けした人が一番疑われますが、原因としては 1　送られてない２　郵便局などこちらに届くまでの郵送上のミス３　仕分けミス４　担当者のミスなど色々考えられる中の一つです。一緒に探す事はもちろんですが必要以上に責任を感じないでがんばって下さい

トピ内ID：0421236676

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大変ですね

おーたち

2012年09月08日 13:10

開封するなとかいうレスがありますが同じ種類の書類が入ってるわけじゃないので開封して各担当者に渡す必要性があるって事ですよね。新入社員として入る時も皆さん普通にいろんな書類出しましたでしょ小さい会社なら一つの部署でいいかもしれませんが大きな会社だと担当者ごとに別れてる場合があるため結構そういう仕事ありました。暇でなく、開封して渡す仕事なんですよ世間知らずだと言ってる方は小さい会社のやり方が全てじゃないんですよ～余りにも主さんに失礼な方が多くてビックリです勝ってに郵便物を開封してるわけないでしょ

トピ内ID：0286040125

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私も同じ仕事しています

桃子

2012年09月09日 11:01

私の職場では、エクセルに記入しています。日付差し出し人内容種類(宅配便・郵便・速達など) 宛名人仕分けた人もちろんこちらから出した場合も同じように記入しています。開封して中身をチェックした後はまた封筒に戻して担当者に渡しています。郵便事故ということもあるので、気をつけていても難しいのですがね。頑張ってください。

トピ内ID：3693262062

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写真で残したら？

りぼん

2012年09月14日 11:32

４０通くらいなら、文字が判別できる解像度で、数通づつに分けて真上から撮影しては。PCに年月日でフォルダを作ってそこに入れていくんです。保管期限が過ぎたらフォルダごと削除。ちゃんと届いている事がわかれば良いので、わざわざエクセルに手入力する必要はないのでは。高解像度すぎるとHDDの容量を食うのでご注意を。

トピ内ID：0419315218

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到着管理簿

🐱

匿名

2012年09月16日 17:04

封筒も一緒に各担当へ手渡しするので、トピ主さんの会社とは違い封筒は残りません。日付、差出人、郵便種別、問い合わせ番号、配布部署、担当受領印このような項目のエクセル表を作成し、一つの担当へ郵便物と一緒に手渡し、受領印を貰い表を返却してもらったら、他の部署へ・・の繰り返しです。数が多いので担当毎に輪ゴムでまとめ、通数を付箋やメモで記しておきます。シャチハタ印を押した数と通数が一致すればお互い確認しやすいわけ。受け取った担当も、各々の到着管理簿へ記録します。私は授受両方の仕事の経験がありますが、現在は担当毎の到着管理簿と差出簿は共有フォルダのエクセル表に直接入力してシート保存、更新は私のみが担当、閲覧は担当ライン全員が出来るようにしています。

トピ内ID：0992350982

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