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    業務指示者のせいで仕事が進みません

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    ピオーネ
    仕事
    40代前半の女性です。
    現在の職場に契約社員として勤務して3年が経ちました。経理事務です。
    1年半程前にそれまでの業務指示者が異動になり、違う支社から
    異動してきたAさん(男性)が現在の指示者です。
    Aさんは私より5歳下です。

    私はAさんのアシスタントとして仕事をしているのですが、Aさんが
    ドンくさすぎて仕事が進みません。

    Aさんから回されてきた書類を元にしての伝票入力や請求書作成、表作成
    などが主な業務ですが、こちらから言わないとAさんから書類が回って
    こなかったり、回してくるのが5時前で「今日中にお願いします」
    だったり、またその書類が、請求書やら領収書やら請求資料(請求書
    を作る為の元資料)を分類せずにごちゃまぜにしてバサッと渡してきた
    り・・・。

    「部長から戻ってきたらすぐにこちらに渡してください」
    「もうちょっと早めにこちらにもらえませんか?」
    「ある程度分類しておいてもらえませんか?」
    とすでに何度か言ってみましたが、
    「え?あ、そうですね~」みたいな反応で、何が都合が悪いのかわかって
    いないようです。

    年下とはいえ上司ですし、あまり口出ししたくないので、どういう
    言い方や進め方をしていったらいいのかわからず悩んでいます。

    アドバイスがありましたらよろしくお願いします。

    トピ内ID:4782503293

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    開き直ることは?

    しおりをつける
    LR44
    トピ主様、おつかれさまです。

    >ドンくさすぎて仕事が進みません。

    過激なことを申し上げますが、仕事が進まなくなる原因は上司の方にあってトピ主様がフォローしているのであれば、フォローは止めて、無理な納期は諦めるというのはどうでしょうか?

    職場ではフォローまでトピ主様に期待されているのであればNGな方法ですが(良く聞く状況です)

    トピ内ID:0467143178

    ...本文を表示

    それってどうだろう

    しおりをつける
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    いずみ
    会社って貴方の都合で回すものではないでしょう?
    基本的に部下は上司の都合に合わせるものです。貴方は上司ではなく、上司はAさんなのですから、Aさんのやり方にトピ主さんに合わせるべきです。

    前の上司とやり方は違っていても、上司が変われば上司に合わせて仕事を変えるべきことです。前のやり方を要求するというのは、部下としては間違っています。

    しかもトピ主さんの要求、お願いのつもりで言っているのかもしれませんが、完全に上から目線ですよ。部下が言っていい言葉ではないです。

    現状の上司のやり方では仕事が回らないのであれば、今の上司に合わせた業務のシステムを検討すべきことです。そういうシステムをトピ主さんの方から提案していくべきことです。
    自分に合わせろというのは改善ではありません。上司を巻き込んで現状のシステムの問題点を確認し、改善するためのやり方を作り上げていくことです。

    合わせるのは貴方にではありません。上司に合わせた業務改善をしてください。

    トピ内ID:7232908647

    ...本文を表示

    もっと上に人に、苦情を言い続ける

    しおりをつける
    💍
    ピンク・サファイア
    こうした困った人は、多いですね~

    もっと上に人に、事あるたびに苦情を言い続けましょう。
    (又は、人事課に苦情メールを送り続ける。)

    これであなたの気も晴れるし、そのうち困った上司も転勤です。

    トピ内ID:4039930948

    ...本文を表示

    分類はさせない

    しおりをつける
    🐱
    分類と段取りができないってことですね。

    1、決済箱を作り、「部長から来た書類は、必ずこの中に入れてください」と言う。

    2、彼が作業をするのを待たず、トピ主さんが書類を彼の分も整えて、「ここに判子を押してください」と、押させる。
    (決済で彼が了承したことにする)

    これでも回らないなら、彼が仕事覚える気がないか、トピ主さんの話を聞いてないかと見なし、彼の上司に状況報告です。

    わかってはいるけど、慣れなかったり、他の仕事が忙しくて事務処理が回らないのなら、これで解決しないかな。
    これじゃあ残業ばかりで困る、と言うのなら、もう上司に報告でいい思いますよ。既に何回か言ってるんだし。

    トピ内ID:9920884491

    ...本文を表示

    ありがとうございます

    しおりをつける
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    ピオーネ
    レス、参考にさせていただきます。

    とりあえず、こちらからフォローするのはやめようかと思います。
    ただ、それをすると本当に締め切りギリギリにテンパってしまいます。

    残業代がつかないので、こちらも極力残ってまでやるのは避けたいと
    思っています。

    私がいる部署の上の方針で、1時間以上からでないと残業代をつけては
    いけない事になっています。
    しかも、3~40分で終わるような業務ばかりです。
    毎日、無駄に3~40分残っている気がして、Aさんにお願いしてみました。

    Aさんの仕事の手順でそうなっているなら合わせなければいけないかも
    しれませんが、明らかにこちらに渡すのを忘れているのです。
    毎日、「Aさん、○○そろそろやりましょうか?」と声をかけたら
    「あ、すいません、忘れてました!すぐ回しますんで~」みたいな
    やりとりでもうウンザリしてたんです。

    業務システムの改善提案は、単なる契約社員なのでできる立場にあり
    ません。そういう社風です。

    人事にメール攻撃はやってみたいのはヤマヤマですが、Aさんは縁故入社
    なので、効き目はないかと思われます。
    Aさんが上司である限り、サービス残業かな。

    トピ内ID:4782503293

    ...本文を表示
    トピ主のコメント(3件)全て見る

    日々お疲れ様です

    しおりをつける
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    ポリ
    私もトピ主さんと同じような立場で
    同じような上司の下にいた事があるので、すごくよくわかりますよ~。
    つまり、デキない上司がやって来たおかげで
    トピ主さんは仕事が進まず残業の日々なんですよね。
    しかも異動してきて既に1年半って…。
    たぶん改善はムリかな~。

    業務改善提案しろって、そんなの出来たらとっくに
    やってるだろうし、改善したらこの上司がデキる上司になるか
    といったらならないですよね、絶対。
    だからトピ主さんは相談してきてるのであって~。

    その上司、机メチャメチャ汚くないですか?
    片付けない人って、だいたい仕事も×だったりします。
    重要書類であろうが何であろうが、平気で無くします。
    トピ主さん、イヤじゃなかったら片付けてあげる
    しかないかもしれません。
    多分、トピ主さんに渡すべき書類も埋もれてしまって
    忘れてると思われます。
    自分が帰ろうと片付け出して、その書類が出て来て
    慌ててトピ主さんに渡してるんでしょう。
    その光景、目に浮かびます。

    トピ内ID:1979536008

    ...本文を表示

    Aさんのせい?

    しおりをつける
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    はあ・・・
    貴女はAさんのアシスタントで、

    >Aさんから回されてきた書類を元にしての伝票入力や請求書作成、表作成などが主な業務

    ですね。
    であれば、回ってくる書類の分類も貴女の業務では無いでしょうか?。
    前任者は親切で分類してくれたかもしれませんが、Aさんにとっては分類からがアシスタントの業務範囲なのでしょう?。

    また、書類が回ってこないのであれば貴女から声を掛ければいいだけです。

    貴女の上司の主業務は他にあって、それをアシストするのが貴女主業務ですので貴女がやり方を工夫するべきだと思います。

    トピ内ID:1926214654

    ...本文を表示

    トピ主です。

    しおりをつける
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    ピオーネ
    レスありがとうございます。

    ポリさん、すごいです!
    なんでわかるんですか?
    まったくポリさんの指摘された通りの状況です。

    「5時前に書類を渡される」のはまさにAさんが片付けていて
    見つけるようです。
    私に渡して「今日中にやっておいてください」と言って自分は
    さっさと帰るときがありますし。
    で、翌朝一番に課長に「これ出来てますんで~」と言って
    渡してます。

    ご指摘の通り、Aさんの机の上はゴチャゴチャにちらかっています。
    「○○やりましょうか?」と声をかけてから、1時間くらい経って
    やっと「これお願いします」と渡してきます。
    ゴチャゴチャの中から探して、他の人から声をかけられて、探してた
    事を忘れます。

    分類も業務のうちですかー。
    そうですよね、だから分類して渡してるのに、なんでそれがごちゃ混ぜに
    なって戻ってくるのか不思議です。
    同じ書類を何度も分類しなければいけないでしょうか?

    部長やさらに上の支店長クラスの承認後の書類をなぜかキャビネットに
    しまいこんでるんですよね。
    その後の処理が私にはあるんですが・・・。
    やはりAさんの改善はムリですか。
    私がかぶるしかないんですね。

    トピ内ID:4782503293

    ...本文を表示
    トピ主のコメント(3件)全て見る

    トピ主です。つづきです。

    しおりをつける
    blank
    ピオーネ
    経理という業務上、書類が項目別に分類されていないという事が
    すでにあり得ないので、分類は私の仕事と指摘されて少々戸惑いました。

    私が分類して渡した書類をAさんが処理してから私に回ってくるので、
    その回ってくる書類がごちゃ混ぜって、一体どういう手順で仕事してるのか?
    ということになりますし。

    以前、複写の請求書がバラバラに回されたことがありまして、
    思いっきり二重計上になっていてものすごく怒られたことがあります。
    Aさんがなぜかバラして、日を置いて私に回してきたんですけども・・・。
    それ以来、複写のものは私が封を開けた段階で、1枚はシュレッダーです。

    という風にすべてこちらで先回りして防御するしかないのでしょうか?
    なんだか泣きそうです。

    もう私がすべてかぶればいいとして、どうしたら下の者に
    指示を出す立場であるかをわからせたらいいでしょうか?

    Aさんはすでに、「ピオーネさんがやってくれるから」「ピオーネさん
    が言ってくれるから」と自分からは働きかけない姿勢になっています。

    あと1年半(社員はだいたい3年で異動します)の辛抱という事で、
    あきらめるしかないですか?

    トピ内ID:4782503293

    ...本文を表示
    トピ主のコメント(3件)全て見る

    受け身なんですね

    しおりをつける
    blank
    おばさんパワー
    毎日のようにサービス残業しているわけですね。

    定時前に渡されて30分以上残業することになったら、切り上げて1時間残業代支給してくださいますか?
    と訊いてみたらどうでしょう。
    案外、残業代支給のルールを知らないor把握していないのではと思います。
    無理だと言われたら、え~‥タダ働きしろって言うんですか‥?酷いなぁ
    と言ってみるとか。

    私は1分単位で残業時間をカウントし、月次集計して30分未満切捨て30分以上切上げ方式です。
    だからタダ働きになる日もあるが得をする時もあり相殺されるので気になりません。
    残業も苦にならないのですが、絶対に定時上がりしたい人は嫌みたいですね。

    それと、ドサッと渡されて分類するのはトピ主さんの仕事だと私も思うのですが、違うのでしょうか。
    私は自分のやりやすい方法で分類した方がずっとはかどるので、むしろそのままください!と言っていますし、逆算して催促してます。
    端から見たらどっちが上司かというくらい「早く~!」部長から回ってきたのが分かったら「すぐください。」と取りに行きます。
    残業出来ない日は予め伝えておいて、本当に応じません。

    トピ内ID:4518669959

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