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    🐱
    mick
    仕事
    歯科で受付をしています。 

    当院は予約制となってるんですが、先日患者様の予約を間違ってお取りしてしまいました。

    電話での再診の予約で2回分予約を取りたいとの事だったのですが、2回目(次の次にいらっしゃる分)の予約を、予約表の見間違いで既に予約の入っている所でお取りしてしまいました。

    問診表には自宅の電話番号しか書いておらず、ご自宅に3回ほどお電話したのですがつながりません。

    なので留守電に「○○日○○時からご予約いただいておりましたが、こちらの手違いで既に予約の入っている所でご予約をお取りしていました。申し訳ございません。お手数をおかけしますが、ご予約をおとり直し致しますのでもしお時間ございましたら、お電話頂けますでしょうか。宜しくお願い致します。」
    て感じのメッセージを残しました。

    あまりご自宅の番号にお電話するのもしつこすぎる気がするのでそれ以後電話はしていないのですが、患者様からも電話はありません。

    次回分の予約は取れているので、このまま連絡のない場合は次回来院時に、また次の分の予約を取る、という形になりますが、またこちらから電話をするべきでしょうか…。

    その患者様はお仕事が大変お忙しいようで、診療のときも予約時間をきっちり守らないと文句をすごく言う方です…なのでドクター・衛生士とも治療はやりずらいみたいです。少しでも延びると怒るのでかなり気を遣います。

    当院はドクター一人なので予約も取りづらく2~3週間先になるのは当たり前です。
    次回来院時に取り直すとさらにまた2~3週間先になります。私のミスが原因なので謝罪するしかないのですが、今からとても怖いです。

    トピ内ID:2381137300

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    え?

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    くまたん
    ここで聞くことなの?
    そこの歯医者はそういう場合どうするかとかないの?
    っていうかドクターには内緒にしたまま事をおさめようとしてる?

    そんな雰囲気がプンプンしてますが隠したままだともっと面倒なことに
    なりますよ。大人ならしっかりしろ!

    トピ内ID:7560300282

    ...本文を表示

    連絡取る努力を

    しおりをつける
    blank
    ゆう
    自宅であれ、どこであれ、連絡先として本人が示したのだから、遠慮せず(常識の範囲内で)電話して謝罪し対処するべきです。

    まだ日にちがあるのなら放っておいたらいけません。

    私の通った歯科は、診療が終わって会計時に次の予約日を診察券の裏に記入してくれるのに、その通りに予約日に出向いたら明らかにダブルブッキングでその日は診療してくれませんでした。

    信じられないことに受付女性は一言も謝罪無し。

    まるでこちらが悪いような錯覚さえ与えられて帰らされました。

    あとから冷静に考えて、とてもムカムカしましたけど、患者側は診ていただく立場だとまな板の上の鯉で弱いですからね。

    結局、その後もなにかと魅力に欠ける対応に嫌気がさし、その歯科には行かなくなりました。

    相手が怖い人でもそうでなくても、自分側が悪い時は誠意をもって謝罪し対処すること…基本です。

    逃げないで勇気をだしてね。

    トピ内ID:9993749026

    ...本文を表示

    まず

    しおりをつける
    🐤
    にゃんごろりん
    まず、ドクターや先輩などに間違ってしまった報告とどうしたらいいか聞きましたか?

    あなた一人の判断だと後々もっと困りますよ?

    トピ内ID:3526842877

    ...本文を表示

    院長の指示を仰ぎましょう

    しおりをつける
    blank
    ゆき
    mickさん、こんにちは。
    私も以前、歯科の受付の仕事をしていました。

    患者さんへの対応はmickさんがしたとおりで大丈夫ですよ。
    心配なら、一度目の予約の前にもう一度電話を入れてみても良いと思います。

    ところで、院長先生(ドクター)にはこのことをすぐに伝えましたか?
    そして院長の指示に従いましょう。

    こちらのミスで予約が重なってしまった場合、私の医院では連絡がとれずそのまま来院された場合は、まず丁重にお詫びをしてから予約時間通り診察室にお通しししていました。その医院もドクターが一人で、予約も2週間に一回位しか取れなかったのですが、ミスに気づいた時点が早ければ、その予約の日までに他の患者さんからキャンセルが入ったり、治療内容の変更があったりもするので、オペでも入ってない限り、けっこうスケジュール調整できました。

    これからは予約を取る際には、患者さんに予約日を伝える前に、日付と時間を2度確認するようにすれば、そのようなミスは事前に防げると思います。

    これからも頑張ってくださいね。

    トピ内ID:1173603318

    ...本文を表示

    そんなに正確に分刻みの予約なの?

    しおりをつける
    🐤
    きつつき
    私も歯科の助手をしていたことがあるので、受付で予約表の記入をすることもあったけど、
    患者さんによって 治療にかかる時間も変化するし 予約時間ピッタリに来るとは限らないし 
    ○曜日の○時しかダメという人や、急なキャンセルやら、すっぽかしやら 急な痛みで来院する人やらで、
    予約表はしょっちゅう書き換えだらけで、あくまで目安という感じでしたから、
    空いてない所に 一人ねじ込むくらいは よくやってました。
    毎日 混んでましたけど。先生も「いいよ いいよ」って言ってたし。
    次の予約まで 一か月も開けたりしたら、マズいでしょ。

    トピ内ID:2303636724

    ...本文を表示

    もっと連絡した方が良いのでは?

    しおりをつける
    🐱
    あい
    そんなにうるさい患者さんなら、何度か連絡を入れた方が良くないでしょうか?
    お留守なら留守録で構いませんから、何度か電話を入れたという記録を残した方が良い様な気がします。

    >あまりご自宅の番号にお電話するのもしつこすぎる気がするのでそれ以後電話はしていないのですが、

    逆に1回きりだと、あちらが留守電を聞いたことを忘れて電話をして来ないことも考えられます。

    1回きりで放置では『1回電話をしたのだから、失態に対する対処はもう済んだ。留守録を残したのに電話をして来ない様なら、これ以降はあなたの責任です。』という態度に取られ兼ねず、「病院側の手違いなのに誠意が無い!!」と怒る人も居るのでは?

    それにしても、同じ日に同じ患者の予約を2つ入れてしまうなんて、予約表の管理が随分と杜撰な気がします。
    この失敗を機に、その辺りも見直した方が良いのではないでしょうか。

    トピ内ID:9448933317

    ...本文を表示

    相談する相手が違うでしょ?

    しおりをつける
    blank
    小松菜
    ここに相談する前に、ドクターに相談し調整をはかる、それしかないでしょ?
    それともドクターが小町で聞けと言ったのですか?

    医院の不手際による予約ミスは、医院の都合でしかありません。
    何とかその日に治療を組み込むのが筋かと思いますが。

    予約の取り直しを患者さんへ依頼したのは、ドクターの指示があってのことですか?
    まさか主さんの独断ではないですよね?
    業務上のミスを自己判断で解決しようとしてはいけませんよ。
    ミスに気付いた時点でまず上司に報告すべきです。

    このままですと、誤って取った予約日に患者さんが来院してしまうかも。
    留守電に気付かず聞いていないと言われたら?
    長期出張で不在の可能性だってありますよ。
    普段から口うるさい方なら、わざわざ出向いたのに治療出来ないなんてことになったら、さぞかしお怒りになるでしょうね。
    しかも次の予約がなかなか取れないのですよね?

    患者さんが来院することも踏まえて、ドクターに指示を仰ぎましょう。

    ここでレスを待っていたら、どんどん時間は過ぎてしまいます。
    焦っている割に随分のんびりしているな~、という印象を受けました。

    トピ内ID:2512070749

    ...本文を表示

    相談したの?

    しおりをつける
    blank
    豆柴
    ん?先生には相談したんですか?

    1人くらい、間に入れることはできますよね?無理ですか?
    先生に、間違えて予約を入れてしまったことと
    連絡がつかないことを相談してみては
    いかがですか?

    トピ内ID:1472580503

    ...本文を表示

    折り返す気がないのでは?

    しおりをつける
    blank
    りんごジュース
    自宅の留守電に録音しているなら、聞いてるはず。
    本人が聞いてなくても、ご家族が伝えてるはずです。

    忙しくて、予約時間がずれると、何かと支障がある方なら、必ず予約取り直しの連絡をしてくるはずです。

    その方は、予約時間のわずかなズレを口実に、クレームを言うことで、ストレス発散をされている気がします。

    元々の目的がクレームを言うことではないかと思います。

    発車時間が決まってる公共交通機関や、上映時間が決まっている娯楽とは違い、治療時間に要する時間は、その時の状況次第ということは、良識のある人なら暗黙の了解です。

    今回のミスは格好のえさを与えてしまったようですね。

    続きます

    トピ内ID:0616455875

    ...本文を表示

    続きです

    しおりをつける
    blank
    りんごジュース
    さて連絡を続けるかどうかですが
    どうせ連絡が取れないからと、次回の来院まで放っておくと、そっちのミスなのに放置した!!と怒るでしょうが、連絡し続ければ、自宅に何回も電話してきた!!と、怒るんでしょう。

    どちらにしても怒るでしょうから、理由を説明しやすい行動は、何度も連絡を続ける方ですね。
    ご希望の時間に予約が取れなかったのは、当院の責任なので、お詫びと予約の取り直しのために、どうしても連絡を取りたかったので、失礼ながら何度も連絡した、と言えるからです。

    放置は無視された、と取るので最悪の事態を招きかねません。

    一案ですので、上司に相談なさって下さい。

    怒られるのは恐いでしょうが、二時間も三時間も怒り続ける人はいないでしょう。何分かの辛抱です。
    ひたすら謝罪に徹して下さい。

    トピ内ID:0616455875

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