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    前任者の作るエクセルのファイルが酷い

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    えくせるん
    仕事
    女ばかりの部署で契約社員になり、1か月余り。前任者の作成したものを引き継いでいますが、女の完成丸出しというか、まともなファイルではないのです。

    印刷範囲設定を知らない?→新規のワークシートをすぐに作成してしまうので、ワークシート数が膨大。(絶対に下とか右に表をコピーして増やすことを全くしていない)

    セル結合が多すぎ→名簿が6個ぐらいのセルで結合されていたりして、他のワークシートにそのままコピペできない

    セル結合がなぜ多いか? 最初にちっちゃいマス目にしてから表をさくせいするため。金額入力を1つのセルで作るという概念がない。
    部署のトップは新しい提案をしてほしいといわれましたが、ナンバー2は、お姑さんタイプでちょっとしたミスをあげつらうタイプ。

    しかし、前任者のファイルをこのまま使って仕事をすることがまともなこととは思えません。
    一般的に「セル結合」は多用しているのが普通なのか(程度)
    ワークシートを増やすとしたら適当な数はいくつか?
    提案する前に皆さんの意見を聞かせてください。
    ※ちなみに私は女性です。

    トピ内ID:0163377663

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    がんばってください!

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    ジム子
    いっそ興味深い経験をさせてもらったと思って、乗り切りましょう。
    ちなみに、私が経験した「なんでわざわざExcelでそれを?!」シリーズ

    ・検索機能であるはずの値がひっかからないので、よく見てみたら、セルの中の値がすべてテキストボックスだった。
    ・合計の計算が合わず、Excelなので間違いないはずと何度も検算していたら、SUMを使用せず手計算で数字が入れてあった。
    ・罫線が図形の線で引いてある。
    ・主さんのケースとは逆で、大量の検討中の表やメモが果てしなく1シートに作ってあり、ごく一部が印刷対象になっていてとても見づらい。

    新しい提案をするなら、できるだけシンプルで初見の人にもわかりやすくということではないでしょうか。
    私の場合、上司や他部署の人が見ることも考慮し、
    ・メジャーでない関数は使わない。
    ・シートは用途別など分かりやすく分ける。
    ・印刷対象でないワークは別シートにし、セルや表に細かくコメントをつける。

    細かいセルを結合して表を作る人は初心者に多いですね。
    セル参照の際に間違いが起きやすいので、結合はタイトル行くらいにして、数値を入れるセルは結合しない方がいいです。

    トピ内ID:4647222172

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    会社勤めではないのですが

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    momo
    小さな商店主の嫁です。

    問屋からくるエクセルファイルがそのような感じです。

    エクセルにも関わらず、ワードの様に使いたいから
    マス目を小さくしたり、セル結合を多用したりするのですよね。
    正直いらっとします(笑)

    私は事務職でお勤めしたことがないので
    大きなことは言えませんが
    できることなら作り直せたらいいですね。

    トピ内ID:6295470487

    ...本文を表示

    それは

    しおりをつける
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    もずく
    用途や扱うデータによっても変わってくるのでは?

    一般的に帳票ならば、○月分や年度でシートを分ける場合もあるし
    △プレゼン資料など一つのファイルにまとめて
    項目ごとにシートを分けたりもしますよね。

    一つの画面に収まるなら右に並べるのも有りだけど
    収まらないなら見づらいし、
    別々の表を下に並べるのもあまり多すぎるなら
    シートやファイルを分けた方がいいです。

    シート数はケースバイケースだけど
    10~20くらいが限界ですかね。

    セル結合も参照目的の表であれば
    見易さ優先で多様もありだとは思いますが、

    >最初にちっちゃいマス目にしてから表をさくせいするため。金額入力を1つのセルで作るという概念がない。

    これは無意味な結合なので作り直した方がいいと思います。
    そのまま使わなきゃいけないのであれば、
    右クリック→形式を選択して貼り付け→値のみ
    で対応できなくもないけど。

    データベース的な使い方をするのなら、
    どちらも無しですね。

    トピ内ID:1549289446

    ...本文を表示

    文句いっても仕方ない

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    リンゴ酢
    他人が作ったものはやりづらいものですよー。
    愚痴っても仕方ない。自分でやりやすいように修正、もしくは新規に作れば良いんですよ!

    トピ内ID:1443674624

    ...本文を表示

    レスします

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    いるか
    まとめる仕事の内容を把握しなければなりません。

    仕事の中味を理解することが先決です。

    エクセルのファイルはそれからデザインするのが普通です。

    トピ内ID:2351984650

    ...本文を表示

    使い勝手は人それぞれ

    しおりをつける
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    一般事務員
    エクセルは人によって自由なレイアウトになるため、全ての人が納得するエクセルファイルは、まずありません。
    私にはエクセルのセルとセルの境目の薄い線が邪魔なのでいつも消しますが、それに不快感を示す人もいました。

    「シートが多すぎ」という点。多すぎると私も使いにくいです。
    私は、同じ種類のシートであれば、「シート名が見える分」が最大シート数だと思います。
    実際ある程度以上増えると、ファイルを増やす方を検討します。

    後者の結合ですが、私も前任者と同じ事をやります。
    エクセルには、表以外の文字を、レイアウトを考えながら入れる事が多いため、最初から小さいセルを結合させた方が楽です。
    (ヘッダーやフッターは修正しにくいですし、それ以外の場所にも文字を入れる事がありますので。)

    今までの経験上、セルが小さい方が、後からの手直しが最小限で済みました。(セル幅2~2.5くらい)

    結合部分を少しだけ移動する時は、いったんシート内の別の場所に切り取り、それを移動します。
    それを考慮しても、結合の方が使い易いです。

    まあ人により、会社によりでしょうね。

    トピ内ID:3589014883

    ...本文を表示

    トピ主も十分女性特有だと

    しおりをつける
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    猫たん
    >女の感性丸出しというか、まともなファイルではないのです。

    >ナンバー2は、お姑さんタイプでちょっとしたミスをあげつらうタイプ。

    ↑トピ主さんも全く同じ穴の狢だと思われます。

    前任者は御察しの通り、エクセルが使いこなせていない方だった
    というだけの事。
    ナンバー2の方もどこにでもよく居られます。

    たした話ではありません。
    この世の終わりの様にトピを上げ上から目線でバカにするほど
    のレベルの事ではありません。

    会社の方を女性特有の感性のエクセルや仕事ぶりと仰るけれど…
    もしトピ主の立場の方が仕事の出来る男性だったらこんな所で
    愚痴る前にさっさと的確な答えをだし黙って自分流に効率性の
    あがったファイルに書き変えていきますよ。

    私も女性ですがそう思います。

    トピ内ID:4923606434

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    引き継いだ後は

    しおりをつける
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    ラフィール
    自分の使いやすいようなフォーマットを新たに作って、
    それを使っていればいいんですよ。
    何もいちいち周囲に言うことはありません。
    完成したものが間違いなく美しくできていれば、今後はそれが使われ続けることになります。

    苦手な人が一生懸命作ってたんだな、私はいつもそう思って新たなフォーマットを作っていました。

    トピ内ID:2055502973

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    好きなように作ったら?

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    もも
    セル結合が普通だったら結合させるんですか?ファイルの内容もわからないのに、ワークシートの数は3つが適当と言われたら何とかして3つにするんですか?質問がトンチンカンだと思うのですが。

    私はセル結合は、均等割り付けなど体裁を整えたい時には使います。印刷された伝票に入力位置を合わせなくてはいけない時なども。このように印刷位置を自分の好きにできない場合や行によって位置を変えたいがセル位置とは微妙に合わない場合に、1文字1セルで作成する人もいますね。原稿用紙のマス目みたいな使い方です。私は嫌いなのでしませんが。

    複雑な計算式が必要になる場合、最終的な表では見せないデータ用のワークシートや計算用ワークシートを作ることもあります。1つのシートに全然関係ない表をいくつも作る方が見づらいです。

    ところで結合されたセルがコピペできないとは?=A1 などのリンクではダメなんでしょうか。同じデータをいくつもコピーするのもあまりいい方法ではないのでは?

    トピ内ID:0623117648

    ...本文を表示

    女の完成丸出し?

    しおりをつける
    💡
    haru
    ってどういうことですか?完成→感性でしょうか?
    だとしたら、ご自分も女性なのに随分と女性を馬鹿にした発言ですね。

    そもそも、エクセルでどういう物を作っているのか、どういう使い方を
    したいのかがわかりませんのでアドバイスのしようがありません。

    シートを増やした方がいい場合もあるし、下や横に増やしていった方が
    いい場合もあると思います。

    個人的にはエクセル本来の使用目的ですとシートに分ける、結合はしない
    が基本だと思うのですが…あくまでも今まで私が仕事で使ってきた用途と
    してですので。

    トピ主はエクセルに詳しい方ですか?でしたら、そのファイルに結合は必要
    なのか?シートを分けた方がいいのか、分けない方がいいのか、それ位の事
    はわかると思うのですが…どんな物かを見ないでアドバイスはできません。

    トピ内ID:1576615395

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