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    上司の仕事の進め方に不満がある場合(大学秘書)

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    xc
    仕事
    大学で学会事務局と言うのがあり、
    そこで事務員募集があり採用されました。

    始業当時
    「学会事務局の仕事が無い」との事で
    学会を統括する先生の下で事務仕事をする事となりました。

    先生は「初めて秘書ができた」と嬉々となり、
    秘書どころかお手伝いだと勘違い気味です。


    「何でもやってくれる?これもあれもやって欲しい…」と
    その場の思い付で仕事を生み出します。
    とにかく、使わないと損みたいな。

    外部の方から
    「秘書○○様」と言うメールが来ますが
    「私、秘書では無いですけど??」と内心感じています。

    先生なのに驚くほど仕事(自己管理)が出来ません。
    ・文章が書けないから、書いて(メール文など)
    ・この論文添削して。出来ないと困るなー(博士号取ってないので到底無理)
    ・書類が見つからない(部屋が散乱、私が片付けても散らかす)

    きっとどこの先生も同じ感じかもしれません。

    整然としていないので、いつも思いつきです。

    結局、ずっと学会事務局の事をこちらが聞いても
    先生が思いつく事が無く後回し
    年度末を迎える事となりました。
    あり得ません。

    毎日思い付きで、どどどーーっと細かい仕事を振られます。
    研究費の事、教務課への手続き、片付けや身の回りの事、
    先生の困り事の相談、外部連絡、文書作成…
    無駄にプライドがあるせいか
    教務課に背こうとする為、余計なフォロー業務が増え…
    不器用な私はパンクしそうです。

    私は思い付きの仕事が嫌なので、
    私は進捗を再確認するつもりで連絡会をしているのですが、
    その事が理解できないようで、
    とにかく、振り絞ってでも仕事を頼もうとしてきます。
    「そうだ、電池が欲しい」とか、だらだらと。

    「これは連絡会です!!」と叫びたい気分です。
    しかし、先生ってプライド高いですよね、言えません。

    どう伝えて良いものか、秘書仕事の進め方をアドバイスお願い致します。

    トピ内ID:9267142909

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    何それ

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    研究者A
    学会の事務局に雇われた方を自分のことに使うというのはダメです。会計監査のとき指摘されます。同業者として恥ずかしい限りです。何を指示され実行したか記録してください。学会費の不適切な使用、コンプライアンス違反です。

    トピ内ID:9749667351

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    先生に言われたことをやって何ぼじゃないんですか

    しおりをつける
    🙂
    おっちゃん
    トピを呼んでいると事務局の仕事なんてなさそうですね。だったら、採用の条件がどうであれ、先生に言われたことをやって何ぼなんじゃないですか。

    トピ内ID:8131033779

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    仕事

    しおりをつける
    🐤
    大変ですね
    色々大変ですね
    ですが、雇われた時の仕事をすればよいのではないでしょうか
    秘書としてやとわれたのではないのですから

    連絡会等するとかえって、やってくれるとおもわれてしまいます
    ご自分でご自分の首をしめている事になっているきがするのですが・・・・・・
    私が頼む側なら、頼んでやってくれるのなら、頼むし
    連絡会まで開いてくれて、心配してくれるのなら、重宝するなあ~とおもい
    または、おもわなくても無意識にいそがしいので、面倒みてくれるから
    わるいけど頼んじゃうと思います。

    秘書でないのでしたら、その旨きちんと言うのはいかがでしょう
    秘書でないと言えない雰囲気なら、秘書がやる仕事は
    受け付けない事を繰り返せば、仕事はこないと思います
    仕事をふってくるひとに、時間はかかるかもしれませんが
    それとなく嫌な態度にならないようにしていけばよいと思います

    学会事務局として雇われたのに、関係ない秘書仕事を
    受ける事はありません
    事務局もやってくれてるからいいか~と考えているのでしょう

    嫌味にならないように秘書の仕事を避けてなくなると良いですね
    頑張って

    トピ内ID:0519126190

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    一度確認を

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    🐷
    obazan
    まず、トピ主の所属はどこですか?大学自体の職員?それとも学会だけ?
    どこからお給料を頂いているかで判ると思いますが、判らない場合は一度
    確認なさってはどうでしょう。

    もしも大学職員であれば、ある程度は先生の秘書的な仕事もこなさなければいけないこともあるでしょう。
    逆にいくつかの大学で成り立っている学会だと持ち回りになる場合が多いので、
    事務局が移動次第その仕事は無くなります。

    秘書的な仕事をする場合ですが、先生の性格をまず掴んで下さい。
    ご自分で出来る人か研究以外何も出来ない人か。
    私の先生も部屋を散らかす、ビジネス文書が書けない、予定は忘れ、思いつきで仕事を頼んできます。事務仕事が出来ない大学の先生って意外と多いです。

    会社と違って先生方の事務仕事は計画性が無い場合が多いので
    私はメモを多用してなんでも先回りするようにしています。
    連絡会も多分先生には理解出来てません。
    来た仕事、言われた事をすればいいと考えてるのだと思います。

    慣れてくれば、甘えなのか必要なのか判ってきます。
    子供の面倒を見るのと一緒だと考えるのも良いかもしれません。

    トピ内ID:1571473951

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    おかしい。

    しおりをつける
    eriko
    学会事務以外のことに使うのは違反では?と思います。でも、多少は別件の手伝いを頼まれるということはあると思います。でも、個人的な論文の添削はよくないんじゃないかな。先生の代わりに事務に頭を下げるのは、まあ仕方ないかなとは思いますし、向こうも大体わかっているでしょうが...勤務時間内にできなかったことはできないとはっきり言うべきだと思います。超過勤務になったらその分のアルバイト代も出るはずですし。あなたを選んだのは先生ですか?それとも別の方?相談できる別の先生がいれば、一言いってもらえるといいですね。院生ならこれからのこともあるので何でも手伝いますが(それに色々勉強にはなる)、そうではない事務方でしたら、線引きしてほしいですよね。

    トピ内ID:8142684347

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    先生が嫌いじゃないなら

    しおりをつける
    🐧
    kirara
    このままじゃだめですか?なんて思ってしまいましたが・・・

    なんとなくトピ主さんのお人柄なのか
    微笑ましく見えてしまうのですが。

    秘書仕事の進め方を一生懸命手探りしているトピ主さん。
    先生もそんなトピ主さんにいてほしいのですよ。
    でも、先生もどうしていいかわからないのですね。

    連絡会などの工夫をされているトピ主さんですからすでに実行されているかもしれませんが
    少しアドバイスを。
    時間をかけて、業務リストを作って
    スケジュールのスパンが年間か、月間か週間か分けていく。
    連絡先はまとめておく、突発の雑用は別リストを作る。
    突発の雑用リストがいっぱいになってくると先生も
    考えてくれるのではないでしょうか。
    リストは処置したことが分かるようにして、処置済みのものはやり方を簡単なマニュアルにするとよいです。引継ぎするときに、次の方が同じことで悩まなくて済みます。

    健闘を祈ります!

    トピ内ID:7154961060

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    ごめんなさい

    しおりをつける
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    筑前煮
    トピ文を見てたら先生(教授?)は典型的な象牙の塔の住人だなあと、
    少し笑ってしまいました。
    コミックの「動物のお医者さん」に似たようなエピソードがあります。
    ー秘書がいてくれたらな~と妄想が膨らむ教授と研究生たち
    ー秘書がいたら、こんなことやあんなこともしてくれて…
    ↑それは秘書じゃない、お母さんだっ!ってツッコミ
    ごめんなさい、つい思い出してしまって。
    たぶん先生は、プライド云々以前に、変な仕事の頼み方をしていることに、
    全く気がついていないと思いますよ。
    なので、トピ主さんが仕事の順序や、やれることやれないことを
    はっきり言っても角はたたないのでは?
    先生と話し合いながらフローチャートみたいなものを作ってもいいでしょう。
    立場に対する敬意を払って行動すれば、頭はいい方のはず、
    きっとわかってくれると思います。
    …実行してくれるかどうかは、また別の話ですが…

    トピ内ID:1994720163

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    転職すれば?

    しおりをつける
    🙂
    こんぺいとう
    失礼ながら、大学教授の秘書は年配の方が多いと思います。

    外資系などのほうが秘書ならば大学より給与はいい。

    全くお給料がちがって、高給です(社員の場合。外資は派遣ばっかりですけどね)

    まず若い人なら条件のいい外資系にいきますから。

    給料安い大学にくるのは、若い人はあまりきません。

    今のところで我慢していたほうがいいんじゃないですか?

    秘書なんて年とればとるほど、価値がなくなっていきます。

    35すぎていたら、大学秘書だと思いますよ。

    もしくはよっぽど秘書の経験が浅いか。

    大学はそんなに予算がなく、おばさん秘書とおばさん事務員、

    それも非正規雇用の職員ばかりです。


    いやだったら、条件のいいところへ転職するしかないですね。

    大学はそんなもんです。

    トピ内ID:3584856150

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    けっこういいかげん

    しおりをつける
    😑
    PKZ
    トピ主様に対して、だれが命令権をもっているのか、
    誰から給料がでているかが分かりませんが、
    先生の個人お手伝いみたいになっていませんか?

    いちど、誰に権限があるかはっきりさせておいた方が良いですが、
    正式な命令権者から先生に言ってもらった方が良いですね。

    トピ内ID:7481779392

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