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    ピーチ
    仕事
    初投稿なので、乱文すみません。
    30代管理職のピーチと申します。

    私は中小企業の管理職をしています。
    私のチームは、立ち上げから一緒のチームと新人チームに分かれている状況でですが、会議やミーティングも頻繁に行っており、とても仕事しやすい
    環境です。
    (新人さんたちは、入れ替わりではなく、繁忙に伴っての増員です)

    先日、私が外出先で時間が押してしまい、直帰する可能性もあると感じ、
    職場に連絡したところ、立ち上げチームのスタッフで、最も信頼していた
    スタッフAから、「何か連絡事項はありますか?」と聞いたところ、
    「取引先のBさんからお電話がありまして、昨日の打ち合わせ内容で
    確認したいことがあるとのことだったので、聞いて対応しました。」
    とのこと。感謝しつつも、話を聞いているうちに、あれ?と思うことが。

    1 打ち合わせにAは同席しておらず、聞いても分からない内容である。
    2 打ち合わせで使用した書類は私の机の中にあった。(無施錠ですが、整理してあり、開けてすぐわかる場所には無かった)

    これらを聞いたら、「あ、机の中開けて探しちゃいました~」と
    ケロッっと言いました。
    今までこういうことは無かった(少なくても報告は)為、考えたことも無かった
    のですが、もしかして、日常的に行われていたのでしょうか?
    私は不在の人の机から文房具を借りるのも避けたい方なので、これを聞いて、
    あっけに取られてしまい、その場はそこは触れずに電話を切ってしまった
    のですが、こういうことは、良くあることなのでしょうか?
    それとも、注意していいところなのでしょうか?

    Aは信頼しているだけに、ショックだったのですが、一番怖いのは、それを見た
    新人チームがマネしてしまう可能性があるのが避けたいです。

    トピ内ID:6479745810

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    なるほど

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    🐧
    l
     私は、自分が居ない時に自分の作業進捗を明確にする為に、机の中にはしまい込むなと教わったので、文房具程度しか引き出しにはしまっていません。

    進行中のものは、極秘以外は机の上に本箱のように見出し付きで立てているので、不在や休みの時にはそこを見て対応してもらっています。

    トピ内ID:1839604134

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    改善すべきではないでしょうか。

    しおりをつける
    😨
    tonbi
    Aさんには悪意がないようですね。
    でも、不在中に許可もなく人の机を勝手に開けることは私には考えられません。
    秘密扱いの見せてはいけないものが引き出しに入っている可能性だってあるだろうし。

    Aさんの行為は、自分の立場上、チームを支えているという熱意があるように感じますし、また一生懸命頑張っています感が伝わってくるのでなおさら注意は難しいですね。
    ただ、放置はしないほうがいいと思います。
    あくまでも組織なんだから、そういうことを放任していると、新人も同じことをするのは目に見えています。

    私が課長補佐をしていた時は、課長の不在時の緊急案件については事前に開けていい引き出しと開けていけない引き出しの指示を受けたうえで机のカギを預かっていました。
    もちろん基本施錠です。それでわからないときは、先方に、「すみませんが、確認して折り返し電話させていただきます。」と対応していましたが。
    また、一般社員が勝手に上司の机を開けたりしたら、必ず注意していましたよ。

    もしピーチさん以外に注意してくれる管理職がいれば、ピーチさんから言われるより角が立たないのですがね。

    トピ内ID:7443378539

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    私の職場では

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    ひまわり
    業務に関するものは全て共有のため、本人不在時に引き出しを開けて資料を見て対応するのは全く普通の事です。
    これは、急なお休み時に混乱しないようにする為です。
    急なお休みでなくても、すぐに本人が戻らない予定のときは、急ぎの場合そのように対応します。

    また、貴重品や印鑑は鍵のかかる引き出し(各デスク一つついている薄い引き出し)に仕舞って、お休みの日は鍵をかけます。
    その場合、その人の印鑑が欲しい場合は直属の上司にもらうことになっています。

    文房具も会社からの「貸し出し」とされているので(自分の文房具を使う事のほうが多いですが、そういうものを勝手に引き出し明けてまで借りる人はいません・・・)基本的に誰が使っても良いかなと思います。

    私はこのやり方はとても理にかなっているし、逆に、そういうシステムにしなければ業務滞ってしまうのではありませんか?

    トピ内ID:9588854979

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    引き出しは施錠する

    しおりをつける
    🐤
    トール
    重要な書類がある引き出しは施錠する。
    文房具の入った引き出しはオープンでも構わない。
    という対応で良いのでは?

    日常的に引き出しを開けて書類を見ているなら
    「鍵がかかっているんですけど」と言ってくるでしょう。
    その時に注意されればいいと思います。

    気分が良い/悪いという個人的な好みではなく
    管理職なら、取引先との案件が書かれた書類を
    無防備にしておくことの方がビックリです。

    トピ内ID:3694327661

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    注意はする

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    美影
    プライバシーという点においては自分の机だろうが会社の設備の中には会社で必要なものしか入ってないのが普通なのでプライバシーは存在しません。

    しかし、秘密保持という点においてはトピ主さんより下の立場の人には知らせてはならない情報もあり、机の中に秘密情報が入っているのでしたら無断で開けるべきではありません。
    やはり上司の机はむやみに開けていいものではないので注意は必要と思います。

    ただ、ケースとして取引先の方の都合で急いで対応する必要があり、上司もつかまらない状況でしたら事後承諾として開けるのを黙認するというのもありと思います。

    基本的に開けてはならないのでしたら施錠するなり相応の対策は上司としてすべきことですので、全面的にAさんが悪いとするのはどうかと思いますね。

    トピ内ID:0800805071

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    会社の机は共有のもの

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    ありさ
    会社の机も引出しの中のものも個人のものではありませんので、いつでも
    誰が開けてもいいはずです。Aさんの行動は間違ってないと思います。

    私のいた会社では、ある人が休んだ場合、その人の業務を代わりにする
    人が決まっていました。もちろん、絶対その日にしなければならない急ぎの
    仕事だけです。その場合、休んだ人の机に座って、その中の文房具、書類を
    使って仕事をしました。(会社は超大企業。)
    ですので「私の机だから触らないで」という気持ちは全くありません。

    ただトピ主さんの今回の場合、緊急でないならAさんも「担当者が出てきてから
    電話させます」と言うべきだったでしょう。間違った回答をしても困りますから。

    ですから、注意をするとすれば、引出しを開けたことではなく、
    「自分の担当ではないことを勝手に回答しないように。途中で変わっていたり
    間違っていたりすると困るから、必ず担当者から折り返しの連絡をするように。」
    という点だと思います。

    トピ内ID:6608262725

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    よく起こることではないだろうけど。。。

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    れれれのれ~
    そんな人がいてもおかしくないかもと思ってしまいます、ここ最近。

    そのAさんはお若い方なのでしょうか。私は大学で学生相手の仕事をしているのですが、パーソナルスペースとかプライバシーというものを認識できない学生たちがいるということをひしひし感じます。上司の個人の情報(電話番号や個人として使っているメールアドレス)を、見知らぬ人にあげてしまうことをおかしいと感じずにいる人もよく見かけます。学生の中にはひどい場合、指摘をしたら逆切れする人までいたりする。

    Aさんが逆切れするような人でなければ、きちんと教えてあげるべきと思います。個人的なものもあるから見るな、とか、何かあったらここを見るべき、のように具体的に。
    あと、今後のためにも鍵をかけたほうがよいかもしれないですね(真面目な話)。Aさんの下の人は、それをみて真似する人とおかしいと感じる人と両方いると思います。教えてそれを守るのであればよしとしてもよいのでないかと思います。

    トピ内ID:5379709705

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    職場のデスクは作業台に過ぎない

    しおりをつける
    💔
    なな
    何が問題なのかサッパリ分かりません。
    ちょっと資料を見れば誰でも分かることを調べる為に、不在者の机を開けた行為は至って普通のことと思います。

    もちろん、分かりもしないくせにトピ主さんの資料を元に間違ったことを勝手に答えてミスを起こした…というのなら大問題ですが、その場合も机を開けた行為そのものが問題なのではありません。

    会社の机は作業台として割り当てられているだけであり、個人の私物ではありません。
    当然、中身も個人の私物ではなく仕事関係の書類ばかりですよね?

    必要に迫られた場合、不在者の机を開けてはならない理由が見つかりません。
    そもそも仕事は誰が見ても直ぐに分かる様にしておくのが基本であり、机の中も常に分かりやすく整理整頓しておくものです。

    Aが資料を探し当てて担当者不在でも無事にコトを解決出来たのは褒められて良い行為です。
    不在中に机を開けて資料を探したことで不信感を抱かれたりしたら、仕事がやり辛くて仕方がありません。

    会社の机を『私の机』と思うことを、まずやめましょう。
    ペーパーレスを推奨する今時の会社は、個々にデスクが割り当てられていない所も多いのですよ。

    トピ内ID:8205590352

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    ちょっと聞きたいところは。

    しおりをつける
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    蓄膿症は辛いらしいよ
     私は文房具とかは勝手に使われても良いと思ってるし、基本的に施錠していない場所にある書類は皆が閲覧可能だと思っています。

     だけどここで問題なのは、このAさんが取引先に確認事項とはいえ勝手に伝えてしまってもいい権限があるかどうか?だと思います。

     もし、この件が極秘であって一部の人しか知ってはいけない内容だったにも関わらず、Aさんの勝手な判断で他人に教えてしまって何かあった場合は、当然トピ主さんが責任を取る事になるばかりか、会社に損害を与えかねない事態になるかもしれませんよね。分からないけど。

     そうなってもいいのか?って事だと思うんです。

     ですからこの場合、私だったら伝えても良い情報かどうか分からないなら、トピ主さんが帰社したら折り返し電話を入れるように取引先には伝えます。又は急ぎのようならいったん切って、トピ主さんに確認の電話を入れて私から伝えても良いなら取引先にこちらから連絡するし、ダメならやっぱりトピ主さんか連絡して貰います。

     責任問題だと思うので、やっぱりここは注意すべきでは?とにかく上司に判断を仰ぐように指導した方が良いような気がしますが・・。

    トピ内ID:7322790495

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    仕事のときは…

    しおりをつける
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    まか
    引き出し開けて文房具勝手に借りるのとはわけがちがうでしょう。職場の各人の机や棚は、たとえ職場内のだれが開けても何がどうだかすぐわかるような書類配置するのが普通じゃないですか。個人にあたえられていても個人のものじゃない。この場合の机勝手に開けるなという指導したいならお門違い。そんな指導したら、いかなる緊急な場合も「あなたがいないから私どもには対応できません」とやられてもしかたないですね。

    トピ内ID:4332532163

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    言った方がいい。

    しおりをつける
    blank
    丙・午子
    私はしがない派遣ですが同じチームの正社員3年目総合職男性ですら
    「勝手に開けました、すみません」って言ってきますよ?

    彼女は日常的にやってたと思いますからトピ主さんの方が先輩なら
    「余程の事がない限り勝手に開けるべきではない」って言ってあげるべきです。

    万が一、紛失物が出ちゃったらそれこそ問題になりますしね。

    トピ内ID:9332979973

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    机の中は見られることを前提にしましょう

    しおりをつける
    🙂
    勤続25年
    見られたくない書類は、鍵の掛けられる引き出しに、見られていいのなら共通のファイルにファイリング。
    机の中は、見られることを前提にしましょう。

    「不在の人の机から文房具を借りるのも避けたい方なので」は、トピ主さんの価値観ですね?他人はそうじゃない人もいるのです。
    今回の事は、スルーでいいと思いますが、施錠の事は考えましょう。

    誰が見てもいい書類は、速やかにファイルを、トピ主さんが長期出張しても最低限会社が混乱しない様に、ナンバー2を育てておくとか、情報共有しておきましょう。

    トピ内ID:2936071765

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    開けられて困る理由は?

    しおりをつける
    blank
    りか
    私の勤務先では会社の机に個人的な物は入れないことが基本です。(文具類も含め)
    会社自体に休業日が無いため、社員の休みがバラバラです。
    業務上、仕方なく他人の引き出しを開けることもあります。

    管理者の引き出しは見られては困る物は施錠出来る引き出しに書類が入っており、その他の引き出しは開けて良いと言われております。
    それでも、お互い何かあると嫌なので管理者の引き出しを開ける時は上司に一言伝えて開けます。

    管理者が休みの時、施錠出来る引き出しの鍵は管理者の上司に鍵を渡して休みます。
    だから、必要時には引き出しを開けられることはあります。

    人の引き出しを開ける時はトラブル防止に、傍にいる人に立ち会ってもらいようにお互いしてます。
    因みに、我が社では更衣室の個人ロッカーも抜き打ちの隠匿検査があります。

    トピ主さんが疑問視している理由が書かれていないため、直接の回答ではありませんが参考までに…

    トピ内ID:0931260467

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    あり得ない

    しおりをつける
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    テキトー男
    そのうち引出しの中から業務承認印を取り出して、勝手に押すようになりますよ。
    厳重に注意するべきです。

    トピ内ID:6188709645

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    うちの会社じゃ当たり前です

    しおりをつける
    blank
    るん
    うちの会社は当たり前に行います。
    私は、だいたい「机を開けて回る側」になります。

    海外出張者が多く時差を考慮しないと行けないため、連絡を取ろうとしたら
    相手は飛行機の中だったり、向こうは深夜で電話は電源オフ、なんてことが常にあるからです。

    ただ、実行するときは必ず当人よりも上の方の指示を受けますね。
    私自身が個人で判断して実行することは無いです。
    聞ける上司がいないのなら本人に連絡して連絡がとれるまで、
    取引先にお願いして待ってもらいますが、
    大体上司が腰を上げて対応してくれるので、取引先に電話することはあまり無いです。

    あぁでも私もそう思われてるのかなぁ。
    「あの子はすぐ勝手に引き出しを開ける。非常識だ。」って…。

    トピ内ID:4274687707

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      アリだと思います

      しおりをつける
      🐶
      のりん
      会社は仕事をする場所で個人の家でも部屋でもないですから、自分のデスクの引き出しは誰が開けても見られても困るものは入れないようにしています。
      管理職の方で業務上第三者に見られて困るものもあるでしょうが、その場合は鍵付きの棚でしょう。

      引き出しだけでなく、パソコンだってメールだって誰かの目に触れる、年休で私がいない時にパソコン立ち上げて他の社員が必要なデータのありかを調べるとか、全然あると思いますよ。大手企業だとパソコンや毎日交わすメールの文面はおろか、客先へ送信した添付付きファイルの中味まで社内LANでいちいちチェックしてる部署が存在するほどですから。恐い、恐い(笑)
      社内恋愛や不倫して私的なメールとか送ってたらとんでもないです(笑)

      トピ内ID:4127144096

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      トピ主の困りどころは?

      しおりをつける
      cioud
       引き出しをあけられる事自体なら、会社の備品は貴方の私物ではないので、貴方の考え方を変える。

       打ち合わせに居ないスタッフが、勝手に自己判断で取引先とやり取りをした事なら、次回からは取引先から連絡があった時点で必ず自分に連絡を寄越すように指導する。

       ただどうしても異動中で連絡も取れず、相手への回答を急ぐ場合の時の事も、同時に検討する必要はあると思います。

      トピ内ID:7909635030

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      機密書類があるかもしれないから?

      しおりをつける
      blank
      るり
      何人かの方が、見られてはいけないもの(書類)があるから勝手に開けるべきではないと
      書かれていますが、そもそも見られていけないような書類は鍵をかけて、その鍵は
      上司に渡しておくべきですよ。

      私がいた会社では、毎晩、重要書類は金庫に入れていました。出張でいないときも金庫です。
      急病や急死ということもあり得るので、当然、金庫の鍵は上層部は開けられます。

      個人の机でもあるまいし、ペン一本、消しゴム一個、会社のものでしょう?
      急用で他の社員の机を探すのは当たり前の行為だと思います。
      (もちろん机の担当者が在席しているのに勝手に開けるのは失礼です)

      トピ内ID:6608262725

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      何が問題?

      しおりをつける
      🐶
      monkey
      業務に使用する資料や書類は私物ではないですよね。
      誰もが見られるようにしておくのが当然では?
      デスクも会社のものですから引出しを開けるのがなぜ問題なのかわかりません。
      特定の人以外見られて困るものは施錠できるところに保管すればいいのだし。

      注意するとしたら、直接担当していない案件について担当者に確かめずに対応したことでしょう。

      個人の電話番号やアドレスを人に教えるとか、勝手に承認印押すなんて、
      まったく次元の違う話を同列に語っているレスがありますが、おかしいんじゃない?

      トピ内ID:6811727690

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