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    仕事のミスの軽減方法は?

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    🐱
    にゃんこ
    ひと
    現在、介護職のヘルパーのリーダーをしています。
    現場に行くこともあれば、事務所での書類作成も重要な仕事です。
    この書類、事務処理についての仕事方法で良い案がないか皆様に伺ってみたいのです。

    あまりの膨大な量の書類に仕事は追いつかず、ミスが連発。
    請求業務においては、自社だけのミスではすまず、ケアマネージャーにも迷惑をかけてしまいます。

    私の仕事場は今の私の席になかなか人材が落ち着かない会社でもあります。
    かくいう私も初めはバイトでした。PC入力が得意というだけのバイトだったのです。前職は全く畑違いのもので、介護は初任者研修は持っているものの全く実務に携わってはいませんでした。

    しかし、私がサポートしていた前リーダーAさんはこの仕事量、人間関係に疲れ切ってしまい、直接の原因は追突事故での後遺症が酷く退職でした。
    その前のリーダーBさんも3ヶ月の試用期間で「できません」と任務を離れ、その前のリーダーCさんは3年間主任リーダーと一緒に頑張ったようですが、主任がリーダーを離れケアマネになり独り立ちしてからは3ヶ月で退職を決めています。

    必然的に人数が足りていないのはわかっているつもりですが、会社側はハローワークに1度載せただけで更新もしていません。

    バイトから入り、ようやく2年が過ぎようとしていますが、疲れもあるのか日々の電話や利用者様、ケアマネへの対応に必死でどうしても書類業務に支障が出てしまい、日報のミスなどを会計事務からも怒られてしまいます。

    入力ミス、確定ミスを防ごうと必死でやっていますが、抜けが出てしまい各方面に迷惑をかけることがあります。

    ノート記入や付箋を利用し抜けがないようにしているつもりですが、もっと確実な方法がありましたら教えていただけないでしょうか。
    自分に自信がなくなり鬱になりそうです。

    トピ内ID:1240368074

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    😨
    OS2
    や事務処理をしている最中に
    電話や問い合わせがきたりすると
    今やってたことを忘れたりすることは
    当然のようにどの企業で勤めてる人でも
    経験あると思いますけど
    もし、途中でそのような問い合わせ等がないとしたら
    もっとリラックスしてやる必要がありますね
    内容によっては持ち帰りもいいかと
    あとは、書類ごとにバインダーで閉じて
    バインダーに忘れやすい注意事項や間違えやすい
    ことをでかく書いておくとか
    工夫する必要があるかと

    トピ内ID:8948346751

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    集中力がない

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    blank
    小心者
    ミスが多いのはほかの事を考えながらやるからです。
    自信がなく欝になりそう・・・・こういう表示をするくらいの能力の人ってことです。
    欝で苦しんでいる人たちに失礼です。ミスばっかりするアナタは打つにはなりませんよ。

    トピ内ID:2797160083

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    急がば回れ

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    blank
    Mr.ますりん
    急がば回れ。ひとつずつ確認していくほかないでしょう。

    トピ内ID:1559186199

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    役割分担

    しおりをつける
    blank
    通りすがり
    みんながみんな動き回る必要はありません。
    みんながみんな同じことをする必要はありません。

    まず、役割分担をする。
    それぞれで連絡を取り合う。
    それらを離れた場所から観測して交通整理する役割もおく。

    処理出来ない程の仕事量を抱え込まない。

    トピ内ID:0886071635

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    辞書登録機能を利用する

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    🐴
     パソコンを利用しての入力作業と思います。

     大体、日々の業務の大部分は、同様の業務の繰り返しになります。

     従って、入力する文言も大体同様の記述になります。

     そこで、パソコンの辞書登録機能を活用して、定形の文言を予め登録しておくのです。

     例えば、「利用者様、定時起床、食事完食、バイタル良好、定時就寝、特に訴えなし」としましょう。この文言を「り」で登録するのです。「り」と入力すると、この文言がでます。

     このようなことは、昔OLがよく利用していた方法です。自分なりに定形文言を作成して、どのように登録するか試してみて下さい。

    トピ内ID:2103728152

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    トピ主です

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    🐱
    にゃんこ
    表示が出るかわかりませんが、トピ主です。

    OS2さま
    ありがとうございます。
    バインダーですか。
    確かに、内容がごちゃごちゃになって自分では仕分けているつもりでも後から見ると??になっていることがあります。

    リラックス、これが私にはとても難しいです。
    寝る時も体に力が入っていたり、オンとオフができていない状態です。
    これもなんとかしないと・・・と思っています。

    参考にしながら少しでもミスの少ない方法を見つけてみます。
    ありがとうございます。



    小心者様。

    当方、鬱の傾向があり服薬もしておりました。
    通院もしておりました。
    しかし、これではいけないと薬は極力少なくしております。
    眠気なども来ますので仕事、運転ともにできなくなりますし、何よりも利用者様に何かあった時にはご迷惑をかけますので。

    鬱の方に申し訳ないかもしれません。
    でも、その苦しみ、私も少しわかるのです。
    しかし、そうならないためにここに投稿しています。
    レスありがとうございました。

    トピ内ID:1240368074

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    トピ主のコメント(3件)全て見る

    ちょっと邪道な方法

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    🐴
    ぱど
    こんなことを言うと怒られるかもしれませんがあまりに仕事量が多そうなので邪道な方法をアドバイスします。
    まずミスを2つに分類してください。

    1.絶対に許されないミス、ミスすると自分の仕事量が増えるミス(謝る時間も含む)

    2.しても謝れば済むミスでかつ謝る時間を入れても自分の作業量が減るミス(ミスしてでも仕上げた方が早いもの)

    で1.についてはじっくりやり、2.については今まで通りやりましょう。
    総合的に考えると少しは作業時間や問題が減ると思います。

    またミスの減らし方は意識や気持ちどうこうではどうにもなりません。
    どういう内容のミスが多いのかわからないので詳しくはアドバイスできませんが残件を管理したり、記入漏れを確認する方法を見直した方がいいかもしれませんね。

    ただ、体を壊してしまえば元も子もありません。
    ある程度負担とのバランスは考えた方がいいと思います。

    トピ内ID:3241791602

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    とぴ主です

    しおりをつける
    🐱
    にゃんこ
    Mr.ますりん さま

    その通りですね。
    一つずつ・・・ですね。
    日々努力してみます。

    通りすがり さま

    役割分担ですが・・・
    私の作業は私一人しかしていないのです。
    私が30人のヘルパーさんに連絡のすべて行い、利用者、各事業所の方の電話も受けるため、交通整理ができないでいます。

    処理できないほどの仕事量を抱え込まない。これが一番だと思いますが、人材の登用もないのです。
    それ故の悩みなのです。
    上司にも社長にも仕事や家庭に無理があることを伝えています。


    馬 さま

    同業の方でしょうか。文言がそのようですね。施設勤務の方でしょうか。
    同業であると思うとなんか嬉しいですね。

    PC入力ですが、私の場合は定型文は少ないのです。
    報告書や支援経過を書きますが書き込む自体は苦ではなく、カンファレンスや日々の調整、連絡、その他必要書類の作成が捗らず、実績なども管理しているため余裕が持てず、あれもこれも・・となってしまっているように思います。

    いずれにしても、自分の能力よりも仕事量が多いことが原因のひとつでしょうけれど、投げ出すわけにもいかず。
    頑張ってみます。

    トピ内ID:1240368074

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    トピ主のコメント(3件)全て見る

    トピ主です

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    🐱
    にゃんこ
    ぱど 様

    ありがとうございます。
    邪道でもなんてとんでもない。
    試してみますよ!。

    自事業所でのある程度の叱責は覚悟です。
    でも、少しでも数を減らし、他事業所様にも迷惑のかからないようにと思っています。

    意識や気持ちが逸るばかりで焦燥感、そして今回はいい具合に頑張れてる!と思った矢先にミス発覚で落ち込むことを繰り返しています。


    負担とのバランス、おっしゃる通りです。
    しかし、「あなたはいいよね、このくらいの外回り件数で済んでるだから。私は、夜中まで仕事したし、家にも持って帰った。だから書類もほぼ完ぺき」
    こう言われてはどうしようもありません。
    人数も増えない今、同じ道をたどっています。
    しかし、ここを何とかしないと何も変わらないとも思います。

    心臓の手術をしましたが、よく心臓病を持つ方に激しい怒りやショックを与えると苦しみだして死んでしまうドラマとかありますよね。
    死ぬまでなりませんけど、上司の言動に心臓が痛むのは確かです(笑)
    余談ですね。。。

    レスをありがとうございました。
    気持ちがふと軽くなりました。

    トピ内ID:1240368074

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