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    秘書の仕事? メール代筆

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    qw
    仕事
    非正規雇用の大学で事務に就いたのですが
    実際はアシスタント?秘書?みたいな仕事を頼まれています。

    一つ気になることがあります。

    私の上司は教授なのですが、とにかくメールが書けません。

    そこで、毎日何通も「メールの作成」を依頼してきます。
    私はメールが得意ではないので、時間がかかるし、
    教授の言わんとしていることがわかりづらいので、
    一層嫌な仕事です。

    送信先が偉い方だと私は気を使うので、
    教授が書いて送信した方が失礼が無いと思います。

    やんわり断ると「出来るとこまで書いて」と言い、
    教授は意地でも書きません。
    私が書くまで無理やり書かせます。

    そして、その文を教授のアカウントで送信するなら
    まだ良いのですが、
    殆ど、私のアカウントからの送信となります。

    その際、"代送qw"と打ちますが、相手は私に返信してきます。
    そして、ccに教授の有無に関わらず
    私が返信する羽目になります。

    返信文まで私が書きます。
    教授は意地でもメールを書かないのです。
    自称pcオタクらしく、メカに弱い訳ではないです。

    私の書いた文章に文句を言う割りに
    正解の文章を考案しません。
    良い文章が書けたら
    何故か教授自身の書いた物みたいな顔をする。
    とにかく、気分が悪いです。

    たまに、他大学秘書さんから業務的なメールが代送で届きますので
    秘書の仕事なので仕方ないと思いつつも
    全員が全員そうでもないし、
    むしろ、代送は少なく、
    全部を代筆、代送している教授もあまり知りません。

    先日も「これを返信して」と
    なぜが完成された他大学の教授宛の返信文が
    私に送られて来ました。

    意味わかりません。
    上司が自分で送れば済むことでは?

    こう言う時、断って良いと思いますか?
    秘書(?と言う業務も不服だが)なら素直に応じるしかないのでしょうか?

    秘書の皆様、メール代筆、代送していますか?

    トピ内ID:1389293366

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    同業です

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    hana
    同業です。10年以上やってます。

    先生方によって、秘書に望むことは違います。
    そこは、先生と秘書の相性です。
    何から何まで「やってくれ~」な人もいますし
    「自分でやります」な人もいます。
    秘書には事務以外頼まないとかね。
    このタイプは手を出しすぎても嫌な顔します。
    先生との距離が大事であり、難しいかもしれませんね。

    この業界は、メールを代筆は少なくないと思います。
    書く暇がもったいないのですよ。

    嫌なら辞めて他の先生をお探しになることでしょう。
    でも、秘書は自分名義のメールを書くことも多いので
    メールが苦手なのは克服したらいいと思います。


    秘書業とはそんなものです。

    一つアドバイス。
    嫌だけど、望まれたことを頑張って
    頼られる秘書になれたとき
    この仕事の遣り甲斐を感じるのかな。

    一番、心許して甘えてるんだと思って
    許してやってください。

    トピ内ID:0501897554

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    それが仕事でしょう?

    しおりをつける
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    元秘書課
    現在は秘書じゃなくて部署付きの事務職ですが、
    そういう仕事、普通に受けますよ。
    教授って暇なんですか?忙しいから部下に振るんじゃないの?
    文書は数をこなしているうちになれるし、自分の勉強にもなりますし
    自分が起点にメール送受信されることの意味がわからないという
    トピ主さんの考え方が私はよくわかりません。

    えらくなると色々なところからメールがくるから、
    読むだけでも対応だと思います。
    返事までとなると対応が大変なんだと思いますよ。
    教授の本来の仕事が滞るのではないですか?

    なんでも自分でやる人もいれば、人任せにする人もいます。
    色々な上司につきましたが、人任せの人のほうが
    トータルして下で働くには楽ですよ。
    なんでも自分でやる人は、他人にもうるさいです。

    トピ内ID:9367133774

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    そんなものです

    しおりをつける
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    obazan
    大学で教授のお手伝いを中心とした事務をして10年以上になります。
    私の経験からすると、大学教授でも論文とは違いメールなどの事務的な仕事が苦手な方は多いです。
    ビジネス系の決まった文章とかも知らなかったり、面倒くさがる方も多いですよ。

    ですから、私の場合も先生に頼まれてお返事や依頼メールを書くことも良くあります。
    その際は、必ず送信前にご本人に読んでいただきます。
    先生の考えと違う場合は後々問題になりますし、自分で責任を取るのもできません。

    トピ主は何故それが嫌なのでしょうか?
    秘書の仕事には代筆は含まれてるのは当然だと思いますが違いますか?
    それともトピ主がその先生と性格的に合わないだけなのでしょうか。

    もしも不満が多いのなら、トピ主はそのお仕事に向いていないのではないですか。

    トピ内ID:1872702351

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    様子を見て

    しおりをつける
    🙂
    おっちゃん
    >非正規雇用の大学で事務に就いたのですが

    ちょっと意味不明ですが、大学職員ではなくパートさんということでしょうか。
    教授に文句を言って切られないか様子を見てクレームした方がいいと思います。

    トピ内ID:2784099796

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    なんで怒るの?

    しおりをつける
    🐤
    元秘書
    こんにちは。弁護士秘書をしていました。
    私も普通に代筆やってましたよ。しかも、別に「○○代筆」なんて書きませんよ。
    あたかも弁護士が書いたように私が書いて、その返事もしていました。弁護士も変わった人が多いので、何を言わんとしているか即座に理解できなかったり、弁護士が書いたミミズが這っているような汚い字のメモを解読するのに苦労はありましたが、それがスムーズになることこそが秘書としての能力の向上だと思っていました。
    もちろん、「このような内容でよろしいですか」と先生に確認はしつこくとっていましたから、トラブルになったことはありません。

    なんで主さんが怒っているのか私には理解ができません。先生の右腕?左腕?となることが秘書の普通の仕事じゃないですか。メール作成のような雑用は秘書の仕事だと私は思います。特に、比較的お年を召した先生ならば、メールの一通も苦手なことがありますしね。

    思うのですが、秘書って性格的に向き不向きが大きいです。
    なんだかあなたは向いてないような気がします。小間使い的な仕事が不快ならば、他業種に転職されたほうがいいですよ。

    トピ内ID:5932798592

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    まさに秘書の仕事

    しおりをつける
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    異数合計
     私は秘書ではありませんので、価値無レスと思ったら流してください。
     トピ主様があげた業務は、まさに秘書の仕事だと思います。それをやらなかったら、教授は秘書を置くメリットがないような。

    トピ内ID:4570059502

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    メール代筆していました

    しおりをつける
    blank
    まゆ
    私もつい先頃まで10年ほど大学の研究室で事務、教授秘書をしていました。
    メールの代筆、しょっちゅうありましたよ。
    内容の指示を受けて作成し、教授に確認してもらった上で
    私が代送することもあれば、教授が自分のアドレスから送信されることもありました。

    他の研究室の秘書さんもほぼすべてのメールを代送される方から、
    場合に応じて送ってこられる方まで、いろいろおられましたので、
    特別なことではないように思います。
    また、こちらからは判別できないだけで、先生のアドレスからの送信メールでも
    実は秘書さんが書かれたものがあったかもしれません。

    先生方の性格で、任せるタイプの方やすべてご自分でされたい方、
    分かれますよね。

    私は業務の一部と思って(作成は得意な方ではありませんでしたが)、
    特に抵抗なくやっていました。
    理不尽な指示とは言えない気がするのですが。。。

    トピ内ID:5906962201

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    ありがとうございます。

    しおりをつける
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    qw
    ありがとうございます。

    代筆している方多いのですね。

    私の所に来るメールで秘書さん代送してくるパターンは
    多くありません。
    そして、その先方の先生方ご本人と
    何度もメールをやりとりするのですが、
    今回頂いた回答を見ると
    ご本人ではなかったりするのですね。
    でも、あのやりとりを秘書さんがご本人に確認しながら
    書いていたら、ただただややこしいだけだと思ったりもします。

    私の上司も、返事の内容を書いて私に送信してくるのですが、
    そのまま、送信先に先方のアドレスを記入すればいいだけ
    (アドレス帳にあります)
    なのに、意味不明です。

    学内の他の秘書さんもあまり代筆はいませんが、
    人それぞれなので、
    周囲が代筆だらけと言うパターンもあることでしょう。

    私は秘書業務は苦手です。
    皆様仰る通り向いていません。

    募集は事務とあったので応募した所、
    教授の下でこのような仕事になりましたので、
    話が違うと思いながら、転職も難しいので
    ここで働き続けています。

    トピ内ID:1389293366

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    じゃ、どんな仕事がしたいの?

    しおりをつける
    🐤
    踊り子
    教授秘書を20年以上やっている者です。

    メールの代筆返信なんて日常業務です。学術論文とか私用の手紙を書いてくれと言われたわけではないんですよね?研究に関わる内容ではなく、事務的な内容のメールであれば教授が私に転送してきますし、事情を知っている人ならば私にもccに入れてくるので、私が返事を書きます。返事の内容は相談した上で書くこともありますが、私が判断できる内容の場合は特に相談せずに書くことも多いです。(例えば外部の仕事を引き受ける際に、大学でどのような手続きが必要か?などの問い合わせが来たときは教授よりも私のほうが詳しい。)日本語で書くことが多いですが、相手が外国人であれば当然英語で書くことになります。

    実際は、相手に失礼だとか言っているけどトピ主さんがご自分で言っているように「私はメールが得意ではない」ので書きたくないだけなのではないでしょうか。トピ主さんが書くまで意地でも書かないという教授は気の毒だと思います。だって教授が学生のほかに秘書の教育までさせられているのですから。

    「上司が自分で送れば済むことでは?」と言うのならば秘書やアシスタントは失業しますね。

    トピ内ID:2987816815

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    秘書の仕事でしょ

    しおりをつける
    blank
    いなちゃん
    事務をやろうという人が、ビジネス文書やメールが苦手って、有り得ない。
    苦手だったとしても、克服すべき事でしょ。「それがあなたの仕事」なんだから。

    教授が秘書的役割の人を必要とするのは何故か?
    本来の仕事以外の事で手を煩わされては困るからでしょ。
    メールのやり取りは、教授の仕事ではありません。

    > 私の書いた文章に文句を言う割りに
    > 正解の文章を考案しません。
    当たり前。
    「それ」も、教授の仕事じゃない。

    自分が使えない事務員であることを、教授の所為にするわけ?
    あきれるわね。

    トピ内ID:1254100203

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    秘書の仕事ってなんでしょう

    しおりをつける
    blank
    ららら
    普通に秘書の仕事の一つだと思います。
    たとえ普通とは思えなくても、秘書の仕事とは何かを考えれば
    >上司が自分で送れば済む
    とはならないと思います。
    秘書の仕事の本質ってなんでしょうか。
    トラック運転手さんの仕事はトラックの運転ではありません。
    事務でも同じです。

    トピ内ID:0612196196

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    事務職自体向いてないのでは

    しおりをつける
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    本日は晴天なり
    レスも拝見しました。事務で採用されたのに秘書業務にまわされたってありますけど、
    募集要項に業務の細かい内容は書かれていたんですか?
    話が違うというけれど、最初はどんな話だったのでしょう。

    事務といっても仕事は多岐にわたりますよね。
    新卒で入社した会社は数名の事務員のうち、
    総務事務、経理事務、広報アシスタント、秘書系とバラバラの配置でしたよ
    (当たり前ですが)
    配属先を決めるのは採用した側です。

    トピ主さんに向いている事務業務ってなにかしら。
    事務員って管理職にでもならない限り、たいてい人のサポート業務ですよ。
    秘書じゃなくてもメールの代筆もしくは取引先の偉い人と
    直接メールでやりとりすることだってあります。
    事務系自体が向いてないんじゃないですか。

    トピ内ID:0544062967

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    私は派遣社員ですが

    しおりをつける
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    今回は匿名
    大学事務と言われていたところ、顔合わせで「教授秘書」だと判明…。派遣法にひっかかるだろ!と思いましたが教授の研究費が尽きるまで勤め上げました。
    私も代筆は苦手でしたよ。私の周りの秘書さんで代送してる方は皆無でした。だから相談もできず。
    でも代送している他大学の秘書さんのコレポンがとっても勉強になり、できるようになりました。
    教授の研究費が尽きた時、業務終了…となるのですが、別の教授から秘書のお声がかかりました(本来、派遣で指名ってダメなんですが)。
    今のボスです。私の書いたメールを見て是非!と思ってくださったそうです。
    今のボスは前のボス以上に代送の指示がありますし、国内外の大学の先生方とのメールまで指示されますが、その先生方とお会いした時
    「いつも本当に丁寧なメールを送ってくれてありがとう」とおっしゃっていただけた時には安心します。
    メールの代送もコミュニケーション能力を上げる訓練になりますよ。

    厳しい事を言いますが…いつまでも仕事を選べる立場にいられるわけではないんです。メールの代送が次に繋がることもあります。何がきっかけになるかなんて分かりませんよ!

    トピ内ID:4991377242

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