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    パプリカ
    話題
    トピを開いていただいてありがとうございます。

    出席(参加)確認メールについて教えてください。
    「出席される方は、○月○日までにご返信ください」というようなメールに対し、
    欠席者は返信不要でしょうか?それとも気遣いと言う意味で返信は必要でしょうか?
    また、出欠席取りまとめ役としてメールを送る場合、「出席しない旨の返信は不要」ということをかたすぎない表現で伝える文面はあるでしょうか。

    このようなメールを出すことも、いただくことも多々あります。
    が、「不参加です」という返信をする方も多く、毎回何がスタンダードか迷います。

    トピ内ID:6902278680

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    必要です

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    🙂
    幹事長
    >それとも気遣いと言う意味で返信は必要でしょうか?

    メールは、まれに不着事件が発生しますし、スパムメールを受信する事が多い人は読み落としがあります。

    つまり返信が来ないのは「不参加」なのか「読んでいない」か?
    正確にはわからない事になります。

    「確認の意味で不参加の方もその旨返信下さい」程度付け加えましょう。

    トピ内ID:3645585133

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    取りまとめをする立場としては

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    麻里
    欠席でも返信をくれるほうが助かります。
    でも、その文面で受ける立場ではしないほうが多いです。
    たいがい、出す時は「出欠をご連絡下さい」で出します。

    例えば「月末まで」と書いてあっても、月末にならなくても欠席者も含めて全員から連絡があり確認が出来たら仕事が早い。
    来ない人を待たないで処理できるから。
    中には気が変わる方がいても、「一名追加」「何名減りました」の連絡で済むから。
    でも、それくらいは直前の打ち合わせで調整可能だしね。

    >「出席しない旨の返信は不要」ということをかたすぎない表現で伝える文面はあるでしょうか
    「出席される方のみご連絡下さいorご返信下さい」ではどうでしょう?

    トピ内ID:3490343993

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    私は

    しおりをつける
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    しほり
    そういう場合は返信しません。学校のお便りなどでも同様です。

    出欠確認となっている場合は、欠席(もちろん出席の場合も)と出します。

    かたすぎない表現というのは分かりませんが、「欠席の場合は返信不要です」と付け加えておけばいいのではないでしょうか?

    トピ内ID:8670848847

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    メールの場合は届かないことや大幅に遅れることもあるので

    しおりをつける
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    真美
    不参加の場合も返信を求めるべきだと思います。
    (送る側が)

    送る側に配慮が足りなかった場合でも、不参加のメールは送る方がいいと思っています。

    トピ内ID:0750392979

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    正解は分かりませんが

    しおりをつける
    🙂
    narumi
    私は『出席される方は○月○日までに返信を…』という文章の場合、欠席する時は返信していませんでした。

    『出席される方のみ○月○日までにご返信下さい』という表現なら、欠席の場合の返信は不要と、より伝わらないかしら?

    トピ内ID:8403303810

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    私はします

    しおりをつける
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    桜もち
    文面どおり読めば、出席のみ返信すればいいようですが、私は欠席でも
    返信します。

    万が一メールが届いていないかもしれないし、紛れて見ていないかもしれない場合も
    あるから「見ました」という意味でも返信します。

    私が幹事なら「出欠席のお返事を下さい」にして、出した人全員からもらいたいです。

    トピ内ID:9374047434

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    返信は必ず貰う。

    しおりをつける
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    ちえ
    ・参加 ・不参加 或いは・御出席 ・御欠席の両方を書き、どちらかを丸で囲んでもらいます。 その方が確実ですし、返事を出すほうも一筆添えられます。

    トピ内ID:0099957263

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    どちらの場合も

    しおりをつける
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    テキトー男
    返信は必要。
    「欠席だから返信がない」のか、「そもそもお知らせメールを見てないから返信がない」のか判らないからです。

    トピ内ID:5152405592

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    本来

    しおりをつける
    あああ
    欠席こそ早くはっきり伝えるべきことですから出した方がいいと思います。

    「出席される方は」としか要求されていない軽いものならそのとおりにすればいいのでは?

    ついでに近況報告、とか思うときには欠席でも「ごめんね」って連絡すればいいし。
    考えすぎじゃないでしょうか。

    トピ内ID:3892132274

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    必要だと思います。

    しおりをつける
    😀
    まる
    必要だと思いますし、
    私は不参加でもしています。

    なぜなら、メールで返信がないと
    届いてない・みてない可能性もありますよね。
    「見ました・確認しました」という意味でも
    送ってます。

    ラインだと既読になるからいいのかもしれませんが。

    トピ内ID:2978752265

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    私なら返信しますね。

    しおりをつける
    🙂
    HN変えようかしら
    不参加なら返信不要というニュアンスは当然あると思いますが。
    「不参加」とちゃんと送ったほうが親切かなとは思います。

    自分が送る場合は「出席したい人はちゃんと送ってくるだろ」って事で不参加者から返信が来なくても気にしないです。
    でも、「忘れてた!!今から参加表明しても良い?」には出来る事なら対応してます。
    締切や参加人数の関係で無理なら断らざるを得ないですが、そこまで縛りのある企画はしないので。

    トピ内ID:9358619381

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    悩みますよね

    しおりをつける
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    PC
    私の場合、その会のスタイルで使い分けています。
    つまり当日の会で人数の融通が利くかどうかですね。

    例えばコース料理を含む会食などの場合は、事前に確定しないと迷惑になるので、欠席の返信をします。但しメールの件名に”(欠席です)”と追加して幹事役がメールを読まなくても分かるようにします。

    融通が利く場合はメールでの返信はしませんが、Facebookやツイッターが使えれば相手に「ごめん。行けない」程度で軽く伝えることもあります。

    トピ内ID:6712159533

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    聞くから答えたまで

    しおりをつける
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    あい
    >出欠席取りまとめ役としてメールを送る場合、「出席しない旨の返信は不要」ということをかたすぎない表現で伝える文面はあるでしょうか。

    「出欠」を聞くから欠席の人も知らせてくるのです。

    「参加したい方はお申し込みください」なら、参加する人からしか返事がきません。

    トピ内ID:9854689155

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    出欠を問う?

    しおりをつける
    😀
    鯨夢
    時代ですのでEメールでのやりとりなのでしょうね。本来メールは郵便物でしたね。

    出席の場合だけ返信ですか?少し不親切のような気もします。
    まず、Eメール・メールで必ず先方に到着することはどうして担保されるのでしょう。
    海外の場合は書留の制度もあります。
    電子通信では蒸発することもあり、郵便では配達人が忘れることもあります。

    そういう意味では、返事には欲しい情報が回答されるようにすることが大事ではないでしょうか。
    届いた届かないにかかわらず、参加・不参加のお返事をもらうような仕組みにすることが良いと思います。

    トピ内ID:2569916917

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    間違えました。

    しおりをつける
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    ちえ
    メールじゃなくてハガキかと思いました。スミマセン。

    トピ内ID:0099957263

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      それは・・

      しおりをつける
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      samy
      間違いや、メールを出された側の事を考えたら、欠席でも一言連絡しておいたほほうが間違いないんじゃないですか?
      そんなの1秒で出来る事ですから、手間を省く必要すらないと思いますね。
      ムコウだって読んで「あ、そう」で終了だし。
      欠席の連絡すらこなかった、行かないのか・ただ単にずぼらで返信が遅れてるだけなのか分からない。もう一度確認しておいた方がいいのか?この人いつもルーズだし・・と二度手間をかけさせてしまう場合も多々ある。
      だから欠席でも一言入れておいた方が親切なんじゃないですか。
      後で「私は少し連絡が遅れただけです」とか普通に主張してくる人もいるので・

      トピ内ID:0535379016

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      トピ主です。

      しおりをつける
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      パプリカ
      皆様、レスをありがとうございます。
      (5/28 22:14のレスまで拝読しております)

      「どっちでもいいじゃない」と言われてしまうかと少し心配していたのですが、
      皆様が普段どうされているかご親切に教えて下さり大感謝です。
      またemailなのか、はがき等の郵送物なのか紛らわしい表記となり失礼いたしました。

      不達トラブルもあるので、受信していることがわかるよう
      ●「出席される方は~」と書かれたメールであっても「欠席です」の返信。
      ●出欠取りまとめをする立場なら、「出欠のご連絡をください」とし、
       出席する人からも、欠席する人からも返信をもらう。
      という方が多いとわかり勉強になりました。

      もしよろしければ追加で教えていただきたいのですが、
      1.皆様が取りまとめをする際、「出席します」、「欠席します」という返信に対しても、
        やはり一人一人に「ご返信ありがとうございました」と返信されますか?
      2.皆様が出欠席を返信する立場の時、取りまとめ役からそれに対しての
        返信をもらいたいと思われますか?

      トピ内ID:6902278680

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      えーとですね

      しおりをつける
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      最後にeがつくアン
      こういうことは「どのような意味合いの集まりなのか?」によっても違いますから、
      周りの方と話し合って決めてください。というのを大前提にして、

      欠席の場合は、返信は必要ない。しつこいと嫌われる。
      未達の心配予防なら「残念ですが、次の機会に」みたいな文章を送る。

      出席の場合は、出席の返事を確かに受け取りましたの意味で
      「それでは○日にお会いできるのを楽しみにしております」みたいな文章を送ればいい。


      やり取りをフローチャートに書いてみるといいです。
      いろいろ見えてきますよ。

      トピ内ID:9854689155

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