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    多義に渡る仕事を超短期派遣に引き継ぐには

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    仕事
    事務をしています。
    私の仕事が多量にあり、一人では裁ききれません。

    毎日一定の業務と言うものはなく、
    1年間で一周するような仕事です。

    ある業務はその事務処理が一回しかなかったり
    ある業務は、この先また同じ仕事や流れがある日がいつ発生するか?も掴めなかったり
    (業務の依頼や問合せ対応の為、いつくるかわからない)、
    業務を説明するとなると、幅が広く、
    この先の頻度が未知数なものばかりです。

    それを見た上司により、
    派遣の方に来て頂いたのですが、
    上司が事務仕事を理解して居なかったので、
    その場しのぎと勘違いし
    超短期になってしまいました。
    延長はないです。

    一ヶ月です。

    いざ、私の仕事をやって頂こうにも、
    特殊で複雑な手続き書類が多く、
    説明が大変です。
    説明を省くと派遣の方にしたら「何のこっちゃ?」で
    滞ってしまうので、やはり説明は必要。

    だからと言って、
    「2度とこの仕事をやって頂く事はないかも」な気がすると、
    「説明するより、私がやった方が早いかも」と思い、
    私が行なってしまうのですが、
    私だけが忙しく
    派遣の方は「え?忙しいと聞いたけど、暇ですね」となってしまいます。

    私は取引先やり取りが多いので
    それをお願いしたいのですが
    一ヶ月では担当仕切れず終了し
    途切れてはいけないタイミングで
    派遣満了となると思うと
    後が怖くお願いできないです。

    私は引継ぎを行う側が初めてのことで、
    どう仕事を割り振って良いかわかりません。

    超短期、業務が少し特殊な場合、
    どんな事をして頂くと良いのかわからないです。

    部署に事務が私しか居ないので、
    上司も他の人も全く感知せずです。

    上手く仕事を割り振る、説明するなどの
    アドバイスお願いします。

    トピ内ID:5769219478

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    雑用はありませんか?

    しおりをつける
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    ゆーみ
    派遣さんが来る前の上司の方とコミュニケーションが、欠けていましたね。
    簡単な説明で出来る雑用のような仕事はありませんか?

    横なのですが、多義・たぎ(一つの語や表現が多くの意味を持つこと)ではなく、多岐・たき(物事が多方面に分かれていること)の間違いなのではありませんか?
    また、「裁く」ではく「捌く」ですよね?
    うーーん、なんだかなあ・・・

    トピ内ID:4131598830

    ...本文を表示

    派遣です

    しおりをつける
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    あゆむ
    社員後派遣をしています。

    まず根本的に、トピ主様の業務に派遣は向きません。

    派遣社員の多くは3か月契約です。それを繰り返し2年3年と在籍する場合もありますが、それはお互いに確定した未来ではありません。
    「3か月後にはいなくなる」可能性が常にあるのが派遣です。

    それでも正社員ではなく、派遣社員の契約が希望であれば
    そのリスクを理解して、できるだけ回避しなければいけません。

    契約を1年毎更新とし、面談時に業務内容をよく見学してもらうことです。

    これまでのところ、事務員の業務を説明できる上司の方には当たったことがありません。面談では、「大変みたいだけど大丈夫だと思う」くらいのことしか言いません

    一番良いのは、面談時にトピ主さんの業務を見せる事です。
    時間にして30分程度。業務中に大変だと思いますが、適材が雇用できるかはこの職場見学にかかっていると言っても良いくらいです。

    良い人材が長期雇用できると良いですね。

    ちなみに現在の方は、一か月間、大掃除やファイル整理などをお願いして、引継ぎはあきらめてはいかがかと。

    トピ内ID:0314318371

    ...本文を表示

    本当に特殊?

    しおりをつける
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    oshigo
    ひとつひとつはそうでもなくても、
    種類が多岐で、頻度がバラバラな処理の集まり。

    先ずは自分の仕事を一覧表にしてみましょう。
    発生頻度、向かい先、社内の担当、やることなど。

    自分で整理できてないと引き継ぎは無理。

    整理できたら、何が渡せるかをピックアップ。

    ピックアップできたら、流れを図解。

    図解を渡してやってもらう。


    以上。

    ポイントは、書き出すことです。
    頭の中だけで考えても無理です。

    トピ内ID:2086245972

    ...本文を表示

    いい機会です

    しおりをつける
    🙂
    おっちゃん
    自分の業務を分析するいい機会です。人に頼める作業と頼みにくい作業を整理してみて下さい。

    余計ですが「多義」とは「一つの言葉が多くの意味を持つ」という意味なので、おっしゃりたいのは「多岐」でしょう。

    トピ内ID:4246805693

    ...本文を表示

    事務仕事ってどこでもそんなものでは?

    しおりをつける
    🐤
    monkey
    具体的な業務内容がわからないのだからアドバイスのしようがないです。
    上司にきちんと説明して状況をわかってもらうのが先決ではないですか?
    それより、こんな文章書いていてよく事務職が務まると思いましたけど…。

    トピ内ID:3650828737

    ...本文を表示

    上司と相談

    しおりをつける
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    白猫
    2度とこの仕事をやって頂く事はないと思っても、その都度説明してやってもらうしかないのでは?

    「私がやった方が早いかも」
    こう思ったら引継ぎなんて出来ません。

    状況が状況なだけに、雑用的なことや、複雑な仕事の中でも出来そうなことをやってもらうしかないと思います。

    どうしても派遣期間を延長してもらうことは出来ないのでしょうか?
    上司に相談してみてはいかがでしょう。
    そもそも、上司が主さんの業務を理解していないことのほうが大きな問題だと思いますよ。

    これを機に、今後のためにも業務をマニュアル化してみては?
    イレギュラーな処理等、複雑な業務はマニュアル化が難しいかもしれませんが、そこまで複雑ではない業務は、マニュアルを作成することで誰でもある程度はスムーズに遂行できると思います。
    引継ぎの時はもちろん、例えば担当者が怪我で入院…、のような突発的な出来事が起こった時、マニュアルは大いに役立ちますよ。

    トピ内ID:3200517502

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