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    書類保存の目的について

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    sun
    仕事
    こんにちは。

    皆さんの会社では、書類保存ファイルのルールはありますか?

    いま、オープニングで集まった人達で事務仕事をしています。
    オープニングなので、事務作業から日常の事まで
    色々と雑然としているところです。

    今回は、紙のファイルなのですが、
    共有のファイルに、同じ書類でも人によって、残す人と残さない人がいたり、
    また、(あまり関係ない)私的なメモを挟んでいたり、
    書類が送られた封筒まで挟んでしまう人がいたり、
    何回もコピーを作って同じ書類を挟んでしまう人がいたり、
    「今時、紙なんてのこすのー?」などという人まで出てきたり
    現状、バラバラです。

    パソコンの共有ツールは作っていないので、紙は必須です。

    まだ、オープニングなので、
    これから具体的にどのような書類が発生するのか見当がつかないのですが
    分類的には、いまのところ、庶務手続き、会計関係、
    本社とのやりとり、通知、契約書、広告などがあります。

    とりあえず、どの分類であろうと
    ざっくりと大まかなルールや「ファイルする目的」がわかればと思います。

    皆さんの会社では
    ファイルにどの様なルール、目的がありますか?

    アナログ版、デジタル版どちらでもかまいません。
    書類整理のコツでも構いません。

    アドバイスお願いいたします。

    トピ内ID:0768879595

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    法律読んだ?

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    🐷
    けんしろう
    まず法令を熟知するところからでしょうか。
    どんな職種か知りませんが、法令が一番の根拠です。
    関係法令ぐらいは、聞く前に熟知しておきましょう。常識レベルですよ。

    法律にないこと以外は、会社でルール作り。

    まずは保存・ストックし、それから判断してもいいのではと思います。
    それから保存の仕方、ルールくらいは鶴の一声で統一しておきましょう。

    トピ内ID:3385680496

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    本社に聞く あとは5W2Hで自分で考える

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    街角ビーナス
    本社に聞いたらどうですか?
    基本、会計には法律で定められた保存年数があります。
    そのほか、人事などにも労働紛争等があったときのために
    残すべき、雇用契約書等があります。
    今後マイナンバーが導入されると新人のスタッフについても
    保存義務などがあります。
    基本、会計がほとんど保存義務があります。
    脱税していないか監査がくるためです。
    在庫についても脱税トリックがからむところ、在庫表等もまとめておくべき。
    会社によっては現金まわりの指導が入り、
    切手の購入と使用履歴までファイリングしているところもありますが
    だからといっておたくがする必要はない。
    無駄なことは、重要なことを維持するのに妨げになります。
    顧客情報も保存すべきか、統計用に残すか、追加の広告を出す先として残すのかなどそれぞれ
    いつWhen
    どこへWhere
    だれがみるのかWho
    なにをあとから見るのかWhat、
    どうみるのかHow、
    なくして法的罰金があるのか、マーケティングに使い利益を出せる情報なのか、保険関係で残すべき証拠なのかなどなど、How much
    そんな5W2Hなど意識されては?

    トピ内ID:8194721107

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    自分たちで決めるものではない

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    通りすがり
    先の回答者も指摘していますが、
    会社が保存する書類には目的があります。

    法令で何年間保存せよ、とあれば必ず保管していなければなりません。
    労務関連や、契約関係、支出に関する出納記録

    オープニングだろうが関係ありません
    残ってなければ法令違反で行政指導などがあります。

    従業員で好き勝手取り決めるのではなく、上司に報連相して確認すべきことです
    上司や会社上層部で判断できなければ外部のプロに指導して貰うものです。

    トピ内ID:2790855610

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    目的がわからない?

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    ぱかぱか
    ルールはもちろんありますけど、書類保存の目的がわからないようなら、そもそもいらないんじゃないかと思いますが…

    トピ内ID:7607851759

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    偉いね。

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    🐤
    たちばなし
    本来、そうしたことは上の立場の人間が事前に指示しておくべきもの。
    それがないんですね。

    混乱した現場で、
    これでいいのかな?統一した方が良いな、合理的にファイルすべきだなと感じて

    なんとかしよう!と思ったんですね。偉いっ!

    他の方のトピにもありますが、
    法的に保存期間が決められている書類というものがあります。
    でもそれを
    どんな方法で、どう保存するのかということは
    会社ごと、現場ごとに「決めておく」必要があり
    しかもそれが
    法的に、また現実の業務に即して適切である必要があります。

    ひとつひとつに関しトピ主さん自身が責任を負うことはなく
    これはこうしたいのですが、よろしいですか、
    と上司に確認を取って決めて行けばいいと思いますよ。

    指示があるまでは現場の勝手な判断で廃棄せず、
    そのまままるごと残しておけばいいのです。

    上からの適切な指示がなかなかないなら
    この件はどのように処理したらいいでしょう、と切り込んでいってもいいし

    トピ主さんがこうしたらきっといいだろうな、と思うことも
    上司に許可を得て、実行していいと思います。

    トピ内ID:6096321495

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    本社と同じで

    しおりをつける
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    CBA
    目的は法令義務と監査対応のため、具体的に何をどれくらいどのようにかは本社の事務職の方に聞くと間違いもなく双方で調べ物をするときにわかりやすいと思います。

    トピ内ID:7687490939

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    ええとONEノートとかいうの活用しています

    しおりをつける
    😑
    あのー
    クラウドに管理された文書は、個人用に指定したファイルを作りそこにONEノートで保存しています。

    350円でクラウド上でエクセルやワードやらあのマイクロそふと会社が月¥料金あるのなら、これを利用したいです。あのソフトのオフィス用は高いので月料金が¥350円代でクラウドで使えるのなら助かります。

    トピ内ID:7973196029

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