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    大人向けピアノ発表会のこと…

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    😉
    のっぴ
    話題
    トピを開いていただきありがとうございます。

    今年の10月に、ピアノの発表会を開くことになりました。
    席数600人ほどの大きなホールで開催します。(イメージとしては、普通の教室発表会と同じです。皆さんドレスを着ます。)
    対象は大学生~60代の大人まで、特定の教室の発表会のではなく、ピアノ好きの仲間を集めての開催です。


    この発表会の、責任者になってしまったのですが、私は発表会は教室発表会に参加したことがあるだけで、開催する側はしたことがありません。

    当日までにやらなくてはいけないことなど書き出してはいるのですが、なかなか自分の中で全体像が見えてきません。。

    やるからには皆様に楽しんでもらいたいし、当日になってパニックになることは避けたいのですが、発表会を開催したことのある方(教室の先生などいらっしゃいますか?)
    当日までの大まかな流れや、ここは確認しといたほうがいい!ここが盲点だった…。こうやって失敗した!など、

    又、参加したことのある方で、ここが不便だった!ここをこうして欲しかった!ということがあった方も、些細なことで構いませんのでご意見お願いします。

    トピ内ID:6358595006

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    参加したことあります

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    まり
    「複数のピアノの先生の合同発表会」と、「ピアノの先生の知り合いも参加する発表会」に参加したことあります。
    後者の方は印象良くなかったです。
    ・先生と参加者の関係が不明で、生徒の立場では蚊帳の外になる
    ・一人当たりの時間(曲の長さ)がとても違う
    ・参加費は一律徴収だったのか不明
    ・リハーサル(ためし弾き)の一人当たり時間が不公平
    がもやもやのポイントでした。
    みなさんコストにはシビアです。会場費も調べればわかりますので、参加費の設定を良心的にし、一人当たりの時間にもある程度の制限を設る等、基本的なルールを作り、周知する方が良いと思います。
    バイオリンの合同発表会で「繰り返し禁止」のルールなのに、特定の先生の生徒さんだけ楽譜通りの繰り返しありで、演奏して、いやな気持になりました。許されるのであれば、長く演奏したいものです。

    トピ内ID:1828590306

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    参加者は確保できてます?

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    🙂
    まり
    2回目のレスです。
    ドレス着て発表、ということですが、発表者の人数は確保できてます?
    ピアノとバイオリンを習っていますが、大人で参加する人って案外いないものです。参加してくれる人がある程度確定しているならよいのですが、これから参加を打診するのでしたら、敷居は低くする方が良いと思いますよ。普段着でも可とか。

    トピ内ID:1828590306

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    ピアノではないですが

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    以前やった時の事を書くと

    ・ミキサーさんや照明さん、カメラマンやビデオ撮影の方との打ち合わせ。
    ・駐車場の確認。ピアノ以外の楽器や機材、舞台に飾る植木鉢などを搬入したりするなら、何処へ止めるか、幾らかかるか、会場の方と打ち合わせ。
     
    ・受付の机や椅子等を借りられるのか。レンタルだとしたら幾らか。
    ・貴重品の管理。控え室に置く場合、どのように管理するか打ち合わせ。

    ・練習スペースの順番や時間配分を決める。
    ・受付と会計を誰かにお願いして、集計したお金をどうするかも決める。

    ・花、電報、お菓子などの受け取り、飾り付けと、誰から何を頂いたか、記録をお願いする。
    ・控え室に置く、お茶、お茶菓子等を用意。

    ・当日払う支払金(駐車場代とか、もし受付や司会を誰かに頼むなら謝礼金など)を、目的別に分けて、封筒に入れて準備。

    こんな感じでした。
    まずは、担当を皆さん(2人ペアーにすると、なお良い)に振り分けると良いですよ。 

    トピ内ID:0946514048

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    一人で?

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    🙂
    tokumei
    前任者がいれば、相談にのってもらう方がいい。経験のない人が一人任されるのは無理がある。一緒に考えて動いてくれる人(多少の知識がある人)に協力してもらう方がいいのでは?お金のことも絡むしね。

    トピ内ID:9674542012

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    ピアノサークルの発表会

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    黒板消し
    ピアノサークルの管理人をやっていたので、毎年発表会を行っていました。
    やらなきゃいけない事とか、あまりに多くて書ききれるか…という感じです。

    ・曲の募集
    事前にプログラムを組むために、演奏曲とか演奏時間を確認。(同じ曲でも演奏する人のよって変わる)
    ・曲名表記
    クラシックの曲は、表記の仕方がいろいろとあるので、それを統一する。
    ・演奏順をどうするか?
    ・プログラムの作成(印刷物)
    ・会場との打ち合わせ
    ・当日のステージへの上がり方、下がり方などをどうするか?
    ・着替えスペースのあり無しの確認や男女での更衣室の確認
    ・リハーサルの時間割
    ・集合時間
    ・受付や会場介助などのスタッフ決め
    ・集合から撤去までのタイムスケジュール作成
    ・打ち上げの手配

    たぶん、まだまだ他にもやりました。
    ギリギリまで曲の変更をしてくる人もいるし、誰かと同じ曲は弾きたくないとか、遅れる、早く帰るなどの対応。

    でも、一番大変なのは、会場の広さに見合ったお客さんが来るかどうか?ですね。
    なので、いきなり600人のホールというのは凄いですね。

    まず、1人では無理なのでスタッフは5~6人でやりました。

    トピ内ID:2138829341

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    こんなかんじ 1/3

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    blank
    うたずき
    コーラスの30団体くらいの合同発表会の事務局を3年やりました。
    参考になるかわかりませんがこんなかんじでした。
    トピ文から、例年やってるようなものでない全く初めての会なのかな、と思ったので、
    結構詳しく書きますね。
    ピアノなら、もっと小ぢんまりした感じかもしれないですね。

    まずはホールの担当者に挨拶。分からないことは質問!

    3か月以上前
    ・必用なスタッフを集める
      準備(会計・文書・プログラム編集・発注等)
      当日(当日進行・ロビー責任者等)は準備と兼任で。
    ・大まかな費用算定(ホール代・印刷代・通信費ほか)
    ・演奏者に出演の条件を周知(日時・費用(出演できなくなった時は?)・持ち時間・ドレスコードなど)
      出演者に(演奏者名、曲名、作曲者名・演奏時間、連絡先)を提出してもらう。費用も同時に。
      なかなか出さない人に催促
    ・リスト作成
      招待者・出演者・ゲスト
      招待者には招待状を送る前に打診

    トピ内ID:5750258583

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    こんなかんじ 2/3

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    blank
    うたずき
    2カ月前
    ・招待状作成、発送。
    ・当日必用な係の人数を把握
      アナウンス・受付・案内・来賓対応・ドア開閉・出演者誘導など。
    ・写真・ビデオ撮るなら業者手配
    ・印刷関係
      プログラム・チラシ・チケットの作製発注(印刷所?デザイナー?手作り?)
    ・タイムテーブル作成(リハーサル室・ステリハ・本番)・控え室割り振り
    ・演奏順が決まったら出演者に知らせる
    ・当日のルール決め
      控え室入室は本人と先生のみ?友達などもOK?
      お花は受付?ステージで出演者に渡す?など
      演奏のビデオ・写真の可・不可
      当日遅刻等連絡法
      落し物対応

    1カ月前
    ・当日スタッフの担当範囲・責任者を決める。
    ・当日のみお手伝いの方(受付など)が必用ならお手伝い依頼。
      集合時刻・場所・手伝い内容を書いたプリント用意
    ・必用なら下記を手配
      スタッフ用お弁当。配達してくれるか?
      舞台装飾用スタンド花
      ゲスト演奏者謝礼・花
    ・打ち上げ参加人数確認、会場予約(発表会とは会計を分ける)

    トピ内ID:5750258583

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    こんなかんじ 3/3

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    blank
    うたずき
    2週前~
    ・印刷物納品
    ・出演者に印刷物・タイムテーブル・部屋割り・当日のルール・会場図を配布
    ・当日お手伝いの方へお礼用意(菓子など)
    ・会場張り紙用意(受付・控え室・締切・進入禁止等)
    ・アナウンス原稿作成(アラーム・災害時対応・曲目変更等。演奏者の一言をアナウンスに入れるか?)
    ・ステージ挨拶するなら挨拶文作成

    本番前
    ・張り紙を張る
    ・受付用長机等設置
    ・花・弁当など受け取り

    本番
    ・責任者は当日はゲストや来賓への挨拶位で何も実務的な仕事を受け持ってはいけません。
     決まった席に必ず在席して、突発的な事に対応・判断・指示します。

    事後
    ・諸費用振込み(私の所属団体は実績があったので印刷もホールも事後支払でしたが、トピ主さんの場合は要確認)
    ・来賓・ゲストにお礼状
    ・会計報告を全員に開示(大まかでよい)

    以上、あくまでうちの団体の場合です。
    毎年開催されるものならば、前任者によく聞いて下さいね。
    例年通りで120点ですよ~。

    トピ内ID:5750258583

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