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    今どきの人の電話応対が機械的

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    伝書鳩
    仕事
    兼業主婦(アラフォー)をしておりますが、職場の若い子A(私よりも
    2年先に入社、恐らく20才代)の電話応対の考え方について
    ご意見お聞かせください。

    役所から不在の人宛(私とAにとっては先輩)に問合せの電話に私が応対し、
    帰社時間をお伝えした所、先方様はその頃かけ直す、との事で一旦電話を切り、
    その旨の伝言メモを不在の人に書きましたが、

    Aは「そんなメモは先輩に渡す必要はない、相手はどうせまた電話を
    かけてくるからメモを置いたら受け取った本人が困惑するから止めて下さい」
    と言うではありませんか。

    当方が過去に大手メーカー、総合商社他、数社を経て、
    どの職場の誰もが普通に行ってきたこの当たり前の習慣を
    Aは真っ向から剥きになって否定をするのです。

    メモを書くか否かは、電話応対をした第三者が
    判断する権利は無いと思っています。
    個人秘書のボスへの対応では場合によっては伝えない
    事も有ろうかと思いますが、不在者は不在中の自分宛てに
    どんな電話がかかって来たのかを知る権利があり、
    それを知っているか否かで、仕事の算段も変わってくる
    場合も有るでしょう。

    電話をかけて来た先方様も、伝言の希望をしなかったと
    しても、伝えてくれるのが暗黙のルールだと思って
    いるかも知れません。

    このような場合、不在の人に先方様が再度電話を下さる旨は
    伝えないのが常識なのでしょうか?

    彼女の行動をいつも見ていると
    何が正しいのか時々解らなくなります。

    トピ内ID:6270279996

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    何をどう困惑するのか

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    blank
    せんべい
    こちらの会社ではどうしてますかって、軽く上司に相談していい案件だと思う。
    上司が伝言不要だって言うなら、電話メモ作るのも面倒だし、郷に従えば?
    ただし、Aさんはこうやってるようでってチクるのは駄目。
    以前の会社で、こういうやり方があって~って感じで相談して。
    伝言必須と上司にいわれ、Aさんに何か言われたら、上司からこうして欲しいと頼まれたと言っていいと思う。
    現場レベルで解決していいことじゃないよ。
    私が営業だったら、Aさんみたいな電話番が居たら困る。
    昼間にお電話頂きまして、って気遣いの言葉があるとないとじゃ、先方のイメージがかなり違うんだよ。

    トピ内ID:1247984198

    ...本文を表示

    伝書鳩さんのおっしゃる通り

    しおりをつける
    🙂
    ena
    私は伝書鳩さんの対応が普通だと思いますし、うちの職場でもみんなそうしています。20代の職員でもです。

    「○時ころまたお電話くださるそうです」というメモをもらっていれば、その時間はそのつもりで待っているし、もしその時間にまた席を外す用事があるなら先にこちらから電話してもいいし、実は迷惑な電話だったら放っておくし。いずれにしろ、それを判断するのは私ですから、その判断のもとになる情報を勝手に遮断されては困ります。不在中に電話を受けた人はきちんと情報を伝えてほしいと思います。自分がそう思うから、他人にもそうします。

    といいますか、常識ですよねー。

    その同僚さんはあまり働いた経験がないのでしょうか。

    トピ内ID:6881205866

    ...本文を表示

    その人によると思います。

    しおりをつける
    🙂
    どもります
    可能でしたら、電話を受けた方に不在時のときの対応を直接確認してみましょうよ。

    人数が少ないと個別での細かい対応ができますよね。

    能ある鷹は爪隠すといいますが、あまり大手を鼻にかけると遠くから打ち落とされますよ。

    トピ内ID:8424969352

    ...本文を表示

    対応についてすり合わせを

    しおりをつける
    🎶
    まみ
    派遣社員で10社以上の会社を経験していますが、電話対応は社によってまちまちです。
    不在者宛にかかってきた電話を代理応答した際、以下のようなパターンがあると思いますが、企業文化や担当業務、時々のケースバイケースで対応してます。
    ・全て報告する
    ・伝言を預かった時のみ報告する
    ・そもそも代理応答しない(外資系は基本的に個人の直通電話はとりません)
    何が正しいというのはないかと思いますが、個人的には日系企業の電話対応は丁寧すぎると思います。
    担当でもないのに用件を聞きすぎる、どんな相手かもわからないのに「(担当者が)戻りましたら折り返しお電話するよう伝えます」など約束事をしてしまうなど。
    おかげで、部署内のメンバーが各自でやっている仕事を少しずつ把握しておかなければならないという、非効率さを感じます。

    私はその20代の方の感覚が特別おかしいとも思いませんが、もし業務上の統制が必要でしたら、電話対応の基本的なルールをすり合わせておくと良いですね。

    トピ内ID:1117335456

    ...本文を表示

    トピ主が正しい

    しおりをつける
    🙂
    ふ~ん
     そんな常識のないAさんに惑わされないように。
    それを知らなかったことで不利益を被ることになるかもしれないのは先輩です。

     先輩が先方に問い合わせていたことならば、その情報を早く知りたいはず。
    役所にしてみれば「また今度でいいや」と放置するかもしれない。

     ホウ・レン・ソウをおろそかににする若い人には指導した方が良いです。
    トピ主、もうちょいと自信持ちましょうよ。あなたは正しいですよ。

    トピ内ID:5262264227

    ...本文を表示

    郷に入っては郷に従え

    しおりをつける
    🙂
    りえこ
    私の今の職場も、先方が再度連絡をくれる場合はメモを残しません。
    私も以前いた職場では全ての電話をメモに残して渡していましたし、ビジネスマナーでもそのように習ったように思います。
    でも今の会社では皆メモに残しません。入りたての頃は知らずにメモを渡してしまっていましたが、メモを受け取った人は本当に混乱していました。

    不在だった人にこういった場合はメモがあった方がいいか、ない方がいいか確認してみるのが確実だと思います。

    >当方が過去に大手メーカー、総合商社他、数社を経て、
    >どの職場の誰もが普通に行ってきたこの当たり前の習慣

    こう言った発想は止めた方がいいんではないでしょうか。中高年はこれだから使いにくいと思われますよ。

    トピ内ID:7513007522

    ...本文を表示

    メモは置いてください

    しおりをつける
    🙂
    プラネッツ
    「またかけ直します」って言うことがありますが、
    当然伝えてあるものだとこちらは思っていますし、
    できれば(私の場合)帰社したらかけてきてほしいと思っています。

    伝えないなんて、私からしたら「あり得ない」です。
    そして私が相手の立場だったとしても伝えてほしいと思いますし
    折り返さないにしても「かかってくるかも」という心構えが欲しいので。

    会社のルールで伝言メモは渡さないと決まっているならともかく。
    いまどきの人がどうこうというより、会社のほかの人の認識がどうなのか
    確かめたほうがいいのではないですか。

    トピ内ID:1892988658

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    メモ残すよ!

    しおりをつける
    🐴
    ポポロン
    メモ不要とかの指示が特別にないなら、メモします。折り返し不要とか、再度電話いただけます。とか書いといたら別に困惑しないしね。

    場合によってはこちらからかけ直す必要もあるし、準備していた方がいいこともある。依頼されてたのに忘れてた。何てことも、、、
    電話口で、お電話いただいていたのに云々、、、などの一言も言えるしね。

    とはいえ、新入社員の頃、折り返したりする必要もないのにこんなメモ置かれても、わざわざ何で、、と思ったこともあります。先輩がしてくれてることなのでとりあえず先輩にお礼を言って、まぁいっか!って感じでしたね。段々と上記のような経験をして、必要性に気付きました。

    トピ内ID:8271847437

    ...本文を表示

    当人に聞けば?

    しおりをつける
    blank
    良々
    どっちが正しいのか分からなくなるなら
    率直にその場にいなかった先輩に聞けばいいのです
    かけなおすと先方がおっしゃってる場合、メモはいらないですか?って。
    いるよと言えばAが今度そんなことを言ったときに
    「それはあなたの勝手な判断です。独りよがりな結論で周囲に迷惑がかかることになるので改めてください」といえばよろしい
    先輩がかけなおすならいらないっていうなら
    メモをやめる。それだけ

    トピ内ID:3200950987

    ...本文を表示

    基本的なホウレンソウだと思います

    しおりをつける
    blank
    昭和のOL
    必要か不必要か、その職場ルールなのかは、まずわかりませんが。

    自分あてに電話があった、
    でも、そのことは自分以外は知っているのに自分だけが知らない、
    そんな不自然なことはありえません。

    折り返し掛けると言われても、用件がこちらからの打診だとしたらとんでもない失礼な話です。

    いくら平成になったとはいえ、社会ルールがそんなに極端に変わるものでしょうか。

    トピ内ID:4498635690

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