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    😠
    むぶ
    仕事
    今までエクセルで作成した請求書を送っていました。
    今後、システムから請求書を出力しようと思うのですが、
    エクセルで作成していた頃に、各公共機関の要望に合わせて作成していたのですが、
    今後システムではそれが出来なくなると思います。
    相手側が希望する様式や西暦・和暦・利用場所は違うが請求先が一緒の場合、表紙を付けてほしい、
    何日までに送ってほしい等、各機関によって違う為、今まではそれに合わせてきたのですが、
    システムからは西暦しか印字できず、様式も統一され、前月の売上確定後した出力出来ない為、
    一日に発送することができません。

    どの程度、希望に合わせなければいけないものでしょうか?

    トピ内ID:2666143651

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    決まりはない

    しおりをつける
    🙂
    ぐみ
    そういうのは相手との力関係で決まります。「システムが変わったのでこれからはこうなります」の通知1つで済ませられるのはたいてい大企業。システムの規模が大きいから相手に合わせるなんて無理という理由もありますが、相手の言い分を聞かなくても仕事がなくなったりしないという理由も大きいはずです。

    どこの会社もシステム化されていきますから、締日や書式の変更を受け入れてくれる場合が多いとは思いますが、もし相手が「この形式でないと受け付けません」と言うような企業なら、たとえ手書きになろうと相手の希望通りの請求書を送るしかないでしょう。少ないけれどたまに本当にいます。少しでも自分側が不便になる変更を受け付けないと言ってくる企業。

    新しいシステムを導入する前に、個別に問い合わせておくべきだろうと思います。

    ちなみにデータをCSV出力できるようなら、EXCELに取り込んで西暦を和暦表示したり、縦長や横長の様式にすることは可能です。システム担当者に聞いてみてください。

    トピ内ID:0163406165

    ...本文を表示

    各機関にヒアリングする

    しおりをつける
    blank
    チュン夫
    すべての希望に合わせていると、作業も果てしないし、システム上合わせられません。システムで全て合わせると莫大な金額がかかります。

    通常は、事前に新しい請求書の書式を全ての取引先に送付して「お知らせ」し、この請求書で可能かどうかをアンケートなどでヒアリングするしかありません。

    そして、最大公約数的な書式を決めて、できるだけその書式で受け付けてもらうようにお願いします。締め日や請求書の発送日も変更するなら、同じ「お知らせ」で知らせないといけません。(他社からもそんなお知らせをよくもらいました)

    私は民間同士の取引だったので、ほとんどの取引先はそれで受け付けてもらえました。

    ただ、取引先によっては自社の書式でなければ受付しない会社もありますし、取引先のシステムの都合でこちらにあわせての融通がきかない場合もあります。

    その場合は営業担当者や営業補助員がシステムの請求書を元にして取引先の請求書に手書き又はワープロ記載していました。表紙などの対応も営業に任せました。

    最大公約数的な書式を作成し、どうしてもそれでダメな相手には、従来通りエクセルで作成するしかないと思います。

    >前月の売上確定後しか出力出来ない為、一日に発送することができません。
    1ヶ月分の売上をまとめた請求書を毎月1日に発送している会社は少ないでしょう。

    私がいた会社では、月末最終日までに売上入力しなければ(1日遅れても)その月の売上にカウントしないルールとしていましたが、それでも忘れたり、取引先の事情などで、翌月1日に前月の売上を計上する場合もありました。

    請求書はその後数日以内に発送し、最悪遅くとも10日までには取引先に到着するのが普通です。

    トピ内ID:7491509424

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