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    なぜSCANするの?

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    🐱
    平成生まれ
    仕事
    都内で大企業の派遣から転職して、わりと小規模な会社の正社員で働いています。
    私の仕事は、取引先との書類をメールや紙書類でやりとり(送受信)することです。
    今の会社には特に不満はありませんが、意図のよくわからないルールが多くあります。

    そのうちの一つなのですが、
    紙(郵送等)やFAXで送られてきた書類は、受取印を押したのちSCANしてPDFデータ化し、記録に残しています。
    しかし、電子メールに添付されたデータ書類(添付ファイル)も、印刷して受取印を押したものを、再びSCANしてしデータ化して記録に残します。PDFファイル(原本)自体は特に保管もされず、メールのまま放置されます(誰かの受信フォルダに残っていれば追跡できる状態。)。
    これまでの会社では、添付ファイルはメールごと保存したり、添付ファイルをそのまま保存(フォルダに受領日をつける)していたので、印刷+データ化の意味がわかりません。
    ちなみに、
    この手の添付ファイルは書き換え不可のPDFファイル(作成日の記録あり)で、パスワード付きで送られてきます。添付の
    印刷物を担当者に回覧するために印刷・押印します。ただし、SCANは回覧前にするよう指示されているので、回覧中に何か記入されたメモを記録するわけではありません(そもそもメモはない)。

    すこしセキュリティーに厳しい(自称?)感じの会社ですが、この作業をするたび、何だかモヤモヤして不条理を感じます。
    ですが、あまり経験がないうちに今の会社に来てしまったため、一般的な処理なのかどうか(問題がないか)を教えていただきたく思います。
    皆さんの会社では、添付ファイルの保存はどのようにされていますか?
    例えば、PDFファイルの受領処理は、どのようになさっていますか?

    トピ内ID:4020209906

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    目的と手段がわからなくなってるのでは?

    しおりをつける
    🐱
    もね
    多分、社内でもどうして?に答えられないと思いますよ。

    ITリテラシーも低いんじゃ無いですかね?
    ファックスを残しておきたいならデータで残るタイプを導入すればいいし
    ハンコも必要ならデジタルスタンプが押せるようにすればいい。

    でもそういう改善方法を知らないから、
    旧態然としたやり方を死守してるんでしょう。

    意味なんてないんですよ。

    トピ内ID:9459414021

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    パスワード付きファイルの保管は面倒です

    しおりをつける
    blank
    チュン夫
    >添付ファイルはメールごと保存したり
    メールで保管したら、数年後に見たい時、見たいメールを消していたり。
    担当者が退職すれば、担当者のメールアドレスを消去してメールボックス自体が削除されませんか?。

    特別なメール保管ソフトを使わない限り、メールごと保存するのは難しいと思います。

    >添付ファイルをそのまま保存
    パスワード付きの添付ファイルをどこかに保存する場合、パスワードのテキストファイルも添付ファイルと共に保存しないと、パスワードが分からなくなります。

    開けなくなる事態を避けるために、わざわざ印字し、再度電子化して保管するのだと思います。

    郵便やFAXをスキャンしたファイルはパスワードなしで開くのに、たまたまメールで来たファイルだけパスワード付きだと、すぐに開けるファイルと、パスワードを調べないと開けないファイルが混在し、管理が面倒です。

    私も会社でパスワード付きファイルを受け取りましたが、保管には苦労しました。自分のPCのフォルダにパスワード文書もつけて保管しましたが、時々忘れて、(例えば1年後に)見ようとして開けず、必死に過去メールを探し、その時のパスワードを調べました。

    ひょっと、メールを整理して消していたら開けないままです。

    >添付ファイルの保存はどのようにされていますか?
    通常の業務連絡は自分の好きなように保存します。

    重要書類だと、紙に印字してその紙を保管します。

    設計などの重要書類は文書管理システムに保存しますが、パスワード付きだと誰でもすぐに開けないので、紙に印字してスキャンするしかないでしょうね。

    >PDFファイルの受領処理は、どのようになさっていますか?
    メールは全て個人宛なので「受け取りました」と相手に返事するだけです。
    上司や同僚に知らせる必要があればメール転送します。

    トピ内ID:3831831098

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    私の職場にはありませんが

    しおりをつける
    🙂
    トン子
    内容を確認した、という確証を残しているのですよね?
    それだけのことだと思いますが…。
    そういうことは上司に確認するのが良いと思いますよ。
    問題がないかどうかについては、逆にどういう問題があると思っているのか気になります。

    トピ内ID:9042116639

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    色んな種類の監査が有るので

    しおりをつける
    🙂
    対策委員
    受領印のないPDFでは不十分だ、と指摘されたのではないですか?

    トピ内ID:8729826407

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    ISO

    しおりをつける
    🙂
    ささ
    ISO取得とかで、業務の管理を心掛けてるのでは?

    もちろん、その時に考えた人達の運用なので、ベストな運用になってるとは限りません。
    例えば、その当時は書類が少なく負担でなかったなど。

    正常な運用としては、今のスタイルに合わせて変化していくのが理論上なのですが、今のご時世、お金をすぐに生まないそこにパワー掛けられるとは限りませんね。

    メール毎管理でも問題はないのです。
    決めた保存期間、どのように保存するかだけなので。

    どのようにうたっていて、その通りに実施しているかだけなので。
    ただ、そのやり方にするには要領書などの書類を訂正しないといけないという手間は発生します。

    トピ内ID:2135653991

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    聞く

    しおりをつける
    🙂
    ss
    トピ主さんの開始の事はトピ主さんの会社しかわからないよ。
    分からないことは、「聞く」。これは当たり前だよ。

    当たり前の2。
    >紙(郵送等)やFAX・・・受取印を押したのちSCAN
    >データ書類・・・印刷して受取印を押したものを、再びSCAN
    ちょっと考えれば明白でしょ、「受領印」ね。

    トピ内ID:2146052744

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    業務の基本が紙ベースなのでは?

    しおりをつける
    🙂
    ochapi
    担当者への回覧を紙ベースでやっているということで、そもそも業務の基本が紙ベースなのでしょう。だから「受領印を押した紙」が基本となって、「印刷して、受領印押して」になる。スキャンしているのは単に紙を保管するスペースがないからではないかと。こういう流れなら、受信したファイルそのものは業務フローと関係ないので放置でも構いません。

    ファイルのまま保存するのであれば、受信した担当者がパスワード保護を外して、受領印の代わりにタイムスタンプと電子署名を追加してファイルサーバーとかグループウェアに入れておくという手順になるのでしょう。それなりにシカケを用意する必要がありますし、ユーザー教育も必要です。

    社内の業務が紙ベースで回っているのに、そこにコストを掛けるかどうかは経営判断になるので社外の小町で聞いても誰も答えられません。

    トピ内ID:2913749026

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    責任の所在を明らかにする為では?

    しおりをつける
    🙂
    だんでらいおん
    トピ主さんの会社では、送られてきたデータが原本として扱われるのでしょうか。
    それですと、私の会社とは違うので参考程度にしかならないと思いますが...

    私の会社では、メールに添付された書類は紙で出力し、上司や担当が確認、捺印したものが原本として扱われます。
    社内の「誰が」「いつ」確認をしたのかを、「誰にでも明らかに」なるように定められた取り決めです。
    捺印された原本をスキャンしてPDF化し、原本と電子データ双方とも、決められた保管期間中は保管されます。

    電子署名や電子捺印された書類もありますが、その場合でも紙に出力します。
    どちらか片方だけだと、消失した際に確認が取れなくなるので、保険の意味も含めての処置です。
    ま、大災害などでどちらも消失する可能性もありますけれど、それ言い出したらキリがないので。

    メールに添付されたデータは、共通サーバに各案件ごとに作成されたフォルダ内に「受領ファイル」を設けて「日付_内容のタイトル」のファイル名をつけて保存されます。
    トピ主さんの会社で原本としているものは、私の会社では参考資料として扱われます。

    メールの内容の保存が必要な場合は、PDFなりドキュワークスなりに印刷して保存し、やはり共通サーバの各案件ファイル内の所定のフォルダに保存されます。

    メールそのものを保存することは、個人レベルでやっている人はいるかもしれませんが、規定はされていません。
    メールボックスは、その人が退職したら削除されるものなので、必要データは出力して共通サーバに残し、いつでも誰でも確認できることが基本になっています。
    あ、機密書類の場合は、閲覧可能者のみがアクセスできるフォルダに入りますよ、念のため。

    トピ内ID:3306412695

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    トピ主です1

    しおりをつける
    🐱
    平成生まれ
    レスをしていただいた皆様ありがとうございました。
    一部の方に、ISOや国税関係書類の保管を連想するようなレスをいただきました。あまり上手くトピ本文をまとめていなくて済みませんでした。
    会社の書類のうち領収証等の金品授受等に関する書類等は、別の担当者が原則紙で保管しているようです。
    ISO9001/ISO14001や電子帳簿保存法第4条第3項と第10条のことは確認しましたが、私の気になる作業対象の書類はこれらに該当していないので、法的な問題というよりも社内ルールの問題のようです。

    私が扱うのは、私の部署と相手企業の担当部署との間の連絡書類、報告書類の他(これらは主に白黒)、カタログ、パンフレット、資料(論文や雑誌記事)等のカラーや写真を含む書類です。(そういえば大口の取引先と専用回線で送受信する書類はPDF等のファイルのまま保存できるのですが、メール受信書類になると)これらのカラーの書類等も白黒スキャンする取り決めです。
    これらの書類の保管の目的は、一番は、いつでも確認できるようにということですが、送受信の事実の証拠(?)のためもあると思います。

    つづきます。

    トピ内ID:4020209906

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    トピ主です2

    しおりをつける
    🐱
    平成生まれ
    白黒スキャン作業について、問題と思っていることについて考えてみました。

    ・カラーを白黒スキャンすることで情報がかなり減ってしまい、きちんと保管しているとはいえないとおもわれます。また、文字認識もできなくなり、内容のコピペ利用ができません。
    ・スキャンも容量を減らして読み取る設定ですので、技術資料のグラフなど、モノによっては鮮明さも落ち、実用に堪えない場合もあります。
    ・ですので、場合によっては、担当社員に、個人的に原本の電子ファイルを用意して欲しいと言われることもあります。
    ・なのに、スキャン画像の容量は元のPDF、パワーポイント等のファイル等の容量より増えることがあります。
    ・チュン夫さんの指摘のように、モノによって過去の資料でファイルごと保存してあるデータもあるのですが、PW解除していないものもあり、ルールがきちんとしていない(私がPWを類推解読して開封したこともあります)。
    ・受領印を押して受領記録を残したいのであろうことはもちろん解りますが、上記のデメリットを発生させてまで、半アナログな、印刷+はんこ+スキャン、を重要視するその考え方がわかりませんでした。

    でも、もね様、ささ様、ochapi様、だんでらいおん様のコメントを拝見し、
    専用通信回線が整備されているケースでは問題ないこと等を見ると、
    コストやめんどくささの関係から、このようなアナログなやり方を死守しているのだと思いました。

    だんでらいおん様の仰られた、
    >上司や担当が確認、捺印したものが原本として扱われます。
    という言葉に、わが社は…と振り返りましたが、事務が確認したものをSCANしてから上司に見せるので、だんでらいおん様の会社ようにSCAN作業にもきちんと意味があればいいのに…と羨ましく思いました。

    トピ内ID:4020209906

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