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    職場でのメモの取り方

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    かをる
    仕事
    現在、新しい仕事を覚える段階にあり、
    日々、苦戦しています。

    煮詰まってきた感もあり、場数を踏むだけでは
    進歩が感じられなくなってきたので
    作業工程のメモを取るようにしようかと考えています。

    ですが私は効率的にメモを取るという作業がうまく出来ません。

    後で読んで分かりやすい、流れに沿っている、
    過去の体験を思い起こしやすい、
    そんな上手なメモを取ることが出来ないでいます。

    皆さんは職場ではどのようなメモの取り方をしていますか?
    どのようなノウハウを持ち、それはどのように培ったのでしょうか?
    ご教授いただければありがたいです。

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    実行したことをそのまま書く

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    もり
    そのメモ、あとで自分だけが見るものだからと思って書いてるから、わかりにくくなってしまうのではありませんか?例えば引継ぎ書を作るための下準備のつもりで、メモを取ってみてはいかがでしょう。

    私はソフト開発の仕事の経験がありますので、その時の経験を引継ぎ書作成の際に生かしています。コンピュータって、命令したことしかしないんです、当たり前ですが。だから、このメモだけ見て作業したらどうなるか?ということを考えながら書く。

    例えば、A倉庫から〇を取ってきてB倉庫にある×と合わせて梱包して、△さんに渡す、って作業がある場合、実作業を見せながら誰かに引継ぎすれば、すぐ理解できる仕事ですよね。でもこの内容のメモだけで作業した場合、〇や×は各倉庫のどこにあるのか、梱包作業は何を使ってどこで梱包するのか、△さんはどこにいるのかさっぱりわからないでしょう。

    だからメモを取る時は、「誰が見てもその作業ができる」内容で書き込むのがベストです。まずは自分がやり慣れている仕事の内容を書き出して、それを他人(できればその作業を知らない人)にチェックしてもらうことで、練習されてみてはいかがでしょうか。

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    がーっとね1

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    山茶花
    例えば、マニュアル的な事を教えて頂いている場合は、やりたい事の手順を順番に書いていきますよね。
    その「やりたい事」が複雑多岐なのでメモがとれなくなっているという事でしょうか。
    それとも、新しい仕事を進めていく上で考えがまとまらなく、脳内で糸がこんがらがった状態を解きほぐし、スムーズに思い出したいからメモを取る。と言う事でしょうか。

    メモを取るにも1種類だけではありません。
    お客様とお話している時の覚書から、スケジュール、アイデアを引っ張り出すブレインストーミングやマトリクスもメモの一種と(僕は)思っています。

    トピ主様は「作業工程のメモを取るように」と仰っていますので、基本的なマニュアルの作り方を以降に書かせて頂きます。

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    がーっとね2

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    山茶花
    ところで、なぜメモを取るのでしょうか。
    メモに書けば忘れませんか?
    時にはメモに書いた事を忘れてガッカリしますよね。
    でも、本当は・・
    覚えるためにメモにするのではありません。
    忘れるためにメモにするのです。

    でも書いた事を忘れてしまうとメモすら引っ張り出せませんよね。
    そこでインデックスを作ります。
    例えば、スケジュール帳にスケジュールを書きます。
    書かれたスケジュールを覚えていてはスケジュール帳の意味がありませんから、忘れてしまいます。
    スケジュール帳には必ず年月日(時分)があります。その年月日がインデックスです。
    忘れていても、スケジュール帳を見れば8月1日が会議だと教えてくれます。

    メモも同様です。やるべき手順を書いたメモを作成し、メモを引っ張り出す為のインデックスを作ります。ちょうど、辞書を引くのと同じです。

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    がーっとね3

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    山茶花
    難しく考えてはいけません。
    個人的には余計な情報(経験等)をくっつけないほうがメモとしては良いと思います。淡々と手順だけを書き、欄外に補足として参照資料のインデックス名を書くと煩雑にならずにすみます。

    そしてメモがたまって、インデックスが充実すればそのインデックスから必要な情報がすぐに引き出せるようになります。

    インデックスの作り方は、辞書と同じように50音でルーズリーフに書くと後から追加できて便利ですね。

    時間があれば、ブレインストーミングも調べてみてください。アイデアの整理術が身につけば新しいオリジナルのメモ手法が編出されるかもしれません。

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    清書して書き込んでいく

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    はこ
    手前味噌ですが、職場で「ノートの取り方がわかりやすいね」「マニュアルみたい」と感心されることが多かったです。

    習っている最中は

    ・先輩が伝えたい事、ポイントは何か?
    ・注意する事、間違えやすい事は何か?
    ・作業の順番

    を気にしてメモってました。
    何が大事で、何がそうでないか判断する事が必要なのでしょうか?
    あんまり深く考えた事はなかったのですが。。

    その後、別のページに必ず清書します。
    一度メモを書いた位では覚えませんし、汚いメモは読み取れません。

    ・流れに沿って書く(番号をつける等)
    ・重要度によって、文字サイズや色を変える
    ・誰が見てもわかるように書く
    ・疑問点が出てくるので、質問したり、書き込んでいく
    (最初は余白を大きくとって書く)

    です。
    これは自己流ですが、そういうノウハウ本も出てると思います。

    トピ内ID:

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    こうすれば

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    メモ魔
    記号とか図を書けばうまくかけます。

    トピ内ID:

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    記憶力に自信がないのでメモ魔です

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    M
    PCのメモ帳にこんな内容に分けて情報整理しておきます。

    作業予定>
    7月22日
     案件3
    ------完了-------
     案件2 **はxxさんに依頼
    7月21日
     案件1 **はxxメールにより修正

    完了した内容は概要を書いておき、プロジェクトごとに別テキストに保存しておくと、仕事のボリュームの目安になったり、日にちからメールなどの情報を探せたりと役立ちます。

    備忘録>
    めったにしない会議室の予約の仕方とか、上司の誕生日とか。

    作業手順>
    そのときは頭でわかってすぐ出来ることでも、必ず概要はメモして、時間ができたら丁寧な引き継ぎ手順書を作成するくらいの気合で作業ごとに1ファイル作ります。馬鹿みたいなことでも半年作業しないと忘れるし、忙しいときに新人きたなどという場合にも、とりあえずそれ見せて作業お願いできたりして便利です。あと、作業の無駄な部分も把握できます。

    ただし、メールやサーバ上のファイル、紙のファイルでも、他に情報がまとまっているものは、どこにあるかということだけをメモします。

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    効率的なメモ・・はない(あとで作る)

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    むぎぎ
    私は、一冊のノートに全て書いています
    やったこと、きいたこと、せねばならぬこと・・・
    トピ主さんお尋ねの「メモ」は、フローチャートなりマニュアルと私が呼ぶ物で、後から別途作成、随時更新する物です

    学校を出て就職して、何冊もノートを書きつぶしています
    職場の引き出しには、表紙に部署名と記入期間を書いたノートが常に数冊入っています
    中身は、日付で始まり、その日の朝からの電話、指示したこと・されたこと、打合せたこと、やったこと、思ったこと・・・できごと順番に書いてあります
    新しい仕事内容は漢字を覚えるまではひらがなです

    やったこととは、料理で説明すると、材料、分量、手順(材料を処理した順番とか)、盛付け、評価までやった順番にの全て書き出すという感じ。夫を横に私の行動を口で説明しながら調理し、後で調理カードを作成、手渡す感じ。ノートを見ればコツや失敗の原因も見当がつく

    学校の勉強も仕事を覚えるのも同じ、勉強してきたように仕事も覚えられるから大丈夫ですよ(私は家で復習しました)
    蛇足ですが「ご教授ください」ではなく「ご教示ください」が正しい言い方です

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    大学ノート

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    昭沼
    簡潔に大学ノートへ書いてください。
    小さいメモ用紙よりもずっといいです。
    自分は大学ノートへメモしています。

    あまり丁寧な字で書かなくても、
    サササっ、スラスラっ、
    という感じに簡潔に書いてください。

    後でノートを
    見直してわかればいいと思います。

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    一番簡単なのは箇条書き

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    ぎんねこ
    中学時代、学校で習った内容をまとめる五教科ノートなるものありませんでしたか。あるいは、テスト前、勉強した内容をルーズリーフにまとめたとか。
    そのまとめ方でいいと思いますよ。テーマを大見出しにもってきて、項目ごと箇条書きに手順の順に書く。あと、ポイントをアスタリスクで一文にして書く。これが一番、簡単なメモの取り方です。私は、教科書内容、問題集内容、参考書から引用を一つのノートにまとめ、試験では九十点以上取っていました。きちんと網羅するということが大事です。
    私の高校では、東大で三島由紀夫と同級生でノートをお借りしたことがあるという先生がいましたが、三島由紀夫は、悪筆でしたが、大見出し小見出し、内容と言うようにジャーナリスティックにノートを取っていて、かなり高成績を納めていたようです。ノートの取り方次第で、成果は作用されます。
    ぜひ、工夫されてください。

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