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    議事録の書き方について

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    🙂
    らんらん
    仕事
    はじめまして。
    議事録初心者です。いろいろネットでも検索したのですがお恥ずかしながら書き方が分かりません。
    どうかご教示ください。

    今の職場に転職して初めて議事録を担当することになりました。
    設立して間もない部署のため前任者はおらず、参考になる議事録もない状態です。

    先日第1回目の会議がありました。内容は今期の計画と目標の発表です。
    事前に上司から、議事録は議題・決定事項・会議の中で誰が何を発言したか分かるように作成してくれと言われました。
    参加者22名で時間は1時間半、会議は事前に配布された15ページ分の資料を各担当者が順番に丁寧に読み上げていくのみでした。補足説明も一切なく、本当にほぼ一字一句資料のままだったのです。議題も決定事項も既に資料に記載済みで、それを読み上げるのみです。質問や意見も最後までひとつも出ませんでした。


    私は前職では議事録担当ではありませんでしたが会議では常に意見が飛び交っていたので、今回のような会議は初めてで何をどう議事録にすればいいのか分からず戸惑っています。
    作成を指示された上司も会議では資料読みのみだったので、発言とはどのことなのかも聞きづらく。。
    ICレコーダーで録音していたので聞き返したのですが、やはり資料そのままです。

    今回の場合は資料に記載の内容を発言したかのようにそのまま議事録としてまとめればいいのでしょうか?実際声に出して読んでいたので発言は発言と考えればいいのでしょうか?


    皆様のご経験・ご意見をお聞かせください。

    トピ内ID:5597292443

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    それだったら

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    🙂
    くまのみ
    議事録に資料を添付して、それぞれ読み上げた人の名前載せればいいだけですよ。
    超楽な議事録です。
    そういう会議は議事録書くのは楽だけど、資料配ればいいだけの時間の無駄ですよね。

    トピ内ID:7423152122

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    目的と用途次第

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    🙂
    しま
    その議事録がどうして必要なのか、どのように使われるのか、は把握されていますか??

    議事録と一言で言っても、議事録として残すことが法律上必要な書類もあれば、単に社内の運用上、最低限の形式であれば足りるものもあります。
    目的も用途も違うので、同じ「議事録」でも当然内容異なりますよ?

    ネットを探しても回答にたどり着けないのは、根本的な部分を理解していないから、ネットにたくさんある雛型のどれが適切か判断できない、また発言の意図を理解していないから(発言自体が適切ではないケースもあるでしょうが、事前に書面を用意している以上、社内の複数人のチェックにより、ある程度そこはクリアしているはず)、ではありませんか。

    部下に議事録を初めて書かせる場合、普通はどうしてこの議事録が必要なのか、どのように使われるのか等を説明するべきで、わからないトピ主さんを責めるつもりはありませんか、わからないまま、このような場で聞いて済ませようとするのは違うように思います。

    あとでミスがあると、こういうのは中々のダメージにもなりかねません。
    最初なら、まだ聞き直しやすいと思いますので、余計なことかもしれませんが、一度きちんと説明を受けたほうがいいように思います。

    トピ内ID:8443892001

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    聞くべき

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    blank
    あらかん
    聞きづらい、といっていても聞かなくてはならないことは確認すべきですし、
    報告しなければならないことを隠すのは問題です。
    まず、簡単な概要を作成して上司にこのような形式でよいでしょうか、
    と聞いてみることからではないでしょうか。
    各人の資料概要を記載して、実際の資料を添付、でしょうかね。
    議事録は紙で提出するの、電子ファイルで渡すのかによっても変わります。
    eメールで終わるところもありますし。
    転職者なのですから、積極的に疑問を解決しないと遅れを取る一方になりますよ。

    トピ内ID:7685218898

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    上司に相談

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    🙂
    てへ
    せっかくですが、結論としては上司に相談してくださいとしか言えません。

    上司の要求がなにか、わかるはずもないからです。

    新しい部署とはいっても他部署には議事録があるのではないですか?

    上司からもらえないでしょうか?

    また、資料を読んだだけであれが発言なの? と思うから躊躇があって聞けないんですよね(たぶん)。

    たとえば、Aは資料xを読んだ、どのように記せばよいですか、と聞いてみてはどうでしょうか。

    もしくは、まるっと聞くのも考えナシなので、Aの発言として資料xの内容を記述するのか、もしくはAが資料xに基づいて◯◯を説明、など要点にまとめればよいか、と具体的に確認。

    率直に議事録作成の経験がありませんので、と相談してみればよいと思います。

    ちなみに、以前の職場で議事録を担当するのは私ともう一人いまして、これがまた極端に対照的でした。

    私は2時間の会議でもA4一枚~せいぜい二枚にまとめます。

    もう一人はほぼ会話文そのまま、テープ起こしでした。

    そのときの上司は端的な要点まとめ派で私は特になにも言われず、もう一人はもっと短くしてと言われましたが、今ふりかえるとまとめるのかテープ起こし系なのか、事前に相談が必要だったと反省です。

    トピ内ID:2950563567

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    書き起こし

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    🙂
    よつば
    とりあえず、発言を一字一句そのまま書いたらいいのでは?
    議事録というより書き起こしですが。

    今回の場合は大部分を資料からコピべすればいいので簡単だと思います。

    それを提出して問題があるなら、具体的にどこが問題か聞きましょう。

    冗長と言われたら
    発言者xx「(資料xxを説明)」のように全く同じ部分を省略すれば良いと思います。

    個人的には資料をそのまま読み上げるような会議は時間の無駄でしかないと思います。

    トピ内ID:6053961768

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    なるべく会議中に入力しよう!

    しおりをつける
    🙂
    はーこ
    しま様と同じですが、議事録作成の目的は何ですか?指示不足でちょっとかわいそう。
    トピ文を拝見すると主旨まとめ簡易議事録じゃなくて、1字1句きっちり議事録みたいですね。「あ~、え~」みたいなのだけ除いておこします。

    コツ、あらかじめ発言者の座席、名前を把握しておく。発言者の言い出し入力は必須、極力その場で入力すると後が楽。ワードの書式も入力しやすくして(名前→タブ→発言入力、名前は単語入力しておく等)、できるだけ会議その場で入力できるスピードつけてください。

    コーダーだけあてにしていると恐ろしく時間かかるし、たま~に(私は過去1~2回)コーダー取れてなくて青くなったこともあるし(別のコーダーがあった)、モソモソと何話しているんだか聞き取れない人もいます。

    そもそも会議には「次第」があるはずです。重要な会議ほど発言原稿をあらかじめおこしているので、ワード原稿がもらえればそのまま使います。皆さんほぼ原稿通りお話しされます。質問だけは原稿がないから、入力しつつ内容もしっかり把握します。

    トピさんの一番の疑問点、資料の読み上げの時は、
    「発言者名:添付資料4説明」とだけ記入します。
    あとは会議録に該当資料を添付するだけです。
    特別な指示があればそれに従ってください。

    でも会議に入っていきなり資料読み上げってはずないだと思うけど?
    あいさつ、事務局進行などはきっちり入力しますよ?

    それと、参加者の賛同が必要な場合、
    「それでは、議題〇〇を承認いただける方は拍手をお願いします。」
    「拍手多数により承認されました。」
    は短いセンテンスですが、会議の肝なのでお忘れなきよう。

    最後も、
    「事務局:本日の協議事項はこれで終了とします。長時間にわたりご協議を賜り誠にありがとうございました。」終了時刻
    まできっちり入れます。

    何を目的にした会議なのかをまず把握してください。

    トピ内ID:0605474109

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    議事録どころか会議すらする必要なし

    しおりをつける
    🙂
    やっちゃえ
    私も、くまのみさんと同じ意見。

    事前資料には(「誰々の発表」)とか記載されていないんでしょ?

    だから既に文字としてあるものに、例えば「〇〇課長 発言」と
    加えてそれで終わり。

    資料に記された言葉以外発してないんでしょ?
    わざわざ資料をまた書き起こして、、、って無駄なことです。

    しかし事前資料を各担当が読み上げて終わりっていう会議なんて
    やる意味あるんですかね?

    普通「そんな計画で目標達成出来るのか?!」とか
    「具体的な施策は何だ?」とかツッコミ入って、
    担当が”しどろもどろ”になって答えるという、生々しい
    やり取りがあるのが会議なんだけどね。

    質疑応答だとか、社長や役員の言葉が飛び交うから
    それのための議事録であって、書いたものを読んで終わりなら
    資料なんてメールで飛ばして「各自読んでおいてください」で
    済みますよ。

    トピ内ID:1044567305

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    私だったら

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    🙂
    たーちゃん
    日付、出席者とあれば議題を記載して、

    決定事項:なし
    ToDo:なし
    ●●:~資料について説明
    ●●:~資料について説明

    で提出します。

    普通の会社では資料を読み上げて会議が終わりなんてありえないし、ましてや一言一句議事録に起こすような無駄なことをする会社はありません。

    ただトピ主さんの会社が「普通」かどうかは判断できないので、上司に聞くしかないですね。
    他の部署の議事録とか見せてもらえらないか、聞いてみるのもいいかもしれません。

    トピ内ID:1306854465

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    トピ主です(1) 皆様ありがとうございます!

    しおりをつける
    🙂
    らんらん
    皆様、ありがとうございます!とても参考になります。

    そうなんです、そもそもこの場合は会議自体やる意味がないですよね。。

    たしかにおっしゃる通りでして、上司に最初に確認すべきでした。
    さっそく本日上司に議事録作成の目的と書き方について質問しました。
    ちなみに私の勤務先は創業3年目の企業でして、上司はじめ社員はほぼ30歳前後です。
    私は20代後半です。
    よく聞くと、他部署でも今まで会議は各自メモを取るのみで議事録というものは作成したことがないそうです。

    上司の回答はまず「議事録って書くものなんでしょ?俺もその存在知らなかったけど、社長から今度から議事録作っておけって言われたから目的は常識として作っておくためってことで。」
    でした。

    そして書き方について、文字起こしの要領で一字一句書けばいいか、資料参照と記しておけばOKなのか聞いたところ、
    「うーん、一応資料の内容は一字一句全部書いてくれる?内容被るけど、資料とは別で、議事録っていう名前でも残しておきたいから。」
    とのことでした。データと紙の両方で残したいそうです。
    ちなみに資料は紙で配られたのですが、作成した人にデータを貰えないかきいたところ、PCが重くなるし印刷したからいいやと思って消してしまったと謝られました。ので、紙を見てそのままひたすら打つことになりそうです。。

    色々と意味があるのか?とかなり疑問に思い、先ほどの上司にやんわりとこの場合は時間のロスでは・・と言ってしまったところ、「でも社長が言うからなぁ~形式としてやらないと。大変なら他の人にやってもらう?」と言われたので、それ以上言えずとりあえず今回は引き受けました。

    そして確かに、冒頭の挨拶内容や誰が資料を読むまでは記載がなかったので、そこは書けますね!
    皆様から教えていただいた書き方等、頭に入れておきます。
    続きます→

    トピ内ID:5597292443

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    トピ主のコメント(3件)全て見る

    トピ主です(2)

    しおりをつける
    🙂
    らんらん
    話が逸れますが今の勤務先は夫の転勤で引っ越した先で見つけた職場でして、入社して1か月未満なのですが、早くもこの職場大丈夫なのか?と不安になってきました。。といっても私は雇われの身なので基本は上の方針に従うしかないのでしょうが。
    すみません、愚痴になってしまいました。

    皆様、早速のご回答をありがとうございました!

    トピ内ID:5597292443

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    blank
    たろすけ
    PDFをWordに変換で、多少手を入れる。
    次からはデータをもらう。

    効率化しましょ。

    トピ内ID:6812123894

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    その手がありましたね!

    しおりをつける
    🙂
    らんらん
    〉たろすけさん
    たしかにPDF→Word化の手がありましたね!
    途方に暮れひとつずつ打ち込むところでした。
    ご指摘ありがとうございます!

    トピ内ID:5597292443

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