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    すぐに電話を代われと言われるが

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    🙂
    なお
    仕事
    このたび転職をしました。
    事務職なので、電話応対があるのですが、用件を聞かずに代われと言われます。
    しかし、そうは言っても何々の件で、と名前をメモしているときに簡単に伝えてくれる方が多いですし、話が長くなりそうなときは他の者に代わりますと言って話をさえぎりますが、名前だけ聞いてすぐ代わりますとも言いにくく、非常に困っています。
    電話は新人が出るものとはいっても、私が席にいるときは他の方がなかなか電話に出てくれず、正直電話が鳴るのか怖いです。

    転職したばかりで、お客様の名前もよく分かりませんし、銀行が多いのですが、非常に早口で銀行名、支店名、お名前を言われ、すぐに用件を言われ、聞き取れないことも多いです。
    それなのに、用件は聞かなくていいってばと言われます。どうしてほしいのか分からなくなりました。私は何を要求されているのでしょうか。

    非常にやりたい仕事なので辞めるのことは考えてないのですが、とにかくへこんでいます。

    トピ内ID:4056370178

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    私は用件聞かない(時と場合による)

    しおりをつける
    🙂
    もん
    電話かかってくる。

    私:お電話ありがとうございます。〇〇(株)でございます。

    相手:××会社の△△です。

    私:いつもお世話になっております。

    相手:営業の◇さんお願いしたいんだけど。

    私:確認いたします。少々お待ちくださいませ。

    上記が私の電話の取り方の流れです。
    また、相手が早口で分からない時は、

    相手:営業の◇さんお願いしたいんだけど。

    私:大変申し訳ございません、確認のためにもう一度お名前をお伺いしてもよろしいですか?

    と聞き直します。
    それで終わりです。
    相手が用件を先に伝えてくる時はセットでメモ取りますが、そうでない限り用件などは聞きませんね。


    >>名前だけ聞いてすぐ代わりますとも言いにくく、非常に困っています。

    どうしてですか?すぐに代わればいいだけの事だと思いますが。。。

    >>転職したばかりで、お客様の名前もよく分かりませんし、銀行が多いのですが、非常に早口で銀行名、支店名、お名前を言われ、すぐに用件を言われ、聞き取れないことも多いです。

    だったらなおさら、聞き直します。
    確実に取り次ぐために間違えてはいけないし、失礼があってはいけないので。
    また、相手が用件を早口で伝えてきても、ふんふんと聞いて、

    主さん:〇〇銀行、△支店、山田様からお電話です。

    とだけ伝えて取り次げばいいのでは?
    用件は聞かなくていいと言われているのだから。

    >>私は何を要求されているのでしょうか。

    電話を失礼なく取り次ぐだけです。
    まして、

    >>用件を聞かずに代われと言われます。

    と言われているのであれば従うべきでしょう。
    転職したてなら慌てても仕方ないし、電話の相手がわかるようになってくれば少しは落ち着くのでは?

    トピ内ID:8659704241

    ...本文を表示

    用件はいらないと思いますよ

    しおりをつける
    blank
    はっち
    社名もお名前だけ聞いて転送すればいいと思います。
    用件を言われたら聞けばいいだけで、こちらから聞く必要はないでしょう。

    >私は何を要求されているのでしょうか。
    受けて回す!です。

    最初は会社名わからないですよね。
    慣れですから頑張ってください。

    トピ内ID:5338122223

    ...本文を表示

    うん?

    しおりをつける
    🙂
    ぷ~にゃんパン
    用件を聞かないと代われないの?それは教育の方から言われたのですか?

    たぶん掛けてくる方は、電話する目的の相手に出てほしくて掛けてくると思います。

    電話が来るとたぶん相手は「社名と自分の名前」を言うと思います。
    次に「○○さんはいらっしゃいますか?(お願いします)」と言われると思います

    もしも名前が聞こえにくかったら、「すみませんもう一度お名前をお聞きしてよろしいでしょうか?」ともう一度聞けばよろしいのですよ。

    そのまま○○さんに「○○社の○○さんからお電話です」と伝えればよろしいかと。
    相手は早く代わってほしいから、相手の名前を言うのであり、相手の名前が言わないなら、○○の用件でとちゃんと言いますよ。

    トピ主さんは、「○○社の○○様ですね 只今○○に代わります少々お待ちください」
    席を外している時は「只今○○は席を外しております。戻り次第お掛け直し致します」と言えばいいかと。

    マニュアル通りガチガチにならず柔軟性をもってやればいいだけでは?

    ただ代わる相手が、「だれ?用件は?」とすぐ聞く人なら「代わってくださいといわれただけです」でいいのではと思いますよ。

    こう言うのは先輩達に相談を。

    トピ内ID:9532068063

    ...本文を表示

    100%早口さんではないはず

    しおりをつける
    🙂
    チャー
    こんにちは。

    銀行が多いなら、寧ろ100人100色ほどにそれぞれが別会社てことありえないですし、寧ろ自分で事前に地域や関係の銀行を全てリストアップして一覧表を作っておくことできますよね。

    それでササッと見ながら対応すれば聞き取りやすいのではないでしょうか?

    早口さんも一部でしょうし、声と口調で聞き覚えがあり誰宛かも大体分かるでしょうから、慣れと覚えで攻略してください。

    トピ内ID:6166660235

    ...本文を表示

    相手が用件を言ってくるの?あなたが尋ねているの?

    しおりをつける
    🙂
    冬眠人間
    私の職場では基本的に用件は聞きません。
    担当者が不在の場合聞くことはあります

    自社「お電話ありがとうございます。○○会社の○○でございます。」
    相手「お世話になります。○○社の○○と申しますが○○さんはいらっしゃいますか?」
    自社「お世話になっております。電話を御繋ぎ致しますので少々お待ちください」

    これで終了です。
    偶にお相手から「○○の件でお電話しました」と言われたらそれも電話を繋ぐ際にお伝えします。
    こちらから用件を聞くのは担当者が不在の時くらいです。
    それでも相手から「折り返しで結構です」と言われることもあります。

    トピ主に用件を伝えて、担当者につないでまた用件を言わないといけないことになるので手間だと思いますし
    その用件があまりおおっぴらに出来ない事であれば相手も信用している担当者のみに話したいかもしれません。

    お名前だけきいて担当者に繋げばいいと思います。

    トピ内ID:5178717165

    ...本文を表示

    トピ主です

    しおりをつける
    🙂
    なお
    レスを下さった皆さんありがとうございます。

    基本的な電話応対の流れについては、私も把握しているつもりなのですが、大きな会社ではなく、個人事務所なので、◯◯さんいらっしゃいますか?と言われることもありますが、電話に出た人に用件を伝える方が多いです。

    お客様からちょこっと◯◯の件で、と言われそれを伝えると聞かずに取りついでと言われますが、私が聞いているのではなく相手の方が自然と話してくることなので、聞くなと言われても耳に入ってきますし、不可抗力です。

    ですが、確かにもう少し慣れて要領をつかめば今ほどあたふたしないと思いますので、頑張ってみます。

    トピ内ID:4056370178

    ...本文を表示
    トピ主のコメント(3件)全て見る

    イチイチ聞くの?

    しおりをつける
    🐱
    ねこ
    私がかける方でも、早く代われと思いますよ。

    ○○さんお願いします、と言われたら
    お待ちくださいで代わる。
    それだけですよ?

    トピ内ID:8096478244

    ...本文を表示

    大丈夫、じきに慣れる

    しおりをつける
    blank
    yuki
    まず、

    >お客様からちょこっと◯◯の件で、と言われそれを伝えると

    これは伝えない。どこの誰かだけで取次ましょう。

    銀行に関しては取引のあるところをリストにしておいてすぐに確認できるようにしておくといいです。そのうち覚えると思いますが、覚えるまではリストをサッと見て把握するといいです。それから…、

    1.
    「恐れ入ります。もう一度支店名を(お名前を)お伺いしてよろしいですか?」って聞いちゃっていいんですよ。だんだんと覚えて来れば、聞き返す頻度は下がると思うけど、今はどんどん聞きましょう。

    2・
    気持ちゆっくりしゃべるといいです。相手の早口につられてこちらも早く話さないとと焦ると、ますます頭に入ってこなくなります。

    3.
    電話機に着電番号の登録ができる様なら、かかってきた電話番号を登録しておきます(○○銀行△△支店とか)。こうすると、あとは担当の名前だけ聞きとればいいので、すごく楽です。

    それぞれの社員さんの取り次ぎ方の好みなんかもあります。すぐに全部できるようになるのは無理だけど、数か月は居心地悪くても仕方ないと割り切って。

    トピ内ID:9741958011

    ...本文を表示

    よくわかります

    しおりをつける
    🙂
    ソラシド
    うちも銀行さんからよく電話がかかってきます。
    「◯◯◯銀行△△営業部□□課の何々と申します」と流れるようにおっしゃる。
    そしてその続きですぐに用件を話し始める。
    どこの銀行も共通だと感じるのですが、◯◯さんいらっしゃいますか?とこちらの担当を聞かれることの方が少ないです。
    こちらはその先の業務内容によって担当者が違うため何の件か聞かないと担当者がわからない。
    銀行名にしても◯◯◯銀行△△駅支店と△△駅前支店と△△駅前通り支店等があるので最後まできっちり聞く必要があります。
    ◯◯信用金庫と◯◯信用組合など、最初はメモするだけで必死でした。
    せめて後から電話番号で調べようと思ってもディスプレイ上にはほとんどの銀行が「非通知」表示なんですよね。
    言い方は悪いですが話をぶった斬るつもりで「確認しますのでお待ちください」とはっきり言わないと、と思います。
    私が知りたいのはこちらの担当者なので何の件か分かった時点で話を割ってきっぱり言って保留にします。
    「◯の件ですねお待ちください」と区切らずに言う。
    周りは「用件聞いても主さんにはわからないでしょ、なら早く代わって」と思っています。
    だから「あ、はい…え、あのもう一度…」などとやっていてはダメなんですよね。
    出来るだけきっぱりハキハキ話を区切る。
    どこかの市役所にかけたことはありませんか?
    総合の交換にかかるから用件を話し始めただけで「◯の件ですねお待ちください」と即保留にされます。
    私のイメージとしてはあんな感じで対応するようにしています。
    そのためには最初の聞き取り力が大事なので大きなメモ紙とインクの出るボールペンを常に用意して頑張って下さい。

    トピ内ID:7454426801

    ...本文を表示

    「お待ちください」

    しおりをつける
    💤
    nemui
    >電話に出た人に用件を伝える方が多いです。

    >お客様からちょこっと◯◯の件で、と言われ

    たら、すぐ

    「お待ちください、係の者に代わります」

    と言えばいいのです

    トピ主さんが用件を聞いても、担当の人は相手から用件を繰り返してもらうことになり、二度手間です

    さっさと失礼のないように相手を遮り、担当の人に代わりましょう

    お客様の名前だけは、はっきりわかるまで相手に確認してください

    トピ内ID:5393501170

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