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余裕がないのに後輩の指導、どうすれば…(長文)

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😢
たぬき猫
仕事
23歳事務員です。年明けに今現在一緒に仕事をしている方が(私もその人も新卒)仕事を辞めるため、新しい事務の方が入ってきます。 私はその方の教育係をまかされることになりますが、自分も現在一年目で余裕がなく、入ってくる後輩をどうやって指導すべきか悩んでいます。 今現在でさえ、他の部署はベテランの事務の方+若い方数名という構成の中、うちの部署は今度仕事を辞める同僚と自分の新卒二名で事務処理を担っていて、なんとか仕事が回っている状態です。 何故このような状況なのかというと、私のいる部は仕事が煩雑、癖のある人が多い、お客さんが乱暴…等々の理由で事務員が誰も来たがらなかったり、来てもすぐに辞めていってしまうようなのです(入ってから周囲の人に教えられました) こんな状況なので次に入ってくる方がすぐに辞めてしまわないように極力丁寧に指導をしたいのですが 当面は、辞める同僚の仕事も(二人分)自分がこなしていかなければならないので とてもそんな余裕がないのでは??と悩んでしまって夜も寝付けません。 (恥ずかしい事ですが、一人分の仕事でもイッパイイッパイなのです) 今、考えているのは ●帰宅後に自宅でマニュアルを作り、次の方にはそれを持ち帰って自宅である程度予習してもらう ●昼休みや朝の時間を使い、指導する 等です。 しかし、それ以前に、私自身がまだ完璧ではないため間違った事を教えたり、教え方が下手で相手が困ったら…と不安です。 上司に相談しようかと考えたこともありましたが、 これまで、私と同僚が他の事で何度か上司に相談をした際に、いつも抽象的な答えしか返ってこず(精神論的なことばかり)何も改善されませんでした。ですからあまり期待できません。 何かよい方法はないでしょうか(漠然としていてすみません) 後輩の指導をされている方、今指導を受けている方 色んな方の意見を御聞きしたいです。

トピ内ID:1376566734

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余裕が無いのでしょうが・・・

041
tommy
25歳事務員です。 私も後輩指導をする事がありますが、「就業時間中」に全てを終わらせるようにしています。 仕事を持ち帰ってしまったり、休憩時間を潰してしまうと自分が参ってしまうからです。 幸いにも私は1ヶ月のうち繁忙期が前半に固まっているので、自分が忙しくなる前に指導用テストデータを準備してから新人さんにマニュアルを渡し、説明後 「私がお教えすることが出来ない期間中は今お伝えした説明とマニュアルを参考に一度やってみてください、質問はまとめて後ほどお受けします」 と実践してもらっています。 実際にやってみることで理解できたこと・理解し切れていないところが浮き彫りになってくるので、実際に取り組んでもらうのが一番かと思います。 また、マニュアルには書きにくい感覚的なこと、書いていたらきりのないイレギュラーも混ぜておくと説明しやすくていいかもしれません。 因みに、私は後輩に渡すときは敢えてイレギュラーも混ぜて渡し、余裕のある状態で一回考えてもらう。 渡したマニュアルとは別に「今まで自分が経験して苦労したもの」をまとめた書類を用意してありますよ

トピ内ID:4553603797

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ここは乗り越える時だ!

🙂
まんまる
ここが、乗り越え時だと思って頑張ってください。 かならず今後自分のプラスになると思います。 「帰宅後に自宅でマニュアルを作り、次の方にはそれを持ち帰って自宅である程度予習してもらう」 マニュアルは、今ないのでしたら、 作っておくことはいいことだと思います。 たぬき猫さんが入社したての頃のノートとかないですか? それも十分立派なマニュアルだと思いますよ。 あと、自宅に帰る時間は束縛されているのですか? または会社で残業は禁止なのでしょうか? 仕事はボランティアではありません。 マニュアル作りも立派な仕事です。 会社で、マニュアル作って会社で済ませてください。 情報漏洩のリスクもあります。 「昼休みや朝の時間を使い、指導する」 業務時間内で二人で最初はゆっくり作業する、、、等できませんか? 誰も完璧なんて求めていませんよ。大丈夫! 自分自身も、現在入社して半年くらいでなんとかこなせてるんでしょ? 最初は大変だと思いますが、大丈夫よ! 不安になるとは思いますが、なんとか乗り越えてください!

トピ内ID:7645309009

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今のうちに

041
いしな
まず最初に。 業務内容がまるっきり分からないので抽象的・大雑把な答えしかできませんよ。 辞める方がまだいるうちに、マニュアルは作成してしまいましょう。 また、他の部署を含めて、全体的な業務の流れは確実に把握すること。 余力が有れば、図を使っての説明ができるように。 上手な図の描き方ってのはスキルの一つです。 それと、自宅作業や始業前・休憩時間での指導は考えない方が良いです。 意外と、優秀で教えたらすぐできちゃう人が来るかもしれません。 逆に、時々トピに上がってくるようなトンデモ後輩が来ちゃったらベテラン社員でも手に負えません。 また、人対人である以上、相性というものもあります。 「教え方が下手で相手が困ったら」などと考えている暇があったら、自分自身の仕事を少しでも効率的にこなすことを考えましょう。

トピ内ID:1637743948

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ちょっと引っかかったところ。

041
bie
入って間もない新人さんに 就業時間以外に指導するのはモチベーション下げると思いますよ? 自分でやる仕事なら時間外でも気にしなくなるでしょうけれども。 最初のうちだけでも時間内に帰れるようにしてあげないと 「やってられない」と辞めてしまう可能性が高いかと。 どうしたらという案がなくてすいません。

トピ内ID:7857744828

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トピ主です(ありがとうございました)

🐱
たぬき猫
みなさん色々と回答ありがとうございました。 大変参考になりました。 私は目先のことしか見えておらず、どうやって引き継ごうか?どうやって仕事をまわしていこうか?にばかり意識がいっていました。 でも、考えたら次に入ってこられる方がどんな方かもわからない (社会人経験のあるベテランの方か、新卒の子か、それとも社内のほかの部署の人か…) な状態で何もかも決めても仕方がないですよね。 実際、教え方はその人にあった方法、というものもあるでしょうし… それよりもまず私自身が仕事の効率化を図り、 その空いた時間で自分と今の同僚が使っていた手配書、ノートなどをコピーして次に来る方に渡す、という方向性でいこうと思います。 実際、毎日時間がなく一からマニュアルを作るのは到底不可能ですのでまず、皆さんからアドバイスいただいたように 新しい方には実践しながら覚えてもらうという感じにしたいです。 そしてわからない部分をその都度教えていく、というように 焦らず(相手を焦らせず)少しずつ仕事を軌道にのせていけるよう努力したいです あと、やはり就業時間外の指導はしないほうがよさそうですね。

トピ内ID:1521412809

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