会社の消耗品の申請

タイトルにも書きましたが、基本は一括購入です。 例えば、ボールペンが欲しい場合。 申請されるたびに購入すると当然高くつきます。 なのでその場合はボールペンをダース単位で購入してしまい、ボールペンの申請がきたら在庫から渡すようにします。 問題点は、個人個人の好みのペンを使えなくなることですが、本来が「会社の備品」なのですから好きなボールペンを買ってもらえるという認識が間違っています。自分が好きな文具を使いたいならそれは自費で買うべきなのです。 そのほかの備品に関しても基本は同じです。消費が予想されるものに関しては一括購入することでだいぶ金額を抑えることができます。

文房具などよく使う物は総務があらかじめまとめて購入して、入出庫表をつける。 備品棚にまとめて置き、使用者はそこから持ち出すときに 入出庫表に部署名と氏名、出庫数を記入する。 毎月棚卸しはしなくていいので、誰がどれくらい使ったかは把握する。 入出庫表を元に定期的に補充する。 品物はある程度種類を絞って、個人の好みは必要以上に考慮しない。 価格やスタンダードなものなどを考慮して決める。その方が大量購入でき、単価が安くなる。 在庫外のものは申請書を書かせ、上長押印のうえで総務が購入し支給する。 勝手に買わせないこと。 アスクル、たのめーる、などカタログ通販を利用するといい。 そうすれば1ヶ月でまとめて請求書が来て振込できる。

たいへんですね。 わが社はスタッフ12名ほどの製造業です。工具類は社員の一存でやってもらっていますが、そのほかの消耗品は役員室管理です。役員と言っても事務所に座っているわけでなく現場で働いてますけどね。零細企業ですんで一番勤務時間と内容がきついのが役員です（笑）。 ティッシュペーパー、コピー用紙、洗剤、マジックなどの筆記用具などなど、昔、現場管理にしておいたらとんでもないことになってました。箱ごと鼻をかんだのかしら？というような消費量、洗濯も一瓶使って一回洗濯機を回したのかと思うくらい。 今は役員室の奥に備品置き場を作って、私が帳簿をつけてます。出庫記録を入り口に貼ってます。わざとらしーくおっきな文字で出庫日時と出庫量。そこに持っていく人は名前を書かねばなりません（私がいないことがあるため）。 あれこれ書いて張り出すだけでも効果ありますよ。これだけ持ち出しているのか、と管理されてる感を出すだけでも持っていきにくいものです。

一応レスします。 各種の文具は1つにつき1種類にします。 例えばボールペンならAという種類1つで全社統一。 買う時はまとめ買いです。 残りがこれだけになったら次を発注。 これを決めておくだけでも無駄はかなりなくなりますよ。 みんなが勝手にドンドン買うのではなく、毎月この日にまとめて一括購入。 送料も抑えられます。 たのめーるやアスクルなら翌日かその次の日には届くのでギリギリでも大丈夫ですよ。

皆様、細かくレスをいただきましてありがとうございました。大変、参考になりました。やはり自由にではなく、きちんと会社の備品を使用している意識やまとめ買い、月ことの在庫管理などが有効な様ですね。 早速、簡単なルールを作って運用したいと思います。