長い社名と部署名、登録できない

小さな企業で本業以外の事務雑務全般を請け負っています。 勤続20年です。 お中元お歳暮などがあり、ずっとA百貨店より送っていました。 私が入った頃にはそのA百貨店と取引があり外商扱いでしたが、数年前からネットから注文しています。 昨年末以降にサイトのリニューアルがされたそうで、社名+部署名を足して25文字以内でしか登録ができなくなりました。 しかし取引先の中で一番長い社名の会社は23文字、部署名を入れると50文字以上になります。 しかも業界的になのか、カタカナの長い部署名がつく会社が結構多いのです。 試しに他の百貨店のサイトを見てみましたが、見たいくつかの百貨店全てが30文字以内でした。 今回のお中元については、手書きの注文票での申し込みなら何文字でも対応するとのことだったのですが、長い社名や部署名が増えている昨今、 自社としても取引先としても、各種ソフトやクラウド上で登録できない場合もあると思います。 実際わが社が使っているソフトでも、先方の会社名が長すぎて登録できないソフトがありました。 相手にもこちらの登録状況が伝わる場合、どのように登録されていますか？ 先方からの発注書などでは省略省略の部署名で送られてきたりもしていますが、普段から省略形を使われていない相手に送るには省略は失礼ですよね？ (と思い頑なに省略はしてませんが、今は変わったりしてるのでしょうか？) 皆さまはどうされているのか気になりトピをあげてみました。