説明・報告が苦手（仕事）

「人に説明しようとすると、緊張する」 「報告している途中で、内容がダブってくる」 などと言っている人に限って、 何の下準備もなく、いきなり話し始めているみたいです。 「自分が理解している」ということと 「他人が理解できるように話す」ということは、 全く別の回路です。 後輩に説明すると分かっている時は、 初めから、「こんな内容を、こういう風に話して、最後はこうまとめよう」 という準備をするのが、当然です。 上司に報告を求められるのも、 仕事をしている限りは、当然の事なので、 「現段階では、ここまで出来ていて、その後は、こういう予定にしている」 という流れを確認しながら、毎日仕事をしていれば、 パニックになったりはしません。 「昨日、○○って店の前で、君によく似た人を見たんだけど、あれは君だったの？」 などといった質問には、 突然でも冷やかしでも、全く答える義務はありませんが、 業務内容に関しては、「上司の掌握範囲内」のことなので、 「訊かれて当然」と思って、働きましょう。

基本は５Ｗ１Ｈです。 Who・・ 誰が What・・ 何を When・・ いつ Where・・ どこで Why・・ なぜ（どんな目的で） How・・ どうやって を簡潔に話すことです。

私もうまく説明ができなくて困ることがよくあります。自分なりに今までにやってみたことはこんなことです。 1.説明が上手いなぁと思う(周りに思われている)先輩・　同僚の報告の仕方に、何かパターンがないか観察する 2.経緯を説明する前に結果をまず言ってしまう 3.小見出し的な、相手を誘導する言葉をはさむ 4.できるだけ単純化する 5.不明確な言葉を避け、語尾は曖昧にしない 3についてですが、例えば、テーマが変わるごとにタイトルだけのスライドを挟んであるプレゼンを見たことはないですか？ それと同じで、「○○については」とか「なぜかというと」「まず現状ですが」など、相手に『今から理由の説明が始まるぞ』とか『ここではこの部分を説明してくれるんだな』と心構えをさせる言葉を最初に言っておきます。そうすると説明がまごついても相手の方から内容を汲んでくれるし、相手も話を聞きやすいと思います。

1回で一気に全てを説明する必要はない、というのがポイントのような気がします。混乱してしまった時は、「すみません少し待って下さい、整理します」と言ってしまうのも手だと思います。 あと、案外説明のうまい人って、ゆっくり喋っていたりテンポを崩さない気がします。ニュースや新聞の文章の構造などを参考にするのもいいかも知れません。 以上、参考になれば幸いです！

サラリーマン暦２０ン年です。つい最近まで上司に「お前の説明は混乱していて判らん！」と怒られっぱなしでした。 ビジネスの報告の鉄則は、まず真っ先に結論を簡潔に、です。次に経過を５Ｗ１Ｈを加味して説明です。 上司さんは忙しいので興味が無ければ会話を切ってくれます。興味があれば「ふーん…それでアナタの考えは？」と所見を求められます。 これをいきなり口頭で、と言うのは緊張しまくりでしょうから、箇条書きにしたメモを用意して、「ゆっくりと判り易い発音で」喋ると以前より伝わり易いと思います。 ビジネス文書の書き方の本が何冊もあるので、書店で手に取って眺めて見てください。 大丈夫！それだけ苦手意識があると言う事は向上心もあり、と言うことです。