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上手に文書を書くコツ教えてください

レス10
(トピ主 1
041
そらまめ
話題
3年前に総務課に異動して以来、文書作成に関わる業務を多く任されるようになり、 最近は他の人が作成した社外文書をチェックする担当にもなりました。 読書感想文の代表に選ばれたり、昔から作文に関しては良い評価を得ることが多く 会社でも社長から「文章作成が上手」とお褒めの言葉をかけてもらっています。 でも本当は文書を書くのが大、大、大の苦手なんです! 正確に分かりやすい文章にしようとすればするほど、時間がかかります。 今はパソコンがあるから便利ですが、書いたり消したり、手書きだったら何枚も紙を無駄 にしてるはず。あれこれ色々な表現を考えては途中で煮詰まり、時間をかけた割には 出来上がった文書はものすごくシンプルだったりします。 上手く表現できないのがもどかしくて、ネットの掲示板などへの投稿も途中で諦めること も・・・。 小町に投稿してる皆さんは文書上手な方が多く、いつも感心しながら拝見しています。 自分の意見をサラサラっと書いてるイメージで、四苦八苦している私とは大違い。 分かりやすい文書を書くコツや、文書作成能力をアップさせるためにやっていること等 皆様のお知恵をご伝授くださいませ~。

トピ内ID:3870477663

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書く前に読む

💡
bee
内容、分野に関わらずいい文章、正しいとされる文章をいっぱい読む事だと思います。 例えば、新聞をすみからすみまで読むとか。 するとこういう時は以前読んだこういう表現にしたらいいとかピンと来るようになります。 また、読み返した時におかしな文章だとどうしても違和感を感じるようになるんです。 でもトピ主さんの投稿も十分わかりやすいと思いますが。 これも相当長時間推敲を重ねたんでしょうか?(笑

トピ内ID:9345216259

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はい、時間かかってます(笑)

😀
そらまめ トピ主
bee 様、ありがとうございます。 自分が伝えたい気持ちの方が先走っちゃって、貧弱な文章力が「ちょっと待って~!」と バタバタ追いかけてる感じです。頭の中に一杯色んな文字が詰まっているのに、上手く出てこない。 確かに色々な文章に触れることが一番ですね。その点、新聞は一番の教科書かも。以前は何気なく 読んでた新聞の投稿欄、素敵な文章が多いことに気づかされました。 「新聞は文章の宝石箱や~」←彦麻呂風(笑) 美味しい文章を読んで、自分なりに消化してからじゃないと、何も生み出せないですね。 こうしてレス書くのも必死なワタクシ・・・せいぜい汗かいて頑張ってみます。

トピ内ID:3870477663

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メモをとる。

041
ちょうこ
 私は普段からネタ帳を作っておいて、気になったニュースや言葉などを気軽にメモするようにしています。本を一冊読んだら、感想を書いておくこともあります。語彙も増えますし、意外と役に立ちますよ。

トピ内ID:0781686203

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結論を先に書く

041
equa
ビジネス文書に限らずですが、文書を読む相手のことを考えて作文する必要があります。 そのためには、まず、タイトルや1行目に書くことは結論です。特にビジネスにおいては、結論が最後に来るような日本的な文書は、相手の貴重な時間を奪う迷惑な行為です。 次に、相手に伝える必要のある項目を箇条書きにします。短文で明瞭な文を作成することで、自分が相手に伝えるべきことを整理できます。 最後に、相手との慣習などに応じて、文書に適度な肉付けを行えばよいです。 往々にして、ビジネス文書には型が存在します。それは、これらのことをいちいち気にする必要なく効率的に仕事をするための公式のようなものです。自分で原理原則を理解するまでは、他人の作成した型を上手く利用するというのも1つの手だと思います。

トピ内ID:5059549742

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釈迦に説法

041
読み手を想定して「正確で解りやすい」文章を書くとなると、 読み手のイメージや理解への導入あるいは、持っている知識の 度合いを鑑み、それでいて平易すぎて論点がぼけず限られた字数で の条件をクリアーしてのことですから、確かに骨がおれますね。 私も、思い通りにツラツラと文章を書くことができれば どんなに良いかを思う毎日です。 そんな私があなたにアドバイスなんか釈迦に説法なので 日ごろ文章を考える上で参考になるものを紹介するに止めます。 ↓自身の文章スキルのチェックに使っています。  ロングセラーの良書です http://ec.nikkeibp.co.jp/item/books/P91980.html ↓文章上の議論を考える。 http://b.hatena.ne.jp/entry/www.amazon.co.jp/gp/product/4106102366 私ではこのレベルです。役に立つかもです。

トピ内ID:0399580219

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時間はかける

041
あんど
私はこの手紙を短くする時間がありませんでした。 それで、かなり長いものになりました。  H.L Mencken ということをおっしゃている方もいます。 短くかつ伝わる文章は時間がかかりますよ。

トピ内ID:4288817450

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Tips 1

💢
Q
まず、読書感想文やここで意見を書くことと、総務での業務文章とでは全く違うものだということを認識してください。 感想文などは、自分が主で多少ドラマチックな構成も可ですが、業務文章は私情を廃し、必要情報を分りやすく伝達することが主です。 すぐに文章作成に取り掛からず、1)読者は誰かを考える。 全社員が対象ですか? その中の一部の人(たとえば産休の申請者など)ですか。 2)必要な5W1Hを箇条書きにする。 その他、必要な情報(連絡先、担当者なども含め)もリストに。 それから文章に取り掛かりますが、2)で必要な情報リストはできているので、シンプルに。 上手く書こうと考えず、途中で考えこまず、 “○○だったらOK”のような、最終版では絶対変更するような文章でもそのままに、とにかく最後の「よろしくお願いいたします」のようなところまでたどり着きます。 そうしたら文書の最初に戻って、編集していきます。 社内のお知らせのような文章は、とかく他の部署の人からすると読むのを後回しにされることが多く、期日までに揃わなかったり、「見ていない!」「捨てた」と平気で言う人も出てきます。 つづく

トピ内ID:4661378498

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Tips 2

041
Q
全てができたら、ちょっと一休みし、始めてその情報に触れるひとの立場で読み直してみましょう。 その情報の重要度によって、目立つように、必要情報だけを分りやすく目に飛び込むようにレイアウトすることも重要です。 さらに毎回新たに文章を考えず、以前の文章を使いまわすことも時短の方法です。  もう一度書きます。 業務文書はあくまで情報伝達で、簡潔・判り易い文章とレイアウトが必要です。 がんばってください。

トピ内ID:8687646773

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自分が実践していることですが

041
ホノルルシティライツ
まず一つめ。 仕事柄、他人が書いた文章を添削する機会がちょくちょくあります。 自分で一から書くのも大変ですが、人の書いたものを読みやすく、わかりやすいように 直すのも結構大変です。 大変ですが、繰り返しやっていると それなりに訓練になるらしく、自分で書くときもコツみたいなものがつかめてくるような気がします。 二つ目は、一つ目と関係があるんですが 書いたものを何度も読み直すということです。 なぜその文章を書く必要があるのか、その目的を常に頭に描きながらです。 お願い文なのか、謝罪文なのか、単なる連絡文なのか・・・ 特に、途中で詰まって先に進めなくなったときは 最初から何度も読み直します。 でも、こんなことを書きながら この文章を読まれるのも恥ずかしいよな なんて思ってしまいました。

トピ内ID:8085245102

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皆様ありがとうございます!

041
そらまめ
役立つアドバイスをいただき、感謝しております。 眉間に寄せたシワが、これ以上深くならずにすみそうです(笑) 受け取る側はこちらが思っているほど真剣に見ていないかもしれませんが、 コメントくださった皆様のように、文章に対してするどい感性を持った方から 「なんじゃこりゃ?!」ではなく、「なかなかやるなぁ」と思ってもらえるような 文書が書けるよう頑張ります!

トピ内ID:9244642379

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