職場でのスマートな対応とは？

今年から派遣として働き始めた職場でのことなんですが 事務用品など消耗品は、総務部で管理しており私の部署とは別のフロアーにあります。 在庫がなくなるので総務に行ったところ、いつも対応してくださる方がいなかっため近くに座ってる方に在庫を補充したいことを伝えました。 すると、担当ではないせいか少し戸惑って「いつもなくなったら、もらっているんですよね。だったら、どうぞ」と言われました。 それで、私がその場を離れると「担当者が居なかったら出直すだろう普通。変わってるよな。」とその上司らしき人の声が聞こえてきました。（すみません、地獄耳で。） 私の対応は、変だったのでしょうか？ 私は、その総務部の体制は知らなくて、相手は総務の方ではなかったのかもしれませんが、相手もわからないならその部署の人間ではないならそう言えばいいのに。 結局は後日、担当者には商品をもらったことを伝えにいかなければなりません。 その際、担当者にどのように伝えればいいでしょうか？ 些細なことことですが教えてください。