手紙の整理を教えてください！

レス8

（トピ主 0 ）

とむすけ

2006年09月08日 15:57

仕事

小規模の会社で総務を担当しています。会社宛に封書でたくさんの挨拶状や礼状が届きますが、前任者は紙袋にドンとまとめることで分類し、そのまま何年もという状態でした。古い手紙は既になんだかよく分からず、ゴミみたいになって倉庫にあります。せめてこれからは良い方法で保存したいのです。小町の有能な皆様、かたづけベタの私に、どうぞお手紙の分類・保存に適した良い方法をどうぞ伝授してください！

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捨てる

レミー

2006年09月18日 18:38

期間が過ぎた物は、捨てたらよいのでは？

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PDFは？

みるみる

2006年09月19日 19:13

方法は二つ。 1）PDFに読み込んで、電子データ化する。オリジナルの文書はすぐ廃棄。（ファイル名は一定のルールを作る） 2）「受信」の2つ穴ファイルを作り、届いた日付を右端にでも記入して、すぐファイリングする。年度ごとにそのファイルを作り、2、3年経ったら自動的に処分する。届く量が多ければ、1年に1冊のファイルで済むなら、2で十分でしょうが、多かったり後で検索したいなら、1でしょう。

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捨ててます

ぽいこ

2006年09月19日 21:59

挨拶状、中元や歳暮のお礼状は社長が読んだら捨ててますよ！年賀状や暑中見舞いも１年分だけ残して処分します。だって読み返すことなんてまずないですし。保存期間の定められている請求書などの帳票類だけでも量が多いので、その他の不要な書類関係も用事が済んだら処分しています。ちなみに・・・私自身のプライベートの手紙は一時期ファイルしてたことがありました。パンチで穴をあけて、年ごとにファイルしてました。でも、結局これもやめましたが・・・今は１年分のみ保存して、処分しています。

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捨てます

つま

2006年09月19日 22:29

一年を区切りに捨ててしまいます。ちゃんとシュレッダーにかけて切手は切り取ってます。笑

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私なら

えびせん

2006年09月20日 09:46

もしスペース的に可能であれば、ダンボールに収納します。ダンボールの側面などに、あ行から(届いた先の）企業名を記入して貼っておきます。そして中は紙袋等で企業ごとに仕切るかなぁ？量が不明なので、なんともいえないのですが。。。張って下さい。

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基本は捨てる

ぶちゆー

2006年09月20日 11:48

基本的にはその場で捨てるものや、住所など控えて捨てたりするために数ヶ月保存するものや、一応取っておきたいものは１年と決めて、毎年整理する事です。取っておきたいもので１年経過したものはスキャナーにとってデータで残しておきます。

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ファイリング

りか

2006年09月20日 12:03

開けただけでもう見ないような手紙は手間ひまかけるのもったいないですが.. 私がやっている方法は、まず封筒から出して便箋や書類を開き、封筒をホチキスで留めます。そして穴を開けるか、ファイリング用の二穴シールを貼ってファイルに綴じ、ファイルを年代別にまとめます。葉書などはそのまま綴じるか、見やすくないと困るようであればミスプリのコピー用紙などに貼り付けてから綴じます。きれいにまとまるので、気分はスッキリします。

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目的は？

大阪の派遣

2006年09月20日 17:29

保存をする目的はなんでしょう？　・必要性が無いのであれば、古い期限のものはまず捨てる。　・○年保存、という感じで、年に1回くらい整理する。　・ビニルのポッケの付いたファイルに保存する。思いつくのはこんなところです。

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