書類保存の目的について

こんにちは。

皆さんの会社では、書類保存ファイルのルールはありますか？

いま、オープニングで集まった人達で事務仕事をしています。
オープニングなので、事務作業から日常の事まで
色々と雑然としているところです。

今回は、紙のファイルなのですが、
共有のファイルに、同じ書類でも人によって、残す人と残さない人がいたり、
また、(あまり関係ない)私的なメモを挟んでいたり、
書類が送られた封筒まで挟んでしまう人がいたり、
何回もコピーを作って同じ書類を挟んでしまう人がいたり、
「今時、紙なんてのこすのー？」などという人まで出てきたり
現状、バラバラです。

パソコンの共有ツールは作っていないので、紙は必須です。

まだ、オープニングなので、
これから具体的にどのような書類が発生するのか見当がつかないのですが
分類的には、いまのところ、庶務手続き、会計関係、
本社とのやりとり、通知、契約書、広告などがあります。

とりあえず、どの分類であろうと
ざっくりと大まかなルールや「ファイルする目的」がわかればと思います。

皆さんの会社では
ファイルにどの様なルール、目的がありますか？

アナログ版、デジタル版どちらでもかまいません。
書類整理のコツでも構いません。

アドバイスお願いいたします。