経理事務　客一件一件に合わせた対応

お客さん相手ですから、できる限り対応していますよ。 断るのなら断るための理由が必要です。 トピ主の判断でどうこうできることじゃありませんよね？ 上席はすべて把握していますか？ まずは何百件とやらの個別対応についてまとめ、上席に相談するべきかと思います。 その中で、例えば「FAXは〇日まで前倒し可、それ以外は不可」とか「発送は月に〇回に分けて送る」とか大枠で分けられるものがあるかもしれないし 「この対応は今後やらない」と判断されることがあるかもしれません。 ただ、会社がやれと言うならばそれは仕事ですからやらなければならないですよ。

100通りの請求書まではいかないですが、 以前請求処理を担当していた時に、 あまりにも様々な要望があり、苦慮していたことがあります。 取引があるということは、最初に、契約を結ぶと思います。 その時に必要なことを聞くのと、こちらの手順を提示して ある程度まではバリエーションのある請求手順のどれかで やり取りすることを約束できませんか？ トピ主さんの会社の請求手順が、 >毎月月末で締めて、翌月2営業日に発送します。 >支店がいくつかあり、本社がゴーサインをかけてから請求書印刷します。 なら、翌月2営業日に発送、FAX等は基本は無し、と提示、 向こうが、うちは翌月初に確認したい、と言ってきたら、 本社の承認しだい一旦FAXしてから、２営業日に発送では どうか？と交渉。それでOKを貰えば、トピ主さんは、 2営業日に発送、は変わらず、早めに請求書が欲しい取引先を メモっておいて、ＦＡＸする手順が増えるだけでいいですよね。 それを、じゃあＡさんＢさんの分は、本社に掛け合って 早めに承認もらう、とか、Ｃさんは土日挟まないほうがいいから 金曜日に送る、など、いちいち細かく対応するから、大変になると思います。 私も、請求書は月末締め、支払いは振り込み、請求書は5日発送、 などと会社で決まっていたので、基本はそれを説明し、 どうしても、と言われたら、話し合いをして、できうる範囲でのみ、 対応していました。 例えば、〇日までに一旦ＦＡＸ欲しい、請求書が見づらいから拡大して欲しい、 近所だから直接支払いに行きたい、くらいはＯＫしていました。 それ以外の、２か月まとめて支払いたいとか、必ず〇日までに郵送希望、 月によって支払いを変えたい、請求書の書式を変えて欲しい、などは 無理なので断りました。 うちの場合は担当の営業がいたので、交渉してもらいましたよ。

通常であれば営業担当者が取引先および社内で調整して請求書の日付や支払期限などを決めた上で経理サイドに決済済み書類が廻る場合が多いため、取引先に送付後に請求書の内容変更を受けるようなことは滅多にないのですが、トピ主の会社ではそういう仕組みでは無いのでしょうか。 FAXで事前送付程度はトピ主の判断で処理されて構わないと思いますが、それ以外の経理処理の取引先毎の対応についてはトピ主個人では無く会社が決めることです。上司さんに相談して対応するのかそれとも対応しないのかをはっきりと決めてもらいましょう。対応すると決まったのであればトピ主がその処理をしなければなりませんが、その結果仕事量が多すぎて対応が困難ならまた上司さんに相談しましょう。

約30年ほど前に経理事務をしておりました。私は買掛担当でしたので、支払日に合わせて請求書と振込み先を確認してって…それでもシステムありましたよ。 今時そんな事ってあるんですか？ビックリです。 会社で経理システムって導入されていないんですか？ いくら小さな会社でも今時有り得ないと思います。

全てお断りしています。 請求書を全て電子化しているので決まった営業日に一斉にメール送付です。 お断りも何も、逆に何もできません。 ＞早く送って欲しい 決まった日にちにしか発送できません。 ＞請求書の日にちを◯日にして欲しい ＞この請求分は来月にまわしてほしい 何かの不正（決算の経費ズラし？）に加担できませんし、そもそも日にちなんて原始データーをイジれたら電子化の意味がありません。 そもそも請求書を来月に回したら取引条件無視じゃないですか。なんでこちらが一方的に入金サイトを伸ばさなきゃいけないんですかね。 営業さんにひょっとしたら支払が止まるかもしれないから注意するようアラームを鳴らす案件です。 ＞請求書のフォーマットをこうしてほしい 意味が分かりません。フォーマットは変えられません。（どんだけ我儘が通る大企業なのでしょう） 電子証明込みでこのフォーマット。1ミリたりとも変更できません。 ＞代表者の印鑑を押してほしい 電子証明されたものに印鑑は押せません。以上。 ＞FAXちょうだい。 担当者様にメールが送っていますからご確認下さい。→担当者が休み→担当者様にお尋ねください。→休みの人に電話しちゃいけないルール→担当者様以外に送れないルール→そこをなんとか→そこをなんとか担当者様にご連絡を・・・ゼェゼェ 電子化されるといろいろ融通が利かなくと心配していましたが、融通が利かないなら融通が利かないって言い訳ができるので寧ろ楽になりました。 電子化バンザイです。

私は請求書を貰う側の事務をしていますが、FAXくらいは送って～って思っちゃいました。 というのもトピ主様の会社にも締めや流れがあるように、こちらも支払い業務の締めがあるのでFAXもらえないなら支払い翌々月になっちゃいますけど～って感じ。 とはいえ請求された側が支払業務を怠るのは言語道断なので、遅延なく支払えるように色々要望しちゃうというわけです。 最近ではメールやウェブ上で請求書を送ってくれる取引先が増えて、輸送時のタイムラグが無くてとってもスムーズです。 トピ主様の会社が改善活動などに勤しんでらっしゃるのであれば、こういう要望が多いため紙面での請求書発行をやめるよう提案してみてはどうでしょうか。 請求書のレイアウトやら請求内容の変更はトピ主様の采配で決められるものではないと思うので、ご自分で対応しようとせず担当者へ回してそちらで対応してもらうのが良いと思います。

得意先毎の要望を受け入れていたらきりがありません。 請求書のフォーマット→相手の指定請求書を受け入れるかどうかは初回取引時に話し合いをしているはず(力関係によるとは思います) 基本は特別な取引先以外は自社のフォームでいいと思います。要望があったら担当営業に交渉させましょう。 代表者の印鑑→もともと請求書に押印していないのですか？本来必要がなくても、請求書に代表者印を求めてくるところは多いです。要望が多いなら自社の請求書フォームに押印されるように変えられませんか？ 請求書の日にち→これはトピ主さんに決定権はありません。そもそもお客さんがトピ主さん(経理)に直接言ってくる時点で営業(担当者)の調整ができていないということ。営業に対応させましょう。基本は請求を締めた後に請求日を変えるのはNGです。 FAX→これは仕方ない。2営業日に発送だとそこから郵便で2〜3日後に手元に届くのは少し遅い。私は希望するところをリストにして、事前にFAXしてしまいます。毎月催促の電話に対応するよりはマシです。 経理業務が煩雑になっているのは、共有ルールがないからのように思います。出来ることと出来ない事、事前に客先と調整しなければいけないことを明確にして、関係者に徹底させましょう。

請求書を発行する業務に従事しています。 作業者はトピ主さんのように１人ではありませんが取引先によって請求書のフォーマットが違うのは当たり前の事だと思ってました。 (各社それぞれ自社の様式がありますから) 勿論、うちの会社も受け取る請求書は自社様式のものを使ってもらっています。 支払が絡むこと以外は出来るだけ相手先の都合に合わせるのが当然だと思っていたのでちょっと驚いてます… が、何百件もの請求書をお一人で、と言うならこれはちょっと酷かもですね… (ただ封筒に入れて送るだけ、なら別ですが) ただ『○日までに送ってほしい』と言ってくるのが数件なら作業手順を前に持ってくることで対応できませんか？ あいうえお順で後ろの方にあるならそこだけ引っこ抜いて先に郵送に乗せるとか。 付箋等に書き出してモニターに貼っておくとか対処法はあると思うのですが…。