元旦の飲茶のことで・・・

こういう企画楽しそうでいいですね。 ３０日の時点で、連絡の無かった方に 「今回は不参加ということで了解しました。次回はぜひ参加してね。」 とひと言メールしておくのはどうでしょう？ 受け取った方としても印象良いと思います。 予約する事も前もって知らせてあるんだし、それでも来てしまう人は「席がないからごめんね」とつっぱねてもいいと思います。

幹事、お疲れ様でした。 そうそう、必ず返答が無いのに来る人やドタキャンする感じ泣かせの人が居るんですよね。 幹事が親切で、お店の人に頭を下げて席を調整してもらっても、自分が迷惑をかけているって事に気が付いていないんですよ。 後は、店は商売なんだから急の人数変更なんて、どうにでもなると本気で思っている人も。 大人数の会はいろんな人が居て大変です。 ホント、苦労わかりますよ。 で、対策ですが、募集の締め切りをするときに念のため、出欠の返事の無い人にメールをします。 「今日の５時に出欠の締め切りをします！人気店のため、ぴったりの人数で申し込みをするので、当日の増減は難しいです、申し込み忘れの方は返信を急いでください！当日参加不可！ドタキャンは申し訳ないけど後日会費を徴収しますのでお願いします！」 とか。 そして、それでもやってしまう、確信犯・常習犯は次回の幹事をお願いする。もしくは誘わない。 こんなところでしょうね・・・。

　友人が沢山おられるんですねえ。びっくりしています。 連絡できる人が５０人もいるなんて、すごい、の一言です。 　当日にも連絡なしに、現地にいきなり来られたんですか。 非常識としか、いいようがありません。 お店のほうも、よくいれてくれましたね。普通なら断られますよ。 　狭かった、という人のメールが本音だと思いますよ。来年の招待状に、席は人数分～と書いたところで、今年いけたんだから、断られることはない、と思っているはずです。 　私なら今年、予約なしで来た人には、来年するにしても、招待状は出さないなあ。

５０人規模なんてすごいですね～ 更に元旦にも係わらず、半数以上が出席もすごい！ トピ主さんご夫妻の日頃の人望の賜物でしょう。 最終的には４０人弱？が集まったわけですし。 ただ、それだけの大人数をまとめるのであれば、やはり対策は立てておくべきだったかと思います。 繁盛店のようですから、減員にはある程度対処してもらえそうですが、増員にも限度がありますもの。 「期限までにお返事をいただけない場合、お席は用意できませんのでよろしくお願いします」等の注意書きは必要だったでしょう。 「人気のお店なので席の確保が難しいです。ご協力を～」なんてソフトにね。 予約席なのにギュウギュウ（本来なら余裕で座れるはずだった）は厳しいです。 次回があるとしたら尚更念を押さないと「去年飛び入り参加ＯＫだったから、今年は予定もハッキリしないし当日決めよう」なんて人も現れるかもしれません。 それから、当日飛び入り組を断るのは難しかったでしょうが、「ペナルティとして会費は倍です」なんて脅かしつつ、１品分（高めなものでも１０人で割れば…）差し入れしてもらうとかしても良かったかな。

私もよく企画ごとの幹事をしますが、出欠通知とかに無頓着な人よくいますよね。 「出欠返事は何日まで」てお知らせに書いてるのに、締め切り後何日も経ってから、「まだ参加できるよね」とか聞いてくる人の多いこと・・。 当日の病欠のドタキャンとかも多いので（本人が悪いわけではないとは思いたいが、毎回なぜか同じ人が言ってきます）、最終出欠はぎりぎりまで店に伝えません。 飛び入り参加10人はかなりひどいと思いますが、今後の予防策としては・・。 もっと日にちに余裕を持たせた方がいいと思います。元旦に集まるのに、締め切り29日は、ちょっと遅いと思いました。50人ってかなり多い人数だし、全員の都合確認するのに少なくとも10日以上の余裕は、見て置かれた方がよかったと思います。 それと、元日は混雑が予想されるので、元日のイベントは避けたほうが無難（他のお客さんのためにも）。また「当日の席の確保は困難が予想されるため、事前申し込みがなかった方の当日のお席は準備いたしかねます」と書いておいていいと思います。 決め事守らない参加をする人って、「自分ひとりぐらい大丈夫」ってどこかで思ってるんですよ。

個別で列に並んでもらうというのも言い出しにくいものだったと思います。今回は多少の苦情は甘んじて受けて、諦めましょう。 対策ですが、ネットのオフ会参加者募集などでよく見かけるものです。 日時以外は「(例)横浜で飲茶の予定です。席を予約するため参加申し込みお願いします」で、詳細は申し込みのあった方のみに知らせてはどうでしょう？場所について個別の問い合わせなども増えるかと思いますが「人数によって店を決める」などで対応し、申し込みのない人を紛れ込まないようにする。

大人数を取り纏めて毎年幹事をしてくれていますが、昔はドタキャンや行けないと言ったくせに当日来た人も多かった為、その人は何度もメールで確認をしています。まず、この日にやりますとの予告メール→出欠確認メール→出欠再確認メール→では当日よろしくメール。で、出欠再確認できない場合には電話で本人に確認。捕まらない場合にはその人と最も仲が良い人に電話して貰う。 人数が多いといい加減な人が出てきてしまいますよね。いかにそれが迷惑か教えないと判らない人には、次回までにそれとなく伝えておいて、来年の招待状にはきちんと席は増やせないと明記した方が良いのではないでしょうか。 それにしても飲茶でぎゅうぎゅうなテーブル・・・確かに楽しいメンバーでもイラっとしますね。

みなさんのレス、とても参考になりました。 締め切りのメール、確認のメールは思いつきませんでした。飛び入り不可　とも書いておくべきでした。２９日締め切り　というのも遅すぎでした。次回は必ず実行したいと思います。 私たちは夫婦でテニスをやっており、テニスのメンバー、友達（とその家族）、親戚、お互いの会社の同僚を誘ったかなりの人数になりました。 また私たちはデパート勤務で、後輩の独身社員の出会いのきっかけになればいいな～と思ってお互いの会社の後輩を誘いました。　 デパートの定休日は元旦だけなので、また来年も元旦にやろうと思っています。 後輩たちに「楽しかった」と言われたので、来年もやろうと思っています。 レスを下さった皆様、ありがとうございました。

新年早々大変でしたね。当日のドタバタ、お疲れになったでしょうね。素敵なアイデア満載のレスがたくさん出ていますから、十分に今後に役立てられると思いますが、その規模で集まるなら特に、起こり得そうなトラブルを想定して、事前に対策を立てておくことや、約束にルーズな人のために、ドタキャンや申込みなしの参加を、上手に牽制しておくようなことは必要だったと思います。 文句を言われた友人たちのお気持ちは、もっともですよね。「ルールを守った人がバカを見ない」という方法が徹底できるようにするのが、良い段取りだと思います。次回はうまくいくといいですね。