ビジネスメール　こんなときは？

レス11

（トピ主 0 ）

ななこ

2011年02月02日 17:05

話題

秘書として働いています。大変お恥ずかしいのですが、美しい日本語、かつ相手に失礼にならない言い方が思いつかず、質問させていただきました。状況：一か月前にシンポジウムの案内をメールにてご案内。（取引先へ）　　　出欠の締切日を過ぎても、返信がないので、再度ご案内をするように上司から言われている。案としては「○○シンポジウムにつきまして、既にご周知かとは存じましたが、　念のため再度ご案内させていただきました。　お忙しい中、恐縮ですが、出欠の御返事をいただけると幸いです。」何かアドバイスをいただけると嬉しいです。宜しくお願いいたします。

トピ内ID：8992220109

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一案

syosyo

2011年02月02日 22:48

これが正解、と言いきることはできませんが、私なりに考えてみました。「先頃ご案内させていただきました○○シンポジウムにつきまして、皆様に改めて当日のご出欠のご確認をさせていただいております。すでにご出席の可否をご連絡いただいていらっしゃるかとは存じますが、万が一まだお済みでない場合は、恐縮ではございますが　至急御返事下さいますようお願い申し上げます。」その取引先一件だけに念押しで送る場合でも、「皆様に」とつけておけばあまり脅迫めいた感じにならず、いいとおもいます。が、先方があまりちゃんと連絡をしてくれない可能性がある取引先であれば、あえて「皆様」はつけなくてもいいかも。

トピ内ID：4961799726

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周知？念のため？

眠り姫

2011年02月02日 22:48

取引先へのメールですよね？「周知」は、相手には使わないですよ。「ご承知のこととは存じますが」と「承知」は使う事はあります。「念のため」も、私なら使いませんね。トピ主さんの原文をなるべく生かすとして「過日（もしくは「○月○日に」）メールにてご案内した ○○シンポジウムにつきまして、まだお席に余裕がございます。ご多忙中、お手数ですが、△月△日までに出欠のご回答をいただけると幸いです。」でしょうかね？「出欠の回答」でなく「ご予定」「ご都合」をお聞かせ願うこともあります。

トピ内ID：3278192559

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最後の一文に

🐱

ひやしんす

2011年02月02日 22:48

「尚、行き違いで御返事いただいている場合には、大変お手数ではございますが、その旨ご連絡くださいますようお願い致します。」とつけると、返事したつもりでしてない人も再度自分の状況を確認してくれ、比較的回答率が高くなります。なぜメールを再送のか目的持ち、且つ丁寧であることが求められる場合は、こんな感じがよいと思います。※少し日本語がおかしいところがありましたので、勝手に推敲させていただきました。「▲月○日に開催されます○○シンポジウムにつきまして、　既にご周知かとは存じますが、　（ご出欠確認をさせていただきたく、）　再度ご案内致します。　御多忙の折、大変恐縮ではございますが、　出欠のいずれかを御返事くださいますようお願い致します。」させていただきます、幸いです　は、へりくだりすぎで、あいまいなので、出欠をきちんと確認したいという送る側の意思発信が中途半端です。何をどうしてほしいか、または返信期日も入れると良いでしょう。ただし、トピ主さんや上司の立場、相手との関係もありますのでこれが絶対ではありません。

トピ内ID：0869145478

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ビジネス文例集を検索した方が早いのでは?

ちなみ

2011年02月02日 22:48

>既にご周知かとは存じましたが、敬語も間違ってるんですが、そもそもメールなんだから、届いているのが当然。「既にご存知かとは思いますが」は回りくどいです。「●月■日にメールでご案内させていただきましたが～」で良いでしょう。 >お忙しい中、恐縮ですが、出欠の御返事をいただけると幸いです。「出欠」ではなくて、「出席をご希望の際は、○月△日までにお返事を～」で良いでしょう。これで、返事が無ければ自動的に欠席と見做すことができます。また、申込期限を明示するのは、それ以降に連絡をもらっても対応できない(可能性がある)ことをハッキリさせるためです。「欠席する場合も連絡しろ」なんて言われたら、軽くイラッと来ます。メールの送り主が自分より上位に位置する組織ならば、そういう高飛車な言われ方をしても仕方ないですけど。

トピ内ID：9211732551

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私なら

lotus

2011年02月02日 23:08

先に送信したシンポジウムの案内メールをコピーして、題名に【再送：ご返信のお願い】と付け加え、本文は、下記の通り、シンポジウムのご連絡を差し上げておりますが、未だ出欠のご返答を頂いていないようです。お忙しいところ大変恐縮ですが、出欠のご返信を頂きたくお願い申し上げます。なお、本メールと行き違いにご連絡を頂いておりましたらご容赦ください。以上よろしくお願い申し上げます。で、この下に前回送信したメール内容をコピーします。送信日時も含めて。

トピ内ID：1971599347

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３つほどバリエーションを

ＫＴ

2011年02月03日 10:18

「　XXシンポジウムの件」いつも大変お世話になっています。X月X日にお送りしたｘｘシンポジウムのご案内、ご覧になっていただけだでしょうか？１．出席していただけたら大変嬉しく思います。２．お忙しいところ恐縮ですが、出欠のお返事をお待ちしています。３．もしお時間ありましたら、ぜひ出席をお願いできますか？お手数ですがよろしくお願いいたします。ｘｘ

トピ内ID：7532809422

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こんなのいかがですか？

😀

しいぼる

2011年02月03日 11:59

「○○シンポジウムの出欠は既に締め切らせていただきましたが、　まだ若干お席に余裕があります。　もしご希望でしたら、出席のご連絡をいただきたいと思います。　尚、定員となり次第、締め切らせていただきますので予めご了承ください。」締め切りを過ぎている事実を伝えつつ、まだ間に合う旨を伝え、それでいて返事をせかすことができます。ご参考くださいませ。

トピ内ID：9808820325

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私なら

☀

陽子

2011年02月03日 11:59

「ご周知」はちょっとおかしい気がします。その相手に会社で周知させるようにお願いしていて、もう皆さんに伝えてくれましたよね？という意味にも取れます。「周知」は広く知らせるの意味なので。私ならですが、「既にご案内申し上げましたが、~シンポジウムにつきまして念のため再度お知らせいたします。お忙しい中大変恐縮ですが、（＊＊日までに）出欠のお返信をいただけますと幸いです。」かなあ？？考えだすと難しいですね。ほかの方のレスも楽しみにしています。

トピ内ID：6274209226

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秘書の基本能力

😝

秘書ではないけど

2011年02月03日 15:47

文例については、他の方のレスを参考にして下さい。あの・・・トピ主さん、秘書として働いておられるのですよね? 秘書であれば、適切なビジネス文書の作成能力は基本能力の一つですよ。ビジネス文書以前の問題として「ご周知」なんていう、恥ずかしい誤用をやらかしているのは頂けません。ビジネス文書については、いろんな参考書も出ていますし、ビジネス関係の講座もありますから、きちんと勉強することをお勧めします。ビジネス文書の勉強は、書式や体裁が中心なのですが、トピ主さんの場合、日本語の基礎力、特に敬語が心もとないです。間違った言葉遣いや、不適切な書式の文書を外部に出してしまうと、トピ主さんだけでなく、会社全体の不名誉であり、会社の評価を大きく下げることになります。一般社員ならともかく、仮にも「秘書」という肩書きで働いている人に許される性質のミスではありませんよ。秘書ならば、言葉遣いやビジネス文書には人一倍気を使って当たり前です。覚える事も多いと思いますが、頑張って下さいね。

トピ内ID：2292984091

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「ご承知」より「ご存知」

🙂

ボンド

2011年02月03日 17:15

出席が義務付けられているシンポジウムではなくて、「よろしかったら参加なさいませんか?」という勧誘のメールなんですよね? であれば、「ご承知」ではなくて「ご存知」のほうが良いです。メールで言いたいのは、「開催日程等について、貴方はすでに知っていることと思いますが・・・」という事で、その上で「出席していただけると嬉しいです」というお誘いでしょう。「承知」には、「(知識・情報を)知っている」という意味と同時に、「了解・同意する」という意味も含まれています。お客「A定食ください。」店員「A定食ですね。承知いたしました。」等のように「承知」という単語は、「単に貴方の言ったことは聞こえました」だけではなくて、「了解・同意した」の意味が含まれる場合があるんです。眠り姫さんのおっしゃるように「ご承知のこととは存じますが」にしてしまうと、読む人によっては「貴方は当然出席に同意したわけですが」「出席するのは当然なわけですが」という、押しつけがましいニュアンスが出てくるので、失礼な印象です。ちなみさんの「既にご存知かとは思いますが」であれば特に押しつけがましい感じはしません。

トピ内ID：5107963265

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>ボンド様

眠り姫

2011年02月03日 22:44

横ですが、ボンド様トピ本文の「周知」を、syuutiとsyoutiの入力ミスかなとも考えました。それで、「ご承知のことと・・・」は使う場合があるが、「周知」は外部の人には使わないという意味で挙げました。なので、私の書き換え文は、今回の内容では「ご案内した」としました。メールでの案内なので、ご承知もご存知も、「私が出したメール、ちゃんと読んだよね？シンポジウムはあることは分かってるよね？」というようにも読めると思い、こちらの行為を表す「案内した」にしました。それとも、どんな場合でも、「ご承知」も外部の人には使わない言葉でしょうか？もし、そうだったら、ごめんなさい。

トピ内ID：3278192559

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