会社の飲み会がタダ・・お礼を言うタイミング

あまり人におごられ慣れていない社会人女です。 会社の飲み会が月末にあるのですが、幹事から「新任の部長さんがあなたと○●ちゃん（2人とも女性）の分は支払ってくれるそうです。後でお礼言っておいてくださいね」という言葉と共に、幹事ー部長さん間のその支払いますというやり取りのメールを転送してきました。 社会人としてまったく恥ずかしい質問なのですが、部長さんにお礼を言うタイミングがわかりません。 1そのメールを転送する形ですぐ部長にお礼のメールを打つ 2当日までに直接対面して言う 3飲み会当日の、昼間に言う 4飲み会の席で始まる前に言う 5飲み会終了後、解散する前に言う ちなみに部長さんは普段あちこちの支店を飛び回っており、指定のオフィスの座席にはいらっしゃらないことが多いです。ヘタすると飲み会の時までお会いできないかも・・。　あと、あまり口を利いたことがないのもあり、ちょっと怖そうな雰囲気な方なので、言い方とか、緊張します。 おごってもらうもう一人の女性には「どうするー？」とは聞けない雰囲気です。 当日までにうまく部長と会えた時と、飲み会会場でやっと会えた時、と分けてアドバイスをお願いできないでしょうか？ できれば口上も・・・。どうしようもない質問ですみません。