ファイリング/ハンギングフォルダーから別の方法で収納するには

レス10

（トピ主 2 ）

😝

ねい

2012年05月15日 13:01

仕事

小町の賢者様、御助けください。引き出し棚(ラテラル)にハンギングフォルダーでA4横向きに立てて収納していた書類を、両開き扉の棚に収納することになりました。どうしたらよいものか、アドバイスお願いします。　ハンギングフォルダーは使えなくなります。　2穴をあけてレミントンファイルに移し替える案は却下されました。　(膨大だった為) 　移転先の棚と棚の間はA4縦のファイルが入る高さです。本当に困っています。どうか良い知恵を…！よろしくお願いします！

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ハンギングだったのなら

chacha

2012年05月15日 17:11

ひとつひとつの文書の量は多くないわけでしょうから、そのままクリアファイルに入れてボックスに収納です。

トピ内ID：6753156515

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データ化

ふじこ

2012年05月15日 17:11

私なら・・・膨大な量とありますので、保管するスペースや新たに購入するファイルが無駄だと思います。よって、ＰＤＦに変換しデータとして保存します。

トピ内ID：3742268287

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この際

花団子

2012年05月15日 17:11

スキャナーしてデジタル化してPCにでも保存すれば？ペーパーレスで表彰されるかも？というのは最善策ですが、できなければ2穴キングファイルが妥当な線だと思います。秘書検定の問題みたいです。

トピ内ID：4564540607

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ハンギングファイルをボックスファイルに入れて収納

☀

事務室のおばさん

2012年05月15日 18:30

ファイルボックスを使うと、ハンギングフォルダーがそのまま収容できます。棚から取り出すとき、ボックスごと取り出すことになるので、薄いタイプのボックスに分類して収納すると良いでしょう。他にも、穴を開けずに閉じる「Ｚ式ファイル」「パンチレスファイル」もあります。いちいちボックスを引き出すのが面倒になったら、このような穴を開けずに挟むタイプのファイルに移行すれば良いと思いますが、ハンギングフォルダーが大量にある状態なら、ボックスファイルにハンギングのまま移すのが簡単でしょう。

トピ内ID：4824666270

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ありがとうございます。

😝

ねいトピ主

2012年05月16日 16:07

早速返信くださった方、ありがとうございます！まだ「Fix」ではなく「Working」の資料書類なのでPDF化は残念ながら断念しました。 1クリアファイルに入れてボックスに収納案→見出しを新たにつけるか？ 2ハンギングフォルダーをつけたままファイルボックスを縦向きに収納→ハンギングフォルダーが引っ掛かり不便。でも見出しがそのまま使える。 3ハンギンングフォルダーをつけたままファイルボックスを横向きに収納→ いちいちBoxごと引き出すのが手間。上だと危険。等々、問題が出てきました。また棚を一番下と上は使わない等、新たな注意点、妥協点も見えてきました。ありがとうございます。恥ずかしながらファイリングの基本もよく知らないペーペーの身ですので、皆さまのご助言、大変ありがたいです。

トピ内ID：8498043713

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ひっかけなくてもボックスには入れられますが

☀

事務室のおばさん

2012年05月16日 21:15

ハンギングがひっかかって困るなら、Ａ４ーＥの個別ファイル（２つ折りしたものに、見出し部分がついているだけの厚紙）か、透明なクリアーフォルダー（クリアーファイルではなく）に書類を入れて、ボックスで分類すればよろしいのでは。私の引き出しは、ハンギングフォルダーの中に個別フォルダーが入っているので、簡単ですが。トピ主様のところは、ハンギングフォルダーに書類が直に入っているのですか。ハンギングフォルダーの見出しは切り取るなりして、付け直せませんか。そして、棚に収納するのであれば、長期的にはボックスファイルより、縦型の帳簿を利用したくなると思います。ファイルの背表紙など、パソコンで打ってシールにプリントすればすぐ作れると思うのですが。ボックスファイルを棚から出し入れするのは、不便です。ハンギングフォルダーから移行する一時期だけとした方がよいと私は思います。

トピ内ID：4824666270

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ハンギングスタンド

かにーら

2012年05月18日 21:49

ハンギングスタンドを棚で使う方法ではいけませんか。しょっちゅう使う書類だと棚に置くのは出し入れに不便かもしれませんが、保管する書類なら今のハンギングフォルダーをそのまま使えます。アスクルにコンパクトなのがあります。

トピ内ID：9924363754

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データ化をする事を、お勧めします。

🐤

正直

2012年05月19日 11:22

必ず、データ化にして、リムーバブルディスク（大容量）に保存をする事とすれば、ファイリングまでしなくても、書類はスムースでしょう。場合によっては、印刷設定をし、印刷をポンとし易くする事も、効果的です。 ExcelやWord、Accessのレポートに纏めてみたり、 PDFファイルで加工をする事だって、いけますよ。

トピ内ID：5619471718

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そこまで面倒なら

chacha

2012年05月19日 12:24

クリアファイルに入れて新たに見出しをつけるのも面倒なら、棚に入れるのはやめなさい。ハンギングフォルダーのまま入れられるよう、横向きの棚を確保なさい。なにもかも面倒なら新しいことする資格なんてないんですよ。

トピ内ID：5865675440

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なんとかなりそうです。

😝

ねいトピ主

2012年05月22日 14:58

建設的な意見をくださった方、ありがとうございました。おかげ様でファイリングの段取りが見えてきました。収納先変更は緊急の決定事項なので、一時的にＡ４横置きのままファイルボックスで移転した後、随時取り出し易い縦置きに変えていこうと思います。ファイルや見出しツールについての紹介、大変参考になりました。問題を一つ一つクリアできそうです。将来的にはＰＤＦで電子化していくことも考慮していきたいと思います。一朝一夕にはいきませんが、皆さまから頂いた助言を基に、新たなファイリングルールを築いて、仕事し易い職場にしていくよう努めます。 2000件を超えるファイルを前に、トピ投稿前は五里霧中でしたが、皆さまのレスに助けられ、方向と道筋を確認することができました。御忙しい中、レスに時間を割いてくださったことに感謝致します。このトピはこれで〆させて頂きたいと存じます。

トピ内ID：8498043713

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