アポについて

　仕事で、昨年より営業も担当することになり、日々奮闘中です。 そろそろ、１年が経過しようとしているところ、常々、疑問に思っていたことがあります。職場の方に訊ねても、答えがバラバラなので、ここへ投稿することにしました。 私の担当で大部分を占めるのが、地元の役場になります。 もし、担当が民間の業者であれば、連絡をとって伺うのが当然となります。 が、私の担当はほぼ役場です。 役場の場合は、余程のことでもなければ、入札で仕事を取ってくることになります。 その際のことで質問がございます。　 入札の前に仕様内容の閲覧に行く際、入札に関する見積書をお届けする際、 役場の担当の方が「（期日内であれば）いつでもお越しください」と、仰るのですが、この際、閲覧に伺う時も、見積書をお届けするときも、 「これから伺います」のような、一報を入れるべきなのか、しなくてもいいのか、いつも困っています。 役場の担当の方のご都合もございますし、席を外されていることもあるので、「一報入れるべき」　という意見と 「見積書を届けたり、入札事項の閲覧くらいで、いちいち電話しなくてもいい」　といった意見で割れているため 一体、どちらがマナーとして正しいのかわかりません。 どなたか、よいアドバイスをいただけないでしょうか？ どうぞ、よろしくお願いします。