会議録の記載の指摘

「目標提出方法を3日前に伝えて、しっかり全員提出されたので、さすがです。今年もそれぞれ頑張ってください。」 これをそのまま書けばよかったのでは… むしろ、なんでそんなに省略しちゃったのですか？

どこが不足だったかきいても 社内の人にしか分からないと思います。 会社や部署によって、記載のしかたがあると思うんです。 どこまで詳しく書くか。 けっこう簡素化して書くのが常なのか？ だからこちらで聞いても誰もレスで回答して教えてあげられないのでは。

これでは、部長の発言意図が分かりません。 的確に趣旨を表現した、短い部長の発言を、そのまま記載すれば良かったのに。

意表を突かれて自分なら爆笑してしまいそう。 でも、ひとしきり笑った後、私ならこう直します。 「会議の冒頭、部長から挨拶があり、該当社員全員から期限内に目標が提出されたことについて謝意が述べられた。」 こういうのは慣れだけの問題なので怒られても笑われても気にせず頑張ってください。

議事録といっても大別して2種類あって、ひとつは国会の議事録のような一言一句を記録するもの、もうひとつは要約や決定事項のみを記録するものです。 会社での一般的な会社の議事録は、一言一句記録する必要はなく、特別に記録する必要がなければ途中の議論はすっ飛ばして、決定事項のみを記録します。中には「一言一句記録せよ」という人もいますが、大抵は無駄です。 さて、トピ主の「新年度の各自目標を発表する会議」ですが、議事進行以外に何も記録する必要があるようには思えません。 各自目標が1行なのか、数ページにもなるのかわかりませんが、別途集めれば良いでしょう。会議の最後に「明日の午前中までにメールしてください」などと。 会議名: ｘｘ会議 日時　: 2020年4月2日 9：00-10：00 場所　: 大会議室 出席者: ｘｘ部長、ｘ山、ｘ村、ｘ藤(英)、…、ｘ谷、以上nn名 議事　: 以下の通り ・部長挨拶 ・各自目標発表 (nn名中ｍｍ名) 詳細は別紙参照 別紙　: (収集した「各自目標」を付ける) こんな具合で、部長の話した内容はだたの挨拶ですから、「部長挨拶」で済ませます。訓示のようなものなら、それを後(先にでもかまいません)で入手して添付すれば良い。 部員全員が出す必要がある「各自目標」ならば、(未提出者 〇〇名) などと加えるでしょうが、それ以前に ・A/I 未提出者は4月7日(火)までにメールにて提出(部長宛て、CC:えっぱ) などと、議事録に書くでしょう。

＞「こんな一言を書いて、提出して部長がどう思うか！書き直しなさい」と言ってこられました。 会社の雰囲気によるんで一般論になりますが、部長補佐さんは、これで正しいのかと尋ねてきたんだと思いますよ。 だから、主さんとして正しい行動は、「部長さんはこのように発言したからこう記入したけど、どう記入しなおしたらいいでしょう」と聞くことです。 あとは、こういう会議の参加経験が少ないなら、書いたものをすぐに提出せず、直接の上司に確認してもらうことです。 もし、部長補佐さんが個人的に変な人で、これからもクレームが寄せられそうなら、録音機器（専用のものでも安いものです）で会議を録音しておくことをお勧めします。 というか、会社の正式な会議なら、普通撮ってありません？

会議議事録なんですよね？ 個人の発言内容は、端折ってはいけないし ましてや書き換えてもいけないです。 発言した内容「そのまま」を書かなくてはいけません。 短く端折れば読んだ人の勘違いや誤解が生じる可能性は高い。 そもそも部長は「今年もそれぞれ頑張ってほしい」と言ったのは、 ”目標提出”を伝えて”きっちり期日以内に出した”ことを ”評価して”さらに「頑張ってくれ」と言ったわけで、 『今年も頑張ること』だけじゃ何のことかさっぱり分かりません。 書き換えてはいけないのです。 部長であろうがヒラであろうが議事録に残す言葉は、 「言った通りに」記載するのが常識です。

まぁ、議事録も組織、目的によって、いろいろとスタイルが違いますからね。 今回の場合、部長補佐の言い方だと、もう少し付け加えた方が良さそうなので（違うかな）、 「全員、目標を期日までに提出し、うれしく思う。各自、目標を達成できるようにがんばって欲しい」 くらいではどうでしょうか。