事務職の適性と心配り

ホスピタリティって言葉は、お客様に対して使うんです。 社内でサービス、社内でオモテナシの精神って、身内に対して過剰でしょ。 身内で気を遣い合うだけで、無駄に時間や経費がかかるなら、その無駄がお客様にコストとしてかかってしまいます。 ホスピタリティとは違うよね。 普通に、思いやり、って程度にしときましょう。

例えば営業事務で、営業担当者から顧客に出す書類の作成を頼まれたとします。 渡された下書きは文章ばかりだったけれど、ここはグラフや図を入れたほうがわかりやすいんじゃないかな、と工夫します。 申請手続きにあの書類がいるはずだけど、手配している気配がない場合、手配済みか確認します。 やり過ぎてもいけないので、トピ主さんのおっしゃる通り塩梅が難しいです。 「気心の知れない相手の心の内を図る」のは確かに大変なので、普段からコミュニケーションをとるよう心がけ、何が得意で何が不得意か、など相手を知る努力をします。 思いやりを持って接すると、大抵の人は返してくれます。そうすると更に仕事がやりやすくなります。 職場の雰囲気にもよるのでしょうけれどね。

＞相手の先回りをして本来の業務外のことも行う、相手の要求しないことでも自発的に対応する、相手にとって丁度よいタイミングで連絡する それって、技術職でも（営業職でも）お客様相手のほうが、より必要・重要ではありませんか？。 ＞相手の先回りをして本来の業務外のことも行う ＞相手の要求しないことでも自発的に対応する 本当に相手が必要としていることなら、先回りするのも、察して自発的に対応するのも良いですが、やってみたら「実は必要ではなかった」ことはありませんか？。 先回りしたり、要求以外の事をすると、ほとんどの人が「そこまでやってくれてありがたい」と思ってるように感じたり、全体効率が上がりましたか？ その見極めが出来ないと、先回りや要求外のことをすればするほど疲れるだけです。 ＞相手にとって丁度よいタイミングで連絡する 終業時間直前の連絡は止めた方が良いですが、急ぎの用事なら、始業直後に連絡しないとつながらないときもありますし「相手にとってちょうど良いタイミング」はどうやってわかるのでしょうか？。 対応する社員全員の仕事や会議や出張のスケジュールが分かるのでしょうか？。 大切な顧客へ連絡するときも、重要な用件ならメールやファックスで概要を連絡したり、お客様の都合の良い時間を聞いてから、電話や対面で詳細に説明するのが普通だと思います。 私も顧客相手の技術職から、社内向けの事務職になりましたが、顧客対応での報連相など、基本部分は同じやり方で社員に対応すれば、社内で十分に通用すると思いました。 ただ、社員と顧客とはお互いが「真剣勝負」です。それでも「行き違い」は生じます。 社員と社内事務との関係はそれより「いい加減」になります。 だから、社員への連絡、期日設定などは誰でも間違いなく理解できるよう、念には念を入れ、社員のレベルも様々なので、懇切丁寧な説明も心がけました。

むかし営業事務をやってきました。 なにかと忙しい営業マンのため、事前に必要になるだろう物を先回りして用意しといたりとか、そういうことはやっていましたね。 ただ、「どこまでやるか問題」は常にあります。 あまりに代わりにあれこれやりすぎると、自分の本来の業務が進まないですし。それに最初はこちらのサービスに対して「有難う」という気持ちだったものが、段々「やってもらって当たり前」になるんですよね…。 なので「ここまではサービスで気を遣うけど、それ以上は知らない。関与しない」という線引きは大事です。 また、「あの人はやってくれたのに、貴女はやってくれないの？」という文句を言われないために、部署内で「やること・やらないこと」のルールを統一していました。