マンション理事会の時間が短くて消化不良になりがち

会議が長いことは誰もが嫌がるからです。 ましてやこのコロナの状況下で、長時間の集まりは避けるべきでしょうから。 うちの組合も過去にはそれこそ半日も長々とやっていましたが、毎回長い会議に拘束されるのが嫌で役員をやりたくないという声も聞かれました。 それである時から会議はなるべく短時間でとの共通認識で、数年前からダラダラしないことを心がけるようになりました。 大きな行事（今はありませんが）の打ち合わせで長引いても二時間までです。 短くて中身のある会議には事前にある程度関係者に話を通しておくこと、決定権のある人の意見をきいておくこと、議題に関する下調べなどが必要です。 会社の定例会議と同じですよね。 結論が出ないまま持ち越しになるのは、事前の準備が足りずに単に時間だけを削ろうとしているからではないかと思いますが、そこはどうですか？ 事前準備があまりないようなら提案してみてはいかがでしょうか？ 長ければいい意見が出るとは限りませんよね。皆ウンザリするのでは？ 疲れてきたら頭も回りませんから悪循環ですね。

うちの理事会も午前中には会議が終わっているから、 おそらく２時間かそこらで終わらせていると思います。 書かれておられるように、後からWEB配信される 議事録読んだら、議題の翌月回し、翌々月回しは多いです。 時間内に終わらせるために「じゃあ残りは来月ね」って感じ です。結構先延ばし案件は多いです。 住人からの提案含め、マンションで抱えている問題も あるから議題は多いんでしょうけど、何でもそうですが会議っていうのは 事前に内容配布、そして重要度の取捨選択をして当日意見を言う ようにしないと決め切れません。 その時の理事会メンバーにもよると思うんですが、 決まった時間内で可能な限り決め切る、先延ばししてまで案件として 残さないっていう「仕切れる人」が居ないと話にならないですよね。 で、結論を出すために何時間も会議を続けるというのは、 それが必要ならやれば良いと思いますが、延長前提の会議は あまり意味がないです。やはり「時間内に終わらせる」ことが 最優先です。「時間が来たから終わる」んじゃなく、 「時間内に終わらせる」ことが大事。意味は違いますよね。 でね、翌月回しになった案件に関しても、また一からやるんじゃなく、 メンバーでほぼ結論を用意しておき会議で決を取って終わり、 くらいの下準備をしておかないとこんなこと永遠に続きますよ。 うちの理事会も結論を出せずに引き延ばして引き延ばして、 次のメンバーに先送りってことやってますよ。 それじゃいかんと思いますね。

問題ごとの多いマンションにお住まいなのでしょうか。 それともマンモス級で数百戸とかあるのでしょうか。 うちのマンションは理事会自体が本当に何か問題がある時でないと開かれませんし、やっても精々３０分～１時間がいいところです。 １年に一度行う総会ですら２時間もかかりません。 会議なんてスピーチと同じで、いかに手短に内容を充実させるかではありませんか？ 月に一度も集まるのに２時間かけても纏まらない議題って何なのでしょう。 会の進行に問題はありませんか？

３時間も４時間もダラダラとやっていると、どんどん欠席者が増えていく。 下手すりゃ規定人数に達しなくて流会の憂き目にあう。 ちゃんといろんな立場の人に理事を引き受けてもうらおうと思えば、マラソン理事会は避けるべきでしょう。 やれる人が高齢者しかいないと、現役世代の声が届きませんから。 ウチのマンションは１時間以内が目標ですよ。 でも、議題や資料は事前配布。 意見・質問はメールで事前送信。 その回答はしっかり準備されています。 だから理事会はいきなり意見や質問の回答から入り、その場で質問すると、資料を読んでいないのかって他の理事さんにヤな顔をされます。 質問の回答に対する追加質問ならいいんですけど。 理事会では議題内容の確認だけで、シャンシャンで終わります。 モメる時は事前の意見交換の中で既にモメていて、妥協案が提示されて、結局理事会はシャンシャンです。 国会答弁でも事前に質問が提出されているそうですよ。 会議なんて事前準備が全て。 その場で初見の資料が開示されて、考える時間も碌に取れていないと未消化の会議だったり、マラソン会議になるのです。 特に昨今の社会情勢からすると、会議なんて長々としちゃダメでしょうね。 事前の根回しが重要になります。 ま、事前準備と事前意見聴取は理事長さんの人柄と事務局の腕の見せ所ではありますね。

うちは２００戸程で2ヶ月に１度で2時間程です。 事前に内容配布があり、当日意見を言って議決を取る感じです。 これ以上長くすると、益々出席者がいなくなります。 理事会に出席しない人をどうするか、とか、ペットや騒音などのマナーの問題は、比較的先延ばしになっている傾向ですが、リフォームや、各種工事や機器のメンテナンスや、費用がかかる物に関してはその都度決めています。 組合によって、それぞれ違うと思いますが、大規模修繕の時期になると、管理会社がぼったくるケースが多いので、その頃は長くなると思います。

月に1回2時間程度というのは、常識的なところと思います。 議題に関して消化不良とならないためには、次回理事会迄に事前に意見を募り、それを基に執行部でいくつか対策をたてて、理事会にはかるという流れにするとよいのではないでしょうか。

ダラダラと会議をするのは反対です。 特定の話題を議論したい参加者もいるでしょうが、熱心な参加者を尻目に「いつまでダラダラしてるんだ。YESかNOをハッキリ素早く議決して欲しい！」と望む参加者もいると思うからです。 会議に熱心な方というのは「いかに自分が苦労しているか」や「いかに自分が熱心か」を主張したいだけで結論を求めていないことが往々にしてあり、時間を延長するとついていけなくなる参加者が増える危険があります。 むやみに時間を延長すると、結論を決めるための会議ではなく、住人同士で喧々諤々交流するための会議になりかねないです。 重要な議題に関しては、住民会議用のネットの掲示板を作成し、主旨、複数の理事の意見を掲載。 事前に住人には閲覧してもらい、適宜、質問や意見を掲示板で受け付け。 会議は議論の場ではなく、全体的な意見をまとめて発表し、議決するための場とするのがいいと思います。 掲示板の設置は理事任せにするのではなく、ご自分でやるのがベストです。

　２時間だって「長すぎ」です。 　長く会議をやってると集中が切れて意味がなくなります。 　というか、 ＞理事のみなさんと話をしたり意見を募りたくても議題が多いので 　その場で初めて議題を紹介して「皆さんどう思いますか」ってやっているんですか？ 　でブレインストーミングみたいにいろいろな話がしたい、と。 　はっきり言いますが、トピ主のやりたいことは「時間の無駄」です。 ＞2時間で終わるようにどのような工夫をされていますか？ 　まず、「議題は絞る」です。 　本当に必要な議題ですか？ 　提案は「記名式」ですか？ 　議題を出した人には「生活に関連した議題」でもほかの大多数には無関係だったりしますよ。 　提案がだれかわからないと、「ダメでもともと、うまくいけば儲け」で無茶な提案する人いますよ。 　そして絞った議題を事前に配布し、各々の考えを事前にまとめておいてもらう。です。 　これでその場で 「○○さんどう思いますか」 「えーと、そうですね・・・んーと・・・」 がなくなりますから。

ブレインストーミングでもしているのかしら。 会議の標準時間って、一時間から一時間半程度です。 先に時間を決めて、その範囲で終わるように準備するのです。 ダラダラと長いだけの会議は結局、結論が出せず無為なる時間を浪費することになります。 テンポよく進めて、まとめられることはどんどんまとめていく必要があります。

短時間の理事会も経験しましたが、まぁ言えることは短時間の方がマシだということです。 　長時間の理事会一見熱心に思えますが同じことをグダグダ言うだけで結論がなかなか出ず結局先送りが多かった気がします。 　短時間の方は頃合いを見計らって理事長が決を採っていたのでもっと意見を言いたい人には不評だったかもしれませんが若い理事の方には好評でしたよ。 　トピ主さんの場合は二時間もあるのに時間が足らないと言うことに疑問を持ちました。二百から三百世帯のマンションでしょうか？百世帯前後のマンションなら多分理事長の仕切り方或いは理事会の運営の仕方が拙いのではと言う気がします。 　理事には数回なった経験がありますが、話好きな理事が居ればどうしても理事会長くなります。現役で働いているサラリーマンの理事が多い時は理事会は時間厳守になります。 　ただ経験上予め決められた時間内で決まらない議題はいくら時間をかけても決まらない場合が多かった気がします。だから理事会は二時間もあれば十分な気がしますよ。