ccの入れ忘れを改善したい

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（トピ主 0 ）

🙂

かおり

2022年07月11日 11:23

仕事

閲覧ありがとうございます。小さいことなのですが、アドバイスをください。仕事で会社のカスタマーサポートの窓口のような業務をしており、問い合わせの回答を社内に依頼するためにその部署の担当者に問い合わせの対応を依頼することがあります。その際に、特定の内容の問い合わせを対応する際にはAさんをccに入れるように言われています。その理由は、回答漏れがないようにするためです。問い合わせの対応漏れはありませんが、ただ、その特定の内容を対応する際にAさんをccに入れるのを忘れてしまうことがたまにあります。その都度、私が気づいた時はAさんに対して追って「この件は対応済みです」といったメールをしたり、Aさんが気づいたときにはAさんからの「転送してもらいましたか？」という確認がきて、都度対応済みであることを伝えたりしています。どうすれば転送の際のccへの入れ忘れを防げるでしょうか。また、もしccへ入れ忘れたとしても、すぐに入れ忘れに気づいて対応済みである旨を追ってメールできれば…と考えています。何かいい方法はないでしょうか。よろしくお願いいたします。

トピ内ID：9e24b22b7dfd2295

#仕事

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例えば

🙂

2022年07月11日 15:05

付箋に書いてデスク近くに貼っておくとか。目に見えるところにあると忘れないのではないでしょうか？「もし忘れてもこうすればいいや」という考えは捨てましょうね。そういう考えがあるから忘れるんじゃないですか？「忘れたら……」じゃなくて「絶対忘れない！」と考え方を変えないと。

トピ内ID：a0c7c05b9e56c74f

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送信前に確認

🙂

かなこ

2022年07月11日 15:05

１.メールの本文を入力する前に、CCを入力する。忘れやすいことは初めにしておくとミスが防げる。２.メールを送信する前に確認するチェックシートを使ってもいいし、３点確認でもいい。３点：宛先、相手の氏名（メール本文）、添付ファイル（この３点のミスは、送信相手によっては致命的なので）３.可能であれば、メールの送信日時の設定をしておく（10分後に送信とか）送信予定のフォルダに入ったメールを一度確認する４.メールを送信後、送信済みのメールを確認する私は１から３をやってますが、トピ主さんの場合は社内メールなので、１と２をやっておけばいいのではないでしょうか。メールのやりとりが頻繁にあるなら、お昼休み、３時の休憩、終業前なんかのタイミングで４の確認をやっておくのもいいかも。

トピ内ID：0b273c96387da678

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問合せ先の部署をToに入れる前に

🙂

ゆかたん

2022年07月11日 15:28

AさんをCCに入れる。入れ忘れがなくなるまでは、付箋をPCの近くに貼っておく。

トピ内ID：5765807f8a302d9a

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返答のメールを送る前に

🙂

ピンキー

2022年07月11日 15:28

送信や入力内容確認などのクリックする場所…。できればスクロールなどしても動かない所に、半透明の付箋で注意書きするべきです。文房具を売っているお店などにあるはずです。半透明で、学生であれば教科書の上にト書きができる付箋です。それを使えば画面が見えなくなるわけじゃないし、クリックするときに、「そうだった」と思い出せると思います。

トピ内ID：e989f8b549e04a79

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自動設定

🙂

通りすがり

2022年07月11日 15:26

ccの自動設定機能を使えば良いのでは？設定の方法はネットを検索すれば出てきますので探してみてください。

トピ内ID：e3dba8a362f5eeb2

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自動でCCを追加する機能

🙂

しんちゃん

2022年07月11日 16:07

使用されているメールソフトがわかりませんが、大抵のメールソフトには自動でCCを追加する機能が有りますので、Aさんのアドレスを登録しておけば送信時に自動で追加してくれます。ただしこの場合は、AさんへのCCが不要なメールでも一律追加されてしまいますので都度削除が必要になります。今まで通り自分でCCを追加するかそれとも不要な場合は削除するか、どちらか楽で確実かご自分で判断されて選択されると良いでしょう。

トピ内ID：72eb7175f9ae2bd2

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雛形を作る

🙂

今回も匿名で

2022年07月11日 16:07

メールアプリにはだいたい雛形を作る機能があります。定型文をあらかじめ作っておいて、送付先だけ変えるものもありますし、トピのようにtoとccを固定してメール内容を空にするパターンも作成可能です。メールのヘルプを確認してみてください。

トピ内ID：08448dad52799b2e

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んー

🙂

こま

2022年07月11日 16:07

「ccにAさんを入れること！」とでも付箋に大きく書いて目に入る場所（パソコンの上部とか）に貼ったらどうですか

トピ内ID：5cf1011360d5c843

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専用のシステムを入れる

🙂

ochapi

2022年07月12日 17:39

人は不安定で雑な生き物ですから、「こういうことを必ずやる」ということをミスなしで行うのは非常に困難です。人はミスするのが大前提として仕事の段取りは組まないと、訳の分からないチェック項目が増えるだけで誰も幸せになりません。決まったことを確実にやるのはコンピュータの一番得意なところですから、人が頑張って「間違えないようにするぞ」とするよりはシステム対応した方が確実です。カスタマーサポート業務で、受け付けた内容を社内で共有したい、対応漏れ、回答漏れが発生しないようにしたり、対応時に似たケースを検索したい、顧客ごとの問い合わせ履歴を確認したいということなら、そういうニーズは世の中に沢山在ります。そのため、対応するシステムもいくらでも市販されています（自社で設定するものも、Webサービスとして提供されているものも）。安いものなら月額1000円くらいからありますし、1ヶ月くらいなら無償で利用できるお試しサービス期間を設定しているものも沢山あります。多分一番難しいところは、トピ主さん以外の人のワークフローも変わるので、それを社内的に納得させることでしょう。

トピ内ID：cbb65f0d3c316821

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下書きに残す

🐱

ネコのヒゲ

2022年07月18日 16:50

Aさんがｃｃで入る場合のフォームを、下書きに残しておき下書きを上手く使う。使う時は下書きをコピーして使えば、常に下書きの保存が出来る。

トピ内ID：3fe5a44e13e074ce

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