議事録の指導について

過去の出来のよい議事録を、「これだとわかりやすい」と「これなら一目で要点がわかるでしょう？」など良い点を具体的に指摘させながら見本として見せ、自分の作った議事録との違いを自分で考えさせる。 「こういう点が違う」「こういう点が違う」と本人に考えさせ、「それではそのことを念頭に置いて書き直してみて」と練習させれば？ 議事録の目的も再度伝えて自分の作った議事録がその目的に合っているかどうかも考えさせる。 「話し言葉」「敬語」はそのままにしないということも伝える。 ただ、世の中には国語力が絶望的な人もいて、もしその人がそういうタイプならいくら他人が何をいっくら言っても理解出来ない、本人もどうしたらいいか本当にわからないってケースも稀にあります。 でも取り敢えずは頑張ってもらえば？

要約するように指示、分量の指定もするといけるかも 例えばA4で10枚出してきていたら2枚以下まで要約するように伝える 要約の意味がわかるかも確認する(省略じゃないことを理解させる) 100字程度の文章を渡して、この文章の要約を10文字にしてみてなど、練習させる 文体を揃える 会社によると思うが、報告書に敬語は不要とか、「ですます」ではなく、すべて「である」に統一とかの ルールを定めてあげる… 敬語や口語とビジネス向けの文体の差が分からない等は、 おすすめの本(報告書の書き方的な本)を読ませるとか、 「◇◇　ビジネス　言い換え」でググるとか、教えてあげてはどうでしょう。 weblioの類語辞典は結構使えておすすめです。ネットで無料です。 こんな感じで様子を見てはどうでしょう。 一を聞いて十を知るの逆タイプの人、十を聞いて一を知るって感じなんでしょうかね。 今後の業務指示も細部まで言語化しないと、通らなさそうですね。大変ですね、頑張ってください。

打ち合わせの中でのポイント、打合せの趣旨は伝えているのでしょうか？ 新卒ではないですが私も議事録を取るのが苦手です。理由は議題、話している内容が分からないから。 その打合せがどういう目的で、どういう流れで進むのかが分かれば議事録も強弱がつけられる（会話の中での重要ポイントが分かる）のですが、それを無くしてただ議事録と言われた場合は、私も結局話し言葉の文字おこしをしてしまいます。 話されている内容が全く分からない状態であれば、少し補足説明が必要かなと思いました。

議事録では、会議の結論（決定事項）をまず記載し、結論に至る理由を記載するような形のひな形を示して訓練するようにしましょう。 文章は極力少なく明確にし、雑談レベルのどうでもよい話はカット。　無駄を省くことです。 会議中のグダグダな部分は不要です。 下記のような感じでしょうか。 あとは、出席者に電子承認をさせて正式な決定事項とすることの重要さも理解させることです。 例） ◇日時　：2024年7月31日　13:00～14:00 ◇場所　：本社　第二会議室 ◇出席者：人事部　〇〇/経営管理部　〇〇/製造部　〇〇/営業部　〇〇 ■議題　：２０２５年度の新卒採用について ■結論　：２０２５年度は、新卒２０名を採用する ■理由　：本年度の定年退職者１7名及び期中の離職者が１０名程度見込まれることから、 　　　　　管理部門４名、製造部門１０名、営業部門６名の計20名の新卒採用を行う。 　　　　　なお、一時的に人員不足が生じた場合には、派遣社員で補充する。

新卒の方が議事録を上手くなんて取れるわけないでしょう。何を期待しているの？あなたの指導までが仕事の一環です。 先ずは貴方がやって見せて下さい。次は一緒に作成して下さい。その次は新人にやらせて添削してあげて。トピ主さん意地悪ですよ。自分の役割放棄して「新人ができなくて困る」てさー。 ご推察の通り最初は自分が議事録取るより倍以上の労力が掛かりますよ。これに尻込みするなら教育係を降りて下さい。

『取れるわけない！』とのレスがありますが、トピには「今まで10人ほど新卒を見てきたが、この状態（レベルの低さ）は初めて」とあります。 ですから、特段高いレベルで評価しているのではなく、「10人中９人ができるレベルの事ができていない」と嘆いていらっしゃいます。 その新人さんは、議事録作成以前の問題として、日本語の使い方のレベルはどうなのでしょうか？ カチッとした会話をする際に「私の父は」と言えず「お父さんは」「パパは」と言っていませんか？ 敬語や謙譲語の使い方もそうですが、文語的表現と口語的表現の使い分けはできていますか？ その辺りも怪しいとなれば、ご苦労ですが日本語の使い方から指導し、必要経費で参考書を買い与えて勉強してもらう等するしかないでしょうね。 それと、日本語はできるが「明確に言われた事しかやらない」タイプだとすれば、文語体表現で書く、冗長な表現は簡潔にする、表記ゆれは無くす、など留意点を指示事項として徹底的に可視化することだと思います。 「文字起こしソフトを使ってコピペして楽ちんラクチン」みたいなスタンスだとすればなおさらのことです。 なお、議事録のスタイル、すなわち決定事項の後先や逐語録の是非に関しては、その議事録の使用目的や社風もあると思いますし、何よりそれ以前のレベルの議論のように感じました。