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参加してもいない会議で議事録を作れと言われました

レス15
(トピ主 0
😝
ギジロッカー
仕事
30歳会社員。某企業で法務部門におります。
営業,総務、法務、経理の4部門での毎月の会議があります。
法務が主催での会議ではないのだから議事録は持ち回り、あるいは一部門で固定するなら
当然総務‥少なくとも法務ではないというのが私の考えです。

しかし、その会議の参加メンバーでは私が一番社歴は一番浅い、年齢も下から3番目、
法務のトップが他の3部署のトップに「面倒な議事録を法務が引き受けてやる」という
「貸し」を作りたいという思惑から、私が議事録担当にされました。

参加者が好き勝手なことを喋りまくる会議なので、手書きでは到底おいつかず、
ノートPCを持ち込み狂ったように打ち込みまくり、さらにICレコーダーで録音しております。

自画自賛ですが、二転三転する2時間半の会議を、見事A4用紙2枚以内にポイントをまとめた
議事録を作っております。
そうやってクオリティの高いものを作れば作るほど、ますます「議事録係」
に定着させられるという悪循環です。

本来の仕事の手を止めて作業しているのでストレスもたまって仕方ないですが、
「次の議事録要員が入社するまで」と思って耐えていました。

ただ、来月の会議は私がどうしても外出しなければならず、会議に参加できません。
「やっと今回だけは議事録から解放される…さすがに今回は総務のA君
(社歴は私の半年先輩で、年齢は28)がやるだろう」とホッとしていたところ、
なんとICレコーダーはやるから議事録は私に作ってもらいたいと上司に指示されました。

絶句しました。参加してもいない会議の議事録を作ったなんてバカな話は聞いた事がないです。

サラリーマンは上司の言う事は絶対が基本ですが、さすがに今回だけは
「ムリです。声だけじゃ誰の発言か分からないし、今回は総務にやってもらえませんか」と投げても良いでしょうか。

トピ内ID:0512638842

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頑張ってらっしゃるのですね

🐧
mojimoji
才能のある方なのでしょうね。 ほかの方にできない仕事をされるから まかされるのでしょう。素晴らしいですね。 おつらいでしょうけれど・・・ そこまで、できるあなたなら、 そのような作業をできないはずがないと思います。 しかし、今回は事情が違うのですね。 声だけでは把握しかねるので、 今回は総務にまかせたい、お願いしたい・・・など 言い方があるのではないでしょうか。 そして、そちらの方にも今後手伝ってもらえるように なるといいですけど・・・

トピ内ID:7141262557

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ICレコーダーだけで議事録作ってますよ

041
るう
たしかに今回はA君が作ったほうが早いし楽でしょうけど、ICレコーダーだけではムリですってことはないと思います。 レジュメや資料もあるでしょうし参加した人の手書きのメモなどをかき集めればいいのでは?全発言をテープ起こしするのではなく、要点だけでいいのならできると思います。誰の発言か声だけではわからないところは、参加した人に確認すればよいし。私はそうやって議事録作ってます。 たしかに、やっかいな仕事を押し付けられている感はありますが、トピ主さんが一番早くて正確にその仕事ができるからでしょう?私だったらやりますけどね。 仕事おつかれさまです。

トピ内ID:3040064878

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投げていいと思う

041
hisa
それでも頼まれたらICレコーダーでわかる範囲内の議事録を作る。 当然会議に参加していなければ、この程度しか作れない、というのがわかります。 あとは上司がそれで良しとするかじゃないですか? ダメならやはり会議に参加した人じゃないと無理なんだなってわかりますし。

トピ内ID:7440895097

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矛盾してますね

🐤
会社大嫌い
やりたくない仕事だと思いながらも、クオリティの高い議事録を作っていると自画自賛。 貴方の仰る通り、クオリティの高さ故皆さん貴方にその役割を期待されているのでしょうね。 だったら、2度と頼まれないように支離滅裂に作ればいいんですよ。どうせその仕事に意欲も必要性も感じてないんでしょ? あ、それから。 会議をICレコーダーじゃなく、ビデオで録画しておけば発言者も分かって、参加していなくても議事録は作れますね。 次回も、是非クオリティの高い仕事をしていただきたいものです。

トピ内ID:3074340930

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私の感覚では

🐧
サラリーマン1号
主催元かつ出席者が議事録を作成するものだと思っています。 サラリーマン歴約30年で、出席していない会議の議事録作成を上司から私の 同僚が頼まれるというケースが2回だけありましたが、2回とも同僚は、 『出席していないので、ちょっと無理ですよ~。』 と言ったら、上司も 『そりゃそうだよな。自分で作るよ。』 と言って、結局、作成しないで済みました。 この同僚ですが、仕事はそこそこできるのですが、善人というかお人好し で、上からは“雑用係”としてよく使われていましたね。

トピ内ID:8900031976

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議事録作りは大変手間がかかる作業です

041
豆コロ
私は報酬をもらってはいませんが、かつてはPTA関係で、今は自治会関係で議事録作りをやっています。録音なしで、私も会議の一員として出席してメモ取りをしながら話を聞き、作っていきます。 あなたの投稿文で気になったのは、会議中にパソコン入力をされているとのことですが、出席者が好き勝手に話す内容を入力するのは手も目も酷使します。今は上質な議事録を作成できるのはすばらしいことですが、あなたの体に大きな負担がかかっているのではないでしょうか。それが目に見えないものだけに、周囲は「議事録ができて当たり前」と受け止め勝ちです。私はいつかあなたが体調をくずされるのではないかと心配しています。 会議にあなたが出られなくても、録音状態が良ければテープ起こしをしながら議事録はできますが、決して無理をしないことです。できれば総務の人にやってもらえばいいのです。そうすれば議事録作成はいかに難しい作業であるか、分かるはずです。多分、総務は途中で議事録作成を断念し、あなたに依頼するでしょう。その時はあなたはできる範囲内で議事録を作ればいいのです。

トピ内ID:1789621598

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言っていいよ…。

041
りゅうこ
言っていいですよ。 何を迷っているのですか。その場で言っちゃえば良かったのに。 上司が聞き入れるかどうかは分かりませんけどね。 確かに…タイミングを逃した感もありますね。 今から言うならしつこくならない程度で。

トピ内ID:4614527876

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業者に頼む。

041
にやり
お疲れ様です。 難しいかもしれませんが業者に頼む方法もあります。 文字起こしだけなら時間にもよりますが数千円くらいであったような。。 役にたたなかったらごめんなさいね。

トピ内ID:4193044045

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それは無理だよね

041
そうだね
 わかりますよ…ICレコーダだけでは、会議の空気とか状況とかも読みづらいし…少なくとも私は無理です。  普通にその場で参加した講演会の字おこしだけでも、恐ろしく大変なのに…心底同情します。  ただ、普通に無理と言うのは角がたつと思われますので、「ICレコーダーだけでは声が誰か判別ができないし、情報がICレコーダーだけなので、正確な議事録を書くことができません。本来の業務にも支障をきたしてしまうので、今回は別の方にお願いできないでしょうか?」って感じか?

トピ内ID:2669266639

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お疲れさまです

041
urako
気がすすもうがすすまなかろうが、引き受けた以上はいいかげんなことをせず 手抜きなしでキッチリ仕上げるトピ主さんのような方には好感を持ちます。 そんな方は担当を外して欲しいからってわざといい加減に作るなんて無責任なことはできませんよね。 確かにICレコーダーだけでも議事録は作れるでしょうが、代行できる人間が 会議に出てるなら今回はその人にお願いしていいんじゃないですか? 会議に出てない人間がこれは誰の発言・・・とかいちいち確認しながら作るなんて、意味不明すぎです。

トピ内ID:4698373507

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ごくろうさま

😀
艮陵の父
その一言があれば、貴方もこんな愚痴にしなくて良いのにね。 上司の気持ちも判ります。 ではどうするか?参加していないのだから判る範囲でやりましょう。 それくらいの応用力が無くては法務としての能力を疑われますよ!と言うのが経験豊富な意見 法務は情報から過去事例と付き合わせて是非を判断する部門です。少なくとも法務という部門があると言うことはそれなりの規模の企業でしょう。 メモ書きやレコーダーがあれば十分で、其れ以上は判らないのですから発言者A、Bとすればいいのです。 その方が内容や主旨が明確になる場合もありますよ。 責任は貴方がとるのではなく、それに承認する上司です。 参加していない議事録を作る能力は他人の議事録を読み解くリテラシーでもあります。 やれば良いんじゃないでしょうか。

トピ内ID:7952886722

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試されているのでは?

041
酔うぞ
>サラリーマンは上司の言う事は絶対が基本ですが、さすがに今回だけは >「ムリです。声だけじゃ誰の発言か分からないし、 >今回は総務にやってもらえませんか」と投げても良いでしょうか。 こういう行動も含めて試されているように思います。 法務部門とはお書きですが、法務社員では無いのでしょうか? であるとすると、「試してやろう」は強い場合が大いにあり得るでしょう。 >そうやってクオリティの高いものを作れば作るほど、ますます「議事録係」 >に定着させられるという悪循環です。 これ、見方を変えると「空気が読めない」「総合的判断力が適切では無い」 とも言えますよね。 だから、どこまで出来るのか試してみる、というのはありそうです。

トピ内ID:8608452441

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わかります!

041
みずき
私は議事録作りが大好きで、トピ主さん同様、 PC持ち込みでリアルタイムに入力して 後から要約(意訳)してまとめます。 スピードも出来栄えも自信ありますし、 実際上司からも出席者からも褒められますので、 トピ主さんの「自負」、すごくよくわかります。 私も先日、同じこと(レコーダーだけで作成)を頼まれました。 私の場合は、私が所用で出られないわけではなく 「業務上、私が出る必要がない会議」だったのですが、 「誰の発言かわからないので、私が作らないといけないのなら、 出席させてください」と言ったら、出席することになりました。 本当は、「じゃあ、出席する別の人に作ってもらうよ」と 言ってほしかったのですが(笑) 声だけじゃ誰かわからないというのもそうですし、 その場にいないとわからない空気感ってありますよね。 そういうのも汲み取らないと、いい議事録って作れないと思います。 まずは、「誰の発言かわからない」ということを主張して、 それでも作れとなったら、 「では発言だけ起こしますので、発言者名は入れてくださいね」と 言ってみるとか?

トピ内ID:0051395095

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注意点と議事録改革案

🐱
お助けマン
先ずは、ご健闘のご様子お喜び申し上げます。 さて、この課題には、大切なことが隠れています。 何処の企業でもあることですが、トピ主さんの長いサラリーマン 生活に助言します。 今は、新人の取り扱いですから、仕方のない情況でもありますが、 何時までも、「何でも屋」「便利屋」でいては、自己実現の期待 から外れると言うことです。 矢張り、組織では一つの流れの中にいなければ、本丸派に属す事 は無理なようです。 さて、次の議事録ですが。 基本、出席者が纏めるものでしょう。 トピ主さんの議事録の出来栄えが良いので、社内の空気が安易に 流れている傾向が見えます。 議事録の作成は、結構な負担になります。 この負担を減らす為、「その場で作成」する取り組みがあります。 5W2Hが基本なのでょうから、基本パターンを作り、その他は「追 記」「特記」として、示されたらと思います。 私の上司は、取引先での折衝を帰りの社内で纏めて、帰社後に一 気に仕上げていらっしゃいました。 議事録のレベルを120点から、75~85点に落としたら、楽ですょ。

トピ内ID:1981075268

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投げていいと思いますよ。

🐧
回転
でも言い方には注意したほうがいいかも。 第一声が「ムリです。」だと、相手は不快に感じるかもしれません。 無理じゃないでしょ、あなたなら出来るでしょって思われますよ。 「声だけじゃ誰の発言か分からないから、確認に時間がかかって 効率が悪いので、今回は別の参加者に依頼して頂けませんか」って あくまでビジネスライクに投げたらいいと思います。 あと、あなたから総務のA君って指名する必要はないと思いますよ。 誰がやるかは上に任せればいいんじゃないかな。 私も仕事を押し付けられること、しょっちゅうあって(苦笑) うまく回避できたり、できなかったりの繰り返しです。 今回はうまくいくといいね。ガンバレ!

トピ内ID:1597871662

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